Trabajo Colaborativo 1 Organizacion Y Metodos Unad

UNIVERSIDAD NACIONAL ABIERTA Y A DISTANCIA UNAD

Ciencias Administrativas, Contables, Económicas y de Negocios – ECACEN

Organización y Métodos

2010-2

INTRODUCCION

Con el presente trabajo hago un reconocimiento general de la Unidad uno del Módulo y plasmo los temas que he considerado más importantes de la Organización y Métodos, claves para ser aplicados en una empresa o unidad productiva; identifico los aportes que estos suministran a mi formación profesional como futuro Administrador de Empresas.

Una vez leída la Unidad Uno del módulo, “Enfoques y técnicas generales de organización y métodos”, el grupo 102030_18 comprobó la alta importancia de sus contenidos y consideró de más relevancia los temas que a continuación se abordan:

Capítulo No. 1 Contenido y alcance de la Organización y Métodos.

Lección 1. IMPORTANCIA Y NECESIDAD DE LA O. Y M.

(Luz Estella Valbuena Castro)

Es "Una forma de consulta ideada para proveer asesoramiento sobre cómo dividir las actividades, como agrupar las tareas, como disponer procedimientos y como llevar trabajos administrativos mecánicos con la mayor economía de esfuerzo y con el máximo de eficacia en los resultados". Y por extensión, se llama unidad, equipo o servicio de Organización y Métodos al conjunto de funcionarios especializados en la aplicación de la técnica del mencionado servicio.

Organización y métodos estudia los problemas de estructura y funcionamiento de la Administración, cumpliendo como función el aconsejar a los funcionarios interesados en mejorar la organización y métodos empleados por los servicios que dirigen. La finalidad de una unidad de Organización y Métodos es asegurar el máximo de eficiencia en el financiamiento de la máquina administrativa, y mediante la aplicación adecuada de métodos científicos de organización; conseguir economías en el costo de la producción y en la utilización de mano de obra, pero como regla general a Organización y Métodos no se le concede autoridad sobre otras unidades en administración.

Importancia

Los fundamentos básicos que demuestran la importancia de la organización son:

Es de carácter continuo; jamás se puede decir que ha terminado, dado que la empresa y sus recursos están sujetos a cambios constantes (expansión, contracción, nuevos productos, etc.), lo que obviamente redunda en la necesidad de efectuar cambios en la organización.

Es un medio a través del cual se establece la mejor manera de lograr los objetivos del grupo social.

Suministra los métodos para que se puedan desempeñar las actividades eficientemente, con un mínimo de esfuerzo.

Evita la lentitud e ineficiencia de las actividades, reduciendo los costos e incrementando la productividad.

Reduce o elimina la duplicidad de esfuerzos, al delimitar funciones y responsabilidades.

Capítulo No. 1 Contenido y alcance de la Organización y Métodos.

Lección 3: REQUISITOS PARA UNA LABOR EFECTIVA DE ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS.

(José Eder Garzón)

La dirección de la empresa es la encargada de incentivar, apoyar y abonar el camino para la implementación del programa de organización y métodos en la organización cuyo objetivo primordial es incrementar la eficiencia administrativa mediante la elaboración de estudios técnico-administrativos que buscan el mejoramiento de los procedimientos, métodos y sistemas de trabajo. De su iniciativa y disposición dependerá el alto interés general en todos los miembros de la empresa para su aceptación y aplicación.

Todos los funcionarios de la organización deben involucrarse en el proceso empezando por los altos directivos y jefes de los diferentes departamentos. Es importante programar con antelación un programa de inducción y capacitación que incluya objetivos claros el cual se ejecutará a través de visitas informativas programadas a cada una de las dependencias.

Las acciones a desarrollar deben ser programadas a corto plazo de tal manera que se puedan mostrar rápidamente logros y beneficios tempraneros que incentiven, den confianza y aceptación por parte de los miembros de la empresa. Para empezar es necesario que los primeros estudios a implementar sean posibles de cumplir y que no excedan las posibilidades en materia de recursos por cuanto se corre el riesgo de perder aceptación y respetabilidad con respecto a la función de Organización y Métodos.

