Trabajo Colaborativo 1 Organizacion Y Metodos Unad

UNIVERSIDAD NACIONAL ABIERTA Y A DISTANCIA UNAD

Ciencias Administrativas, Contables, Económicas y de Negocios – ECACEN

Organización y Métodos

2010-2

INTRODUCCION

Con el presente trabajo hago un reconocimiento general de la Unidad uno del Módulo y plasmo los temas que he considerado más importantes de la Organización y Métodos, claves para ser aplicados en una empresa o unidad productiva; identifico los aportes que estos suministran a mi formación profesional como futuro Administrador de Empresas.

Una vez leída la Unidad Uno del módulo, “Enfoques y técnicas generales de organización y métodos”, el grupo 102030_18 comprobó la alta importancia de sus contenidos y consideró de más relevancia los temas que a continuación se abordan:

Capítulo No. 1 Contenido y alcance de la Organización y Métodos.

Lección 1. IMPORTANCIA Y NECESIDAD DE LA O. Y M.

(Luz Estella Valbuena Castro)

Es "Una forma de consulta ideada para proveer asesoramiento sobre cómo dividir las actividades, como agrupar las tareas, como disponer procedimientos y como llevar trabajos administrativos mecánicos con la mayor economía de esfuerzo y con el máximo de eficacia en los resultados". Y por extensión, se llama unidad, equipo o servicio de Organización y Métodos al conjunto de funcionarios especializados en la aplicación de la técnica del mencionado servicio.

Organización y métodos estudia los problemas de estructura y funcionamiento de la Administración, cumpliendo como función el aconsejar a los funcionarios interesados en mejorar la organización y métodos empleados por los servicios que dirigen. La finalidad de una unidad de Organización y Métodos es asegurar el máximo de eficiencia en el financiamiento de la máquina administrativa, y mediante la aplicación adecuada de métodos científicos de organización; conseguir economías en el costo de la producción y en la utilización de mano de obra, pero como regla general a Organización y Métodos no se le concede autoridad sobre otras unidades en administración.

Importancia

Los fundamentos básicos que demuestran la importancia de la organización son:

Es de carácter continuo; jamás se puede decir que ha terminado, dado que la empresa y sus recursos están sujetos a cambios constantes (expansión, contracción, nuevos productos, etc.), lo que obviamente redunda en la necesidad de efectuar cambios en la organización.

Es un medio a través del cual se establece la mejor manera de lograr los objetivos del grupo social.

Suministra los métodos para que se puedan desempeñar las actividades eficientemente, con un mínimo de esfuerzo.

Evita la lentitud e ineficiencia de las actividades, reduciendo los costos e incrementando la productividad.

Reduce o elimina la duplicidad de esfuerzos, al delimitar funciones y responsabilidades.

Capítulo No. 1 Contenido y alcance de la Organización y Métodos.

Lección 3: REQUISITOS PARA UNA LABOR EFECTIVA DE ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS.

(José Eder Garzón)

La dirección de la empresa es la encargada de incentivar, apoyar y abonar el camino para la implementación del programa de organización y métodos en la organización cuyo objetivo primordial es incrementar la eficiencia administrativa mediante la elaboración de estudios técnico-administrativos que buscan el mejoramiento de los procedimientos, métodos y sistemas de trabajo. De su iniciativa y disposición dependerá el alto interés general en todos los miembros de la empresa para su aceptación y aplicación.

Todos los funcionarios de la organización deben involucrarse en el proceso empezando por los altos directivos y jefes de los diferentes departamentos. Es importante programar con antelación un programa de inducción y capacitación que incluya objetivos claros el cual se ejecutará a través de visitas informativas programadas a cada una de las dependencias.

Las acciones a desarrollar deben ser programadas a corto plazo de tal manera que se puedan mostrar rápidamente logros y beneficios tempraneros que incentiven, den confianza y aceptación por parte de los miembros de la empresa. Para empezar es necesario que los primeros estudios a implementar sean posibles de cumplir y que no excedan las posibilidades en materia de recursos por cuanto se corre el riesgo de perder aceptación y respetabilidad con respecto a la función de Organización y Métodos.

Como parte del proyecto se debe capacitar y orientar a todas las personas involucradas en el proceso haciendo énfasis en la función de la Organización y métodos a fin de evitar malos entendidos o resentimientos, aclarando que su propósito es únicamente de soporte y apoyo y que no reemplazará la capacidad administrativa de las distintas unidades. Deben entender que solo se pretende con su aplicación la ejecución de pasos o reprocesos innecesarios permitiendo el mejor aprovechamiento del tiempo.

Para el momento de poner en ejecución la aplicación del plan de Organización y métodos deben estar claros cada uno de los pasos a desarrollar entre los cuales se pueden mencionar el análisis, diseño y rediseño de estructuras organizativas, incluyendo asignación de funciones a todas las dependencias orgánicas; flujo de comunicaciones y mecanismos de coordinación y control; estudