INSTRUMENTOS ADMINISTRATIVOS

INSTRUMENTOS ADMINISTRATIVOS

2.1. Nota Oficial:

El asunto a tratar es uno solo, breve y de menor formalidad que el asunto a tratar en un oficio. Su extensión, estilo y cortesía, varía de acuerdo con la importancia y el asunto de que se trate, así como de la jerarquía de los funcionarios públicos.

En la nota oficial se tratan asuntos de menor importancia o menos formales que en el oficio y sin mayor trascendencia.

Es usada en algunas oficinas del gobierno, diferenciándose del llamado oficio en su formato y en el asunto que trata cada uno. Se dirige de jefes a subalternos y entre jefes de menor jerarquía.

Al redactar la nota oficial, en lo que se refiere al tratamiento, debe tenerse muy en cuenta la jerarquía de los funcionarios, así tenemos:

* Entre funcionarios de mayor jerarquía es muy respetuosa.

* De superior a inferior, tiene cierto don de mando.

* De inferior a superior, debe ser más atenta y respetuosa.

2.2. Oficio:

Documento por medio del cual se dirigen las autoridades a otras personas o diversos funcionarios entre sí, por cuestiones relativas a sus cargos o funciones. Comunicación escrita sobre asuntos de una oficina pública.

Escrito extendido para comunicarse una autoridad con otras, diversos funcionarios entre sí o subalternos distintos a aquellos a quienes se les debe trasladar una orden o mandato.

Partes o elementos

a) Identificación del documento: Oficio, No. Y referencias

b) Lugar y fecha

c) Identificación de la persona (autoridad o subalterno) a quien se dirige, tomando en cuenta su título y cargo

d) Saludo

e) Cuerpo o contenido

f) Despedida

g) Firma, cargo y sello de quien lo dirige

Características

* Generalmente se utiliza para informar o responder alguna disposición relacionada al servicio

* Las autoridades educativas o empleados de este sector, pueden enviar oficios, según se considere conveniente para solicitar, rendir informes, transmitir disposiciones u órdenes, etc.

* Los encargados o trabajadores de las oficinas públicas pueden comunicar sus asuntos a través de un oficio.

Clases o tipos

El oficio es una comunicación escrita, que puede abordar asuntos públicos o privados

2.3. Providencia:

Prevención, preparativos de lo necesario o conducente a un fin o logro. Medida o disposición que se toma para remediar un mal o daño.

Resolución judicial no fundada expresamente, que decide sobre cuestiones de trámite y peticiones secundarias o accidentales.

Partes o elementos

a) Encabezado: identifica a la oficina administrativa o institución que la formula. Va incompleta la primera palabra, omitiéndole la primera sílaba, escrito todo con mayúsculas. Seguidamente se escribe el nombre del lugar, municipio, departamento y fecha escrita con letras.

b) Asunto: es un resumen de la situación, se escribe a partir del centro de la hoja, en minúsculas y a renglón cerrado, a cuatro espacios del encabezado. Se escribe el nombre del solicitante, cargo, dependencia donde labora, motivos que expone y la petición presentada. Si el solicitante no labora, se anotan sus datos generales.

c) Número de Orden de la providencia: se anota al margen izquierdo de la hoja. A la par del número, se anotan las referencias en letra mayúsculas las siglas del jefe y separadas con diagonal y en minúsculas las de la secretaria.

d) Orden, decisión o disposición de lo que procede: Autoridad a quien se dirige la providencia y su sede. Opinión, decisión o disposición favorable o desfavorable de la autoridad que la emite (trasladar, agregar, a los antecedentes, archivos, etc.).

e) Firma, nombres, apellidos y cargo de la autoridad que la dicta.

f) Sello de la institución.

Características

* Como es parte de un trámite, las hojas que conforman el expediente deben estar debidamente foliadas (numeradas) a partir de la solicitud hasta la providencia.

* La providencia se redacta en una hoja extra, que se adjunta al expediente, en la cual el funcionario indica qué trámite se le dará al documento de allí en adelante. También deberá anotarse la dependencia de donde procede y la fecha.

* El expediente debe tramitarse completo en las diferentes instancias, no debe desprenderse la providencia anterior.

Clases o tipos

Providencia de trámite: dirigen el procedimiento hacia la decisión final.

Providencia de fondo o definitiva: resuelven el problema planteado en el escrito de petición inicial.

