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La Documentación Mercantil.

Son todas aquellas constancias, que sirven para aprobar la realización de una operación mercantil. Estos pueden ser negociables y no negociables. los documentos mercantiles se envían al Departamento de Contabilidad donde los contadores y auxiliares de contabilidad toman de ellos los datos necesarios para efectuar los asientos en los libros. Cuanto más grande sea la empresa mayor será la necesidad del empleo de documentos. Si se trata de una gran empresa de ventas por departamentos, habrá en ella muchos dependientes atendiendo a la venta en los distintos lugares en que se divide; al mismo tiempo cierto número de compradores estará adquiriendo mercancías del mercado locas, nacional o internacional.

Es uno de los elementos principales que sirven de información al sistema contable, es la documentación de respaldo de la exactitud de los hechos económicos.

Nuestro Código de Comercio vigente establece al respecto en su artículo 124, entre otras cosas que:

“Las obligaciones mercantiles y su liberación se prueban”:

a. Con documentos públicos.

b. Con documentos privados.

c. Con facturas aceptadas.

d. Con telegramas.

e. Con cualquier otro medio de prueba admitido por la ley civil.

 IMPORTANCIA DE LA DOCUMENTACIÓN MERCANTIL

La importancia de la documentación mercantil es tal que ha creado normas especiales de carácter técnico y disposiciones legales para impresión, archivo y conservación de los distintos documentos que se utilizan en las operaciones mercantiles. Aún los formularios de simple orden interno para tramitación entre dependencias de una misma empresa constituyen elementos probatorios que permiten seguir el curso de un lote de mercancías, identificar un envío de dinero o exigir el cumplimiento de una norma o disposición interna cualquiera como pudiera ser la de reclamar al Departamento de Compras, haciendo mención de la fecha y número de una solicitud de compras, el que un pedido no se hubiera recibido dentro del plazo establecido.

 Clasificación de los documentos

 Documentos negociables: son todos aquello documentos cuya característica principal es la de poder sustituir al dinero en efectivo, ya que son susceptibles de negociación.

Pueden pasar de unas manos a otras antes de su pago

 -Letra de cambio

 -Cheque

 -Pagare

• Letra de cambio: documento mediante el cual una persona ordena, a otra que pague a favor de un tercero una determinada cantidad de dinero.

Sus características son:

1. Es un orden de pago.

2. En su emisión intervienen tres personas (librador, librado y beneficiario).

3. Debe llevar la firma de suscriptor.

4. Cantidad de número.

• Cheque: documento escrito a través del cual se ordena un instituto de crédito donde se tenga una cierta cantidad de dinero.

Sus características son:

1. Es una orden de pago.

2. Posee un número que lo identifica.

3. Cantidad en número.

• Pagare: es un documento mediante el cual la persona que afirma es denominada suscriptor, y está obligado a pagar incondicionalmente una cantidad de dinero en una fecha determinada.

Sus características son:

1. Es una promesa de pago.

2. Intervienen dos personas en su emisión (suscriptor y beneficiario).

3. Debe de llevar la firma del suscriptor.

 Documentos no negociables: son todos aquello documentos que sirven de base para los registros en los libros de contabilidad y a la vez probar desde el punto de vista legal la realización de una operación mercantil.

Estos son:

 Recibo

 Factura

 Entre otros

• Recibo: documento en el cual quien firma, reconoce haber recibido la cantidad que en el mismo se expresa por concepto de dinero u otra cosa.

Sus características son:

1. Lugar, día, mes año en el que se emite el recibo.

2. Nombre completo de la persona a favor de quien se entiende.

3. Cantidad de dinero en letra o mencionar el objeto que se entrega.

4. Indicación del concepto por el cual se extiende el recibo.

5. Cantidad en números.

6. Firma de quien emite el recibo.

• Factura: es la nota que el vendedor entrega al comprador, en el que se detallan las mercancías compradas.

Sus características son:

1. Nombre y domicilio del comprador y el vendedor.

2. Lugar, día, mes y año en el que se realiza la operación.

3. Condiciones de pago.

4. Mencionar los descuentos si los hay.

5. Instrucciones relacionadas con las cantidades, descripción y precios de las mercancías.

6. Firma del comprador.

 TIPOS DE COMPROBANTES DE PAGO

Existen varios tipos de comprobantes de pago y cada uno tiene un fin diferente, dependiendo de la actividad que usted realiza.

 Documentos Exigidos Legalmente por la SUNAT:

a) Factura

La

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