Las Organizaciones

La comunicación organizacional

La comunicación es fundamental en el desarrollo de una empresa en la medida en que debe ser entendida como el sistema de interrelaciones laborales, que permite el cumplimiento de los objetivos, dirigidos hacia el beneficio individual, colectivo, y, por ende, empresarial, para evitar las barreras que surgen en la misma. La complejidad para contar con un sistema de comunicación efectivo hace difícil su estudio y comprensión. Por lo tanto, es importante analizar los posibles problemas o barreras que surjan al no emplearla correctamente en las organizaciones así como los factores que influyen en su aplicación correcta.

Los empleados, pocas veces, conocen todo lo relacionado con su trabajo (objetivos, estrategias y planes) e, incluso, desconocen sus funciones y responsabilidades dentro de la empresa. Esta situación puede provocar que surjan problemas internos que impidan que las redes de comunicación no sean fuentes confiables para la toma de decisiones. También, es importante señalar que estos pueden ocasionar inseguridad laboral y conflictos, debido a que no se desarrolla la habilidad de escuchar y comunicarse. Por ello, la aplicación correcta de la comunicación dentro de las organizaciones ayuda a evitar las barreras que pueden surgir en este proceso.

La comunicación, a lo largo de toda la humanidad, se ha constituido en un elemento de vital importancia para el hombre, porque le permite el intercambio de ideas y experiencias con los semejantes. La moderna administración reconoce que la mayoría de los trabajadores ocupan gran parte del tiempo comunicándose. Por ello, las organizaciones deben concientizar a todos sus miembros, principalmente a quienes dirigen y coordinan al personal sobre su importancia y marcada influencia en la productividad de la empresa. En estos procesos de intercambio se asignan y se delegan funciones, se establecen compromisos, se evalúan y planifican estrategias que movilicen el cambio, se proponen metas individuales y grupales en un esfuerzo conjunto de beneficio común. En consecuencia, la comunicación organizacional es de vital importancia, ya que se encuentra presente en todas las actividades empresariales e involucra, permanentemente, a todos los empleados.

Sin embargo, dentro de la comunicación, existen una serie de barreras que deben superarse para el logro de los objetivos trazados por las empresas. Estas reciben el nombre de interferencias, las cuales son derivadas de las limitaciones, emociones y valores humanos del individuo. Por ejemplo, las interrupciones que se presentan en el ambiente en donde se produce esta, la distancia física entre las personas, y restricciones o distorsiones derivadas de los símbolos utilizados en el proceso.

Comunicación y organizaciones

La comunicación es entendida como la relación comunitaria humana consistente en la emisión-recepción de mensajes entre interlocutores en estado de total reciprocidad. En esta, es necesario un sistema compartido de símbolos referentes, lo cual implica su intercambio entre las personas que intervienen en el proceso comunicativo. Por lo tanto, quienes se comunican deben tener un grado mínimo de experiencia común y de significados compartidos. Por ello, Pasquali (1978) sostiene que la comunicación es un factor esencial de convivencia y un componente determinante de las formas que asume la sociabilidad del hombre.

Fernández (1999) afirma que las organizaciones son sistemas grandes compuestos de subsistemas interrelacionados, en donde las culturas y subculturas organizacionales influencian la manera en que se interrelaciona la gente en los diferentes subsistemas. Por un lado, una organización está compuesta de dos o más personas que saben que ciertos objetivos solo se alcanzan mediante actividades de cooperación. En consecuencia, como sostiene Kendall y Kendall, se denomina organización a un sistema diseñado para lograr metas y objetivos predeterminados por medio de la gente y otros recursos que emplean. Por otro lado, cuando se aplica la comunicación en las organizaciones, se hace referencia a la comunicación organizacional cualquiera que sea su tipo o su tamaño. Por lo tanto, no es posible imaginar una empresa sin comunicación. Bajo esta perspectiva, esta es el conjunto total de mensajes que se intercambian entre los integrantes de una organización, y entre esta y su medio.