Como parte del proyecto se debe capacitar y orientar a todas las personas involucradas en el proceso haciendo énfasis en la función de la Organización y métodos a fin de evitar malos entendidos o resentimientos, aclarando que su propósito es únicamente de soporte y apoyo y que no reemplazará la capacidad administrativa de las distintas unidades. Deben entender que solo se pretende con su aplicación la ejecución de pasos o reprocesos innecesarios permitiendo el mejor aprovechamiento del tiempo.

Para el momento de poner en ejecución la aplicación del plan de Organización y métodos deben estar claros cada uno de los pasos a desarrollar entre los cuales se pueden mencionar el análisis, diseño y rediseño de estructuras organizativas, incluyendo asignación de funciones a todas las dependencias orgánicas; flujo de comunicaciones y mecanismos de coordinación y control; estudio de métodos y tiempos de trabajo para todas las actividades administrativas; instalación material de oficinas y distribución física, de acuerdo con los objetivos por lograr y los flujos de trabajo; estudios de mecanización y automatización de actividades y registros administrativos y estudios de medición del trabajo, estableciendo estándares y mecanismos de control de desempeño, estos últimos necesarios para determinar el logro o fracaso.

Capítulo No. 1 Contenido y alcance de la Organización y Métodos.

LECCIÓN 4: UBICACIÓN Y RELACIONES DE LA O. Y M.

(Luis Eduardo Ibarra)

La función de organización y métodos a medida que se va incluyendo dentro de la empresa de ocupar un lugar donde su actividad sea eficiente y que más que los niveles más altos, ya que si no es así el depender de la gerencia elimina firmeza en cuanto a sus consejos, además estando en ese nivel la función tiene una visión más extensa y general de la organización, sin dejar a un lado que la persona encargada puede deducir con más precisión los posibles impactos que podrían tener los consejos de mejoramiento sea en cualquier ámbito de la empresa.

Es recomendable tener en cuenta al ubicar la función de organización y métodos los aspectos que se nos plantean textualmente en el modulo así:

“El contenido de la función, las responsabilidades que se le asignen, el apoyo institucional que reciba y la seriedad de sus propuestas, con el fin de mejorar la actuación de la empresa o entidad en su conjunto.”

Todo analista de organización y métodos tiene y debe reportaste ante un superior sin importar la ubicación que este tenga dentro del proceso, de la siguiente manera: Como funcionario de línea: ante el superior inmediato, con responsabilidades y obligaciones. Como funcionario operativo: para brindar apoyo a los funcionarios. Como autoridad en línea de manera temporal: solo con el apoyo de la alta gerencia sobre alguno o algunos funcionarios de otras dependencias, durante la fase de implantación de nuevos métodos o sistemas, esto solo se dará siempre y cuando el método funcione de manera eficiente.

La persona encargada de O y M trabaja con otras dependencias para la solución de problemas que se puedan presentar.

Como los sindicatos no forman parte de la estructura orgánica de la empresa no se establecen relaciones organizacionales con ellos, solo se les proporciona capacitaciones y explicaciones de los nuevos sistemas a implementar; con los supervisores, jefes de sección o jefes de grupo en el tiempo del proceso se deben realizar entrevistas para lograr la

cooperación de todos, y también informarles a los jefes sobre las actividades y los resultados que se han obtenido, ya que la colaboración de los altos mandos es el apoyo esencial de la función de O y M y por medio de ellos se pueden detectar fácilmente los problemas del trabajo. El apoyo es esencial en:

Colaboración con la selección de proyectos susceptibles de ser emprendidos por O. y M.

Adelantando estudios piloto acerca de problemas concretos, identificados y recomendados por O. y M.

Suministro de información completa y precisa acerca de la situación real del trabajo, en su dependencia o departamento, así como acerca de sus logros y dificultades.

Sometiendo a prueba procedimientos, máquinas, e informando periódicamente acerca del desempeño de éstos.

Capitulo No. 2: El estudio del puesto de trabajo en Organización y Métodos.

Lección 10: EL PUESTO DE TRABAJO.

(José Eder Garzón)

Se denomina puesto de trabajo a la parte del área de producción establecida a cada obrero o empleado, dotada de los medios de trabajo necesarios para el cumplimiento de una determinada parte del proceso de producción. También es considerado como la célula fundamental del proceso productivo compuesto por tres elementos, Fuerza de trabajo, Medios de trabajo y Objetivos de trabajo.

Es importante

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