Proceso De Admicion Y Facturación

PROCESO ADMISIONES Y FACTURACIÓN

DESCRIPCION DEL PROBLEMA

Para no generar desviaciones en la programación del flujo de efectivo del hospital, el proceso de facturación debe estar en capacidad entregar las facturas dentro de las fechas estipuladas por cada cliente y más importante aún, de asegurar su conformidad en términos de soportes y contenido. Si bien es cierto que, para este caso específico, las fechas varían de acuerdo con la aseguradora a la que esté afiliado el paciente, los requisitos que deben reunir los estados de cuenta son muy similares entre empresas.

En la actualidad, el proceso de facturación del hospital genera facturas no conformes cuya corrección implica la excesiva emisión de notas crédito y el retraso en el cronograma de radicación de las demás facturas. Adicionalmente, tanto las directivas del hospital como la encargada del proceso, manifiestan preocupación por conocer las áreas del departamento que necesitan del aumento en la capacidad disponible través de contratación de nuevos trabajadores

En ese orden de ideas, este trabajo pretende encontrar la forma en que debe ser diseñado el proceso para minimizar la cantidad de no conformidades el inventario de producto acumulado entre estaciones. Como consecuencia de de ese diseño se espera un funcionamiento balanceado de la línea y la recomendación de contratar o no personal para el área necesitada.

El análisis y la reformulación del proceso han sido orientados por la metodología para diseño de procesos del señor gerente. Esta metodología consta de once pasos en los que se pretende establecer el mejor diseño posible para un proceso teniendo en cuenta las características de calidad del producto final. De los once pasos, dadas las condiciones específicas del proceso y el hecho de que está operándose en la actualidad, son usados seis incorporado en uno de ellos la mencionada analogía. Los pasos usados son los siguientes:

1. Definición de las características de calidad del producto final.

2. Caracterización de procesos alternativos

3. Identificación de las características relevantes del proceso.

4. Diseño de controles.

5. Análisis de productividad de recursos.

6. Establecimiento de la capacidad del proceso.

El desarrollo de la metodología en el hospital implicó la recolección de información histórica, análisis estadístico de la misma y elaboración de

entrevistas con diferentes partes del proceso. La información histórica analizada corresponde al mes de octubre de 2008, por ser el primer mes de funcionamiento regular del proceso después de la implementación de SAP. Después de esto quedo modificado de esta manera

Proceso de admisión y facturación

El proceso de facturación inicia en el área de admisiones, que se encarga de recolectar la información relevante del paciente y sus documentos: fotocopia de la cédula de ciudadanía, fotocopia del carné, autorizaciones y soportes. Esta información es consignada en SAP.

Dado que los especialistas en su mayoría no trabajan directamente para el Hospital, durante la prestación del servicio, se generan soportes de los procedimientos realizados por cada médico para su pago, estos soportes son conocidos como vales de terceros. Posteriormente se ingresan a SAP los datos de la historia clínica: procedimientos realizados, materiales utilizados medicamentos suministrados y tiempo de estancia (en los casos de Hospitalización y Urgencias). Estos datos son consignados por los asistentes médicos o por las enfermeras, es decir por el personal del área asistencial del Hospital. Una vez dado de alta el paciente, se emite la orden de salida que es trasladada junto con los documentos a los facturadores o analistas de cuenta. Estos analistas están ubicados en las diversas áreas de servicios médicos que comprenden la clínica y se encargan de cotejar la información consignada en SAP con los documentos y reportes. Los principales controles que efectúa el área son: nombre del paciente y documento de identidad, confirmación del procedimiento autorizado con el realizado, valores de los diversos cobros tales como honorarios médicos, derechos de sala, medicamentos y materiales (cuales se cobran y cuáles no), cobertura, nombre del médico, autorización de los procedimientos, fechas y horas de entrada y de salida del paciente. Los mismos analistas se encargan luego de imprimir la factura, en original y copia, la historia clínica y el estado de cuenta.

Luego de completar estos procesos se reúnen los paquetes de facturación de las diferentes áreas en arqueos, que cuenta con una persona encargada de

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