La comunicación organizacional es el proceso por medio del cual los miembros recolectan información pertinente acerca de su organización y los cambios que ocurren dentro de ella. (Kreps, 1995). Se entiende, también, como un conjunto de técnicas y actividades encaminadas a facilitar y agilizar el flujo de mensajes entre los miembros de la organización, o entre la organización y su medio; o bien, a influir en las opiniones, actitudes, y conductas de los públicos internos y externos de la organización, todo ello con el fin de que esta última cumpla mejor y más rápidamente con sus objetivos. Estas técnicas y actividades deben partir idealmente de la investigación, ya que a través de ella se conocerán los problemas, necesidades y áreas de oportunidad en materia de comunicación. Por lo tanto, la importancia de la comunicación organizacional radica en que esta se encuentra presente en toda actividad empresarial e involucra permanentemente a todos los empleados. Para los dirigentes es fundamental una comunicación eficaz, porque las funciones de planificación, organización y control solo se concretizan en la comunicación organizacional; en consecuencia, es esencial para la integración de las funciones administrativas. Por ejemplo, los objetivos establecidos en la planeación se comunican para que se pueda desarrollar la estructura organizacional apropiada. Es, también, esencial en la selección, evaluación y capacitación de los gerentes para que desempeñen sus funciones en esta estructura. De igual modo, el liderazgo eficaz y la creación de un ambiente conducente a la motivación dependen de esta. Más aún, mediante la comunicación organizacional se puede determinar si los acontecimientos y el desempeño se ajustan a los planes.

La comunicación y la visión

Para Goldhaber (2004) todo proceso organizacional se rige hacia el futuro por una visión y se desarrolla a través de la comunicación. Por lo tanto, ambas son determinantes en la dirección y el futuro de la empresa. De esta forma, la comprensión de la visión es fundamental para el ejercicio de una comunicación gerencial y empresarial, pues integra las de todos los colaboradores en una particular. Una buena visión mal comunicada no tiene sentido y una deficiente puede ser mejorada y potenciada con una excelente comunicación. Por eso, el líder debe comunicar una visión de promesa, ilusión, y futuro y lograr que los empleados se identifiquen con ella trabajando para que se alcance a través de un proceso exitoso de comunicación.

Las barreras de la comunicación

Se denominan barreras de la comunicación a los elementos que afectan negativamente a su eficacia. Rebeil (2000) afirma que existen tres barreras que interfieren en la comunicación: las físicas, las fisiológicas y las psicológicas. Por un lado, las barreras físicas son las circunstancias que se presentan no en las personas sino en el medio ambiente y que impiden una buena comunicación: ruidos, iluminación, distancia, falla o deficiencia de los medios que se utilizan para transmitir un mensaje: teléfono, micrófono, grabadora, televisión, entre otros. Por otro lado, las barreras fisiológicas son las deficiencias que se encuentran en las personas, ya sea del emisor (voz débil, pronunciación defectuosa) o del receptor (sordera, problemas visuales, etc.). Estos factores, cuando son frecuentes, entorpecen o deforman la comunicación. Por último, las barreras psicológicas representan la situación psíquica particular del emisor o del receptor de la información, ocasionada, a veces, por agrado o rechazo hacia el escucha o hablante, según sea el caso, o incluso al mensaje que se comunica. La deficiencia o deformación puede deberse, también, a estados emocionales (temor, odio, tristeza, alegría), o a prejuicios para aprobar o desaprobar lo que se le dice. Por ejemplo, en el aspecto administrativo, las barreras pueden ser por la falta de planeación, supuestos no aclarados, distorsiones semánticas, expresión deficiente, pérdida en la transmisión y mala retención, escuchar mal y evaluación prematura, comunicación impersonal, desconfianza, amenaza y temor; periodo insuficiente para ajustarse al cambio; o sobrecarga de información.

Asimismo, Van Riel (1997) señala que una buena comunicación organizacional depende principalmente de cinco aspectos. En primer lugar, la empatía, como capacidad de ponerse en el lugar del otro con el fin de comprender mejor cuáles son sus necesidades, preocupaciones y motivaciones, es fundamental. Una falta de empatía provoca mayores dificultades en la comunicación. En segundo lugar, es necesario desarrollar un Feed-back, entendido como la información de vuelta que llega del receptor y que ayuda a comprender si este ha entendido el mensaje correctamente. En tercer lugar, se deben eliminar los prejuicios y estereotipos. Estos elementos negativos provocan una predisposición a interpretar los mensajes de una manera predeterminada, según condicionantes como pueden ser el sexo, raza, edad, nivel socio-cultural, estatus, etc. Todos ellos regulan nuestra conducta y forma de actuar. En cuarto lugar, es necesario descartar el efecto halo. Existe una tendencia natural a juzgar a las personas en función de la primera impresión que causan.

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