Providencia reservada: la que por razones de moralidad, o para asegurar su cumplimiento, no se notifica ni exhibe a alguna o todas las partes interesadas.

Providencia para mejor proveer: tiene la finalidad de una resolución más fundada, particularmente en los hechos.

La providencia se escribe con los siguientes objetivos: pedir antecedentes, mandar ratificar, mandar a oír a otra oficina, pedir presentación de pruebas, mandar archivar.

2.4. Memorando:

Documento que se utiliza para hacer un recordatorio individual o colectivo de temas o asuntos con la finalidad de no olvidarlos u omitirlos o proponer de nuevo alguna cosa.

Instrumento donde se anotan las acciones que deben llevarse a cabo en determinada ocasión o día. Donde se recapitulan hechos y razones para que se tengan presentes en un asunto importante o grave.

Partes o elementos

a) Identificación del documento: El membrete de la institución o empresa. La palabra MEMORANDO, escrita o impresa en mayúsculas, al centro de la hoja

b) Número de referencia o código de la dependencia (si lo hay), y el número correlativo de documento y seguido de un guión, el año

c) A: El destinatario (nombre y cargo o dependencia a donde se envía)

d) De: Remitente (nombre y cargo o dependencia

e) Asunto: debe escribirse con mayúsculas y seguido de dos puntos, en forma resumida y clara, la información que se quiere proporcionar

f) Fecha (lugar, día, mes y año) en forma resumida y clara

g) Cuerpo del memorando o texto

Características

* Es un documento interno

* Trata un solo asunto

* Consta de una sola hoja

* El cuerpo o texto debe escribirse a doble renglón

* El remitente debe firmar y sellar a un lado de su nombre (en el encabezado) o al final del documento

Clases o tipos

Puede ser Breve: corto, de poca extensión. Éste tiene como finalidad transmitir una información específica dentro de la dinámica de una empresa o institución. Su redacción debe ser exacta y directa, generalmente se hace según el formato impreso que define la misma empresa o institución y que lleva el respectivo membrete.

Extenso: comúnmente se denomina memo, se ajusta a las características del breve, con la diferencia que su Asunto puede ser más extenso.

2.5. Acta:

Es un documento histórico que tiene como finalidad dejar constancia de hechos ocurridos considerados de suma importancia, para que formen parte de la memoria de una institución y para dar fe de que el hecho ocurrió.

También se llama así el documento privado en que se deja constancia de un hecho o de lo tratado y resuelto en las reuniones de sociedades y asociaciones, que tienen que llevar, a veces de modo obligatorio, el llamado libro de actas.

Partes o elementos

a) Introducción o encabezamiento: se deja constancia de los siguientes datos:

* Número de Acta: debe ser correlativo y se le agregan las dos últimas cifras del año que corresponde

* Nombre del lugar, municipio y departamento

* Hora, día, mes y año en que se efectúa la reunión. Todo con letras

* Sede o local donde se realiza la reunión o donde sucede el hecho

* Nombres, apellidos y cargo de las personas que intervienen o asistieron. Si son numerosos los participantes, se especifican únicamente los nombres y apellidos; los cargos de las personas que dirigen, y se identifica al resto como un grupo, ya sea de vecinos, padres de familia, etc.

b) Cláusulas o cuerpo del Acta: se escriben con letra mayúsculas al inicio del renglón. Después del título de la cláusula, se escribe el contenido en forma clara y resumida. Las cláusulas deben contener la agenda u orden del día, los acuerdos y resoluciones tomadas. Si queda espacio al terminar el contenido de la cláusula, se completa el renglón con guiones.

c) Cierre o finalización: para redactar el cierre o finalización de un acta, se redacta de la siguiente manera: “se finaliza la presente reunión en el mismo lugar y fecha, a las diez horas con treinta minutos, leída y ratificada, firmamos para constancia los que en ella intervenimos”. Es incorrecto iniciar el cierre del acta con las palabras “No habiendo…”

d) Firmas de quienes intervienen: después de cerrar el acta, se da lectura a la misma y se invita a los participantes de la reunión a firmar. Se escriben los nombres de las personas que intervienen para identificar las firmas aunque éstas son legibles. Si al momento de firmar el acta, una persona se niega definitivamente a hacerlo, se agrega una cláusula en donde consten los motivos, para no firmar.

Características:

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