Archivos documentales y la importancia de la digitalización

UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE NUEVO LEÓN [pic 1][pic 2]

FACULTAD DE FILOSOFÍA Y LETRAS

COLEGIO DE BIBLIOTECOLOGÍA Y CIENCIAS DE LA INFORMACIÓN

Los archivos documentales y la importancia su digitalización

Francisco De Jesús Morales Rodríguez

Adriana Olivares

San Nicolás de los Garza, Nuevo León, México                24 de mayo 2016

Contenido

Agilidad y seguridad de los documentos        3

Preservación        3

Reducción de costos y espacio        4

Proyectos de digitalización        4

Conclusión        5

Bibliografía        6

¿Por qué es importante la digitalización en estos días? La importancia de la digitalización ha tomado en los últimos años por la carga de trabajo en las organizaciones, las empresas,  bibliotecas y/o unidades de información, por la gestión documental y manejar “archivos de la empresa”.  Ya que dicha labor implica la administración del flujo de documentos de todo tipo, la recuperación rápida de la información, la preservación, así como una custodia segura y adecuada de los datos más valiosos.

Los archivos tradicionales requieren cambios inmediatos en el registro archivístico, transformación en la forma de catalogar y recuperar la información, que tal vez la infraestructura antigua no puede soportar, como es la digitalización  de documentos, de forma que se pueda acceder al documento original.  (Celso Gonzáles Cam, 2007, p.1).

Por ello vamos a ver en este documento algunos aspectos importantes la agilidad y seguridad de documentos, preservación y reducción de costos y espacio.

Agilidad y seguridad de los documentos

• La imagen digitalizada permite la visualización inmediata del documento, lo que hace que el tiempo de las personas que consultan la información sea optimizado y eficiente.
• Acceso controlado y seguro.
• El documento original sólo puede ser visto y usado por una persona a la vez, mientras que un documento digitalizado puede ser consultado por varios individuos en tiempo real y realizar transacciones con el mismo.
• Las imágenes a diferencia de los documentos físicos no se maltratan ni pierden calidad con el paso del tiempo.
• La reproducción de una imagen almacenada en un soporte digital puede ser repetida tantas veces como se desee, produciéndose siempre un duplicado de la misma calidad que la imagen original.
• El contar con una representación digital del documento original permite la consulta a los documentos sin exponer el original al irreparable deterioro cotidiano o pérdida del mismo, sumando la posibilidad de archivar los originales de manera protegida.

Preservación

Los archivos documentales en la mayoría tienen documentos muy antiguos y de valor histórico, que no pueden ser consultados, porque están dañados o son de un material delicado o deteriorado por el tiempo. Es aquí cuando la digitalización puede ser muy útil para evitar que se deteriore por el uso, conserva el documento, incrementa la investigación y los estudios académicos, y refuerza la identidad nacional y patrimonio cultural.

Pero hay que tomar en cuenta que para saber que documentos deben digitalizarse se puede basar en criterios de antigüedad histórica y/o de valor.

Reducción de costos y espacio

La reducción de costos no entra en el gasto que se hace en el hardware, software y otros servicios que conllevan la digitalización, si no en la reducción directamente a los procesos de almacenamiento físico, costos de recuperación del documento y su acceso final al usuario.

Proyectos de digitalización

En México hay grandes archivos documentales que no  son  consultados  por razones de conservación e importancia de los documentos, al menos que el investigador tenga como respaldo una institución importante, por ello ya  es una necesidad la digitalización. Pero hay que tomar en cuenta que no es fácil sacar a delante un proyecto como tal, por  la planeación, la infraestructura y los altos costo que se llevan, ponen obstáculos para su avance. Pero con apoyo de las instituciones adecuadas se ha logrado el avance, grandes proyectos como el Archivo General de la Nación que cuenta con más de 4.5 millones de imágenes que te dan la posibilidad de consulta en línea, además de imprimir los documentos que sean de interés. La Universidad Autónoma de Nuevo León con el proyecto “colección digital”  tiene documentos desde el siglo XVI en español, francés y latín, así como tesis de postgrado, también cuenta con un repositorio académico digital que almacena la producción académica y científica de su comunidad universitaria.

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