Organizacion

Definición y funciones de la administración

Podemos definir a la administración como un proceso en el cual el administrador desempeña las funciones administrativas de planeación, organización, integración de personal, dirección y control, para alcanzar con eficiencia los objetivos de la empresa mediante el diseño, creación y mantenimiento de un ambiente laboral en el que las personas puedan trabajar en equipo.

La administración es aplicable en todo tipo de empresa u organización, y por todos los administradores en cada uno de los niveles de la misma para alcanzar las metas de sus departamentos y ultimadamente las metas comunes de la organización de la manera más eficiente, para así alcanzar rendimientos óptimos. Los administradores deben, pues, utilizar sus recursos buscando siempre la mayor eficacia y eficiencia.

Las funciones de la administración:

Muchos académicos y gerentes han descubierto que el análisis de la administración se facilita mediante una organización útil y clara del conocimiento como primer orden de clasificación del conocimiento se han usado las cinco funciones de los gerentes:

• Planeación

• Organización

• Integración de personal

• Dirección

• Control

Función de Planeación:

La planeación es el proceso en el que se definen las metas y objetivos de la organización, cada una con las estrategias a seguir alcanzarlos. Si no se planifica, la organización no tendrá un rumbo fijo y fracasará irremediablemente. Al planificar, la organización dará respuesta al Qué hacer?, Cómo hacerlo?, Cuándo hacerlo? y Dónde hacerlo?

Algunas de las actividades de planeación incluyen:

• Análisis de la situación actual

• Anticipación al futuro

• Determinación de metas y objetivos

• Toma de decisiones sobre las actividades a seguir

• Selección de estrategias

• Determinación de los recursos necesarios para alcanzar las metas

Función de Organización:

La organización es el proceso de diseñar la estructura organizacional más adecuada para llevar a cabo los planes y alcanzar las metas y objetivos de la manera mas eficiente. En el proceso de organizar se deben determinar:

• Cuales son las actividades que se deben realizar

• Cómo se agruparán las actividades

• Quién desempeñará dichas actividades

• Quien ocupa cada puesto, quien reporta a quien y cual es la jerarquía mediante el organigrama de la organización

• Cuales son las responsabilidades de cada puesto

• Como se agrupan las tareas en unidades de trabajo eficientes

• Como distribuir los recursos creando condiciones optimas para realizar las tareas

Función de Integración de personal:

Una empresa no alcanzará sus metas y objetivos si sus recursos humanos no son los adecuados, por lo que el administrador debe trabajar en la dotación del personal ideal para la estructura de la organización de acuerdo a sus necesidades mediante las siguientes 5 acciones:

• Reclutamiento

• Selección

• Inducción

• Capacitación

• Desarrollo

Función de Dirección:

El administrador debe dirigir y coordinar de manera eficaz a los colaboradores de la organización, de manera a alcanzar los objetivos que se han trazado. Para dirigir, debe estar en contacto permanentemente con los empleados para orientarlos e inspirarlos hacia el logro de las metas del equipo y de la organización. Entre las acciones de dirección tenemos:

• la motivación

• el liderazgo,

• la selección de canales de comunicación efectivos

• la negociación y manejo de conflictos

Función de Control:

El control implica dar seguimiento a las actividades para estar seguros de que se están realizando de acuerdo con lo planeado, y de ser necesario corregir cualquier desviación encontrada. Un control inadecuado impide detectar fallas ocasionando perdidas a la organización. Mediante el control, el administrador es capaz de supervisar el progreso y ejecutar cualquier cambio necesario para asegurar el cumplimento de las metas. Algunas de las actividades de control son:

• Supervisar el desarrollo de las personas

• Supervisar las áreas y evaluar su desempeño

• Proporcionar retroalimentación

• Identificar problemas de desempeño y corregirlos.

Si bien hay diferentes formas de administrar, casi todos los estudiosos han decidido utilizar esta estructura de 5 funciones administrativas (o alguna parecida) tras compararla con otras alternativas, haciendo que este enfoque haya sido adoptado por la gran mayoría de administradores de todo el mundo desde su concepción en 1955.

Algunos autores han organizado a las funciones administrativas en torno a los papeles de los administradores, lo cual es un enfoque interesante al concentrarse en las tareas de los administradores y evidencian las 5 funciones de planeación, organización, integración de personal, dirección y control. Pero este enfoque tiene limitantes, ya que no toma en cuenta que los administradores deben actuar tanto en el ambiente interno de la empresa como en el ambiente externo.

CONCEPTO Y PRINCIPIOS DE LA ORGANIZACION

La organización es una unidad social coordinada, consciente, compuesta por dos personas o más, que funciona con relativa constancia a efecto de alcanzar una meta o una serie de metas comunes. Según esta definición, las empresas productoras y de servicios son organizaciones,

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