Instrumentos Administrativos

8. Instrumentos administrativos

8.1 Acuerdo

Tiene como objeto dar a conocer las disposiciones legales emitidas por el Gobierno de la República, con el propósito de aparar los actos de los ciudadanos. Es una resolución adoptada en asuntos de su competencia por un tribunal colegiado en la reunión o junta de sus miembros que se celebra a tales efectos.

8.1.1 Partes o elementos:

Encabezado, indicando que es Acuerdo y que tipo, su número de orden, que se forma con el numero correlativo de acuerdo y seguido de un guion el año de emisión. En algunos casos, como en los acuerdos emanados de un Ministerio, el encabezado se indica que Ministro o Ministra lo establece. Como parte del encabezado se consigna la fecha de emisión completa y el titulo o asunto a que se refiere el acuerdo.

Considerandos: son las razones en las cuales se fundamenta el cuerpo del acuerdo.

Por tanto: es un párrafo en el que se describen los fundamentos legales en los cuales se basa el acuerdo o decisión tomada.

Acuerdo: se redactan en forma de artículos.

Firma

8.1.2 Características:

Los acuerdos carecen de carácter jurisdiccional.

Son emanados de órganos o colegiados.

Pueden ser adoptados por un órgano colegiado, por un Alcalde, Ministro o Presidente.

8.1.3 Clases o tipos:

Acuerdo Gubernativo: emitido por el Organismo Ejecutivo y firmado por el Presidente Constitucional de la Republica y refrendado por la firma del Ministro a quien afecte dicho acuerdo.

Acuerdo Ministerial: es emitido por un Ministro y va firmado por el o por su secretario.

Existen también acuerdos internacionales, plenarios, preventivos, regionales, simplificados, Municipales, etc.

Recordatorio: previo a la firma del Presidente o Ministro responsable, se escribe con letras mayúsculas la palabra COMUNIQUESE. Un acuerdo debe publicarse.

8.2 Acta

Es un documento histórico que tiene como finalidad dejar constancia de hechos ocurridos considerados de suma importancia, para que formen parte de la memoria de una institución y para dar fe de que el hecho ocurrió.

También se llama así el documento privado en que se deja constancia de un hecho o de lo tratado y resuelto en la reuniones de sociedades y asociaciones, que tienen que llevar, en ocasiones de modo obligatorio, el llamado libro de actas.

8.2.1 Parte o elementos

Introducción o encabezado: se deja constancia de los siguientes datos.

Numero de acta: debe ser correlativo y se le agregan las dos últimas cifras del año que corresponde.

Nombre del lugar, municipio y departamento.

Hora, día, mes y año en que se efectúa la reunión, todo debe ir con letras.

Sede o local donde se realiza la reunión o donde sucede el hecho.

Nombres, apellidos y cargo de las personas que intervienen o asistieron. Si son varios los participantes, se especifican únicamente los nombres y apellidos, los cargos de las personas que dirigen y se identifica el resto como un grupo ya sea de vecinos, padres de familia, entre otros.

Clausulas o cuerpo del acta: se escriben con letras mayúsculas al inicio del renglón. Después del título de la cláusula, se escribe el contenido en forma clara y resumida. Las clausulas deben contener la agenda u orden del día, los acuerdos y resoluciones tomadas. Si queda espacio al terminar el contenido de la cláusula, se complementa I renglón con guiones.

Cierre o finalización: para redactar el cierre o finalización de un acta, se redacta de la siguiente manera: “Se finaliza la presente reunión en el mismo lugar y fecha, a las diez horas con treinta minutos, leída y ratifica, firmamos para constancia los que en ella intervenimos”. Es incorrecto iniciar el cierre del acta con las palabras “No habiendo…”

Firmas de quienes intervienen: después de cerrar el acta, se da lectura a la misma y se invita a los y las participantes de la reunión a firmar. Se escriben los nombres de las personas que intervienen para identificar las firmas aunque estas sean legibles. Si al momento de firmar el acta, una persona se niega definitivamente a hacerlo, se agrega una clausula en donde consten los motivos para no firmar.

8.3 Circular

Carta dirigida a diversas personas para notificarles algo. Correspondencia que difunde información de interés colectivo. Disposición de rango inferior dentro de la jerarquía normativa, por debajo de la ley el decreto y la orden o acuerdo Ministerial, que regula generalmente aspectos organizativos o internos de una materia.

8.3.1 Partes o elementos:

Encabezado con la palabra CIRCULAR y a la par el numero correlativo.

Fecha

Indicación de destinatarios o sea de las personas que deben enterarse a acatar su contenido.

Texto con el asunto o contenido.

Firma y sello de la autoridad que la extiende (en original, para dejar constancia de su autenticidad).

8.3.2 Características:

Su función es recordar o informar sobre decisiones, medidas, fechas de sesiones, o entrega de documentos, entre otros.

Tiene por objeto el mejor cumplimiento de las leyes o de los preceptos reglamentarios.

La circular, debe reservarse para los asuntos que tengan carácter permanente.

Su redacción debe ser sencilla y ha de prevalecer en ella la claridad y la brevedad. Redactar la circular, de manera que parezca dirigida a cada una de las personas que la lean.

Utilizar frases y párrafos cortos.

Utilizar papel con logotipo o membrete de la empresa o dependencia que la expide.

Para terminarla, hay que agradecer la atención prestada.

Se utiliza para brindar información colectiva.

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