PROCESOS DE RECONSTRUCCIÓN DE LA HISTORIA INSTITUCIONAL

PROCESOS DE RECONSTRUCCIÓN DE LA HISTORIA INSTITUCIONAL

EMPRESA: CHOCO ÁNGEL LTDA.

 Documentación:

• solicitud de certificado de nominación social.
• Apertura de cuenta bancaria
• Redacción de estatutos y firma de escritura de constitución
• Pago de impuesto de inscripciones patrimoniales
• Inscripción en el registro mercantil
• Solicitud CIF declaración censal e impuestos de actividades económicas
• Acta de régimen general de socios y trabajadores
• Solicitud de libro de visitas.

Departamentos:

• Contabilidad
• Gerencia
• Recursos humanos
• Coordinación de calidad
• Marketin
• Administración

Documentos de contabilidad:

• Caja menor
• Pagos por chequera
• Gastos ocasionales
• Proveedores
• Dian
• Relación de pagos y cartera

Documentos de gerencia:

• Soportes De Autorización
• Actas
• Contratos
• Balance General
• Proyectos

Recursos Humanos:

• Hojas De Vida
• Incapacidades
• Empleados de nomina
• Eventos
• Permisos
• Secretaria

Coordinación de calidad:

• Iso
• Normas
• Recepciones de salida y entrada
• Controles de documentación

Marketin:

• Publicidad
• Empaques para conocimiento del productos

Archivo: manejo y control de la documentación por departamentos

CONCEPTOS

La reconstrucción es el principio de procedencia, es la base fundamental para el desarrollo de los procesos de organización de un fondo acumulado para ellos se debe realizar un plan operativo el cual debe diseñar paso a paso y así mismo desarrollar, para así llevarlo a feliz término.

Elaboración:

Se elabora por medio de un plan archivístico el cual cuenta con diferentes estructuras, que se deben desarrollar para el mejoramiento documental.

Compilación:

Se debe recurrir a fuentes primarias “las personas que conforman la empresa, el secundario archivo digital y correo electrónico”

Historia de la empresa:

• Como se creo
• Quien la creo
• Quienes la conforman
• Logros y metas

Marco teórico:

Cada documento se realiza en el momento en que cada departamento

Delega funciones.

Manual de funciones:

Todos los documentos internos o externos tienen su respectivo funcionamiento

Por eso se debe ejecutar el proceso documental.

PLAN DE TRABAJO ARCHIVISTICO

Fondo acumulado:

La administración de la empresa choco ángel cuenta con un pequeño fondo conformado por a-z y carpeta en la oficina de contabilidad en el cual se puede evidenciar que no cuenta con ningún tipo de clasificación y ordenación de los documentos y se puede constatar que la oficina ha sido utilizada como un depósito de documentos, sin aplicar el respectivo procedimiento.

Se pudo observar que afortunadamente se encuentran archivos desde el año 2014 lo cual facilita la organización de documentos.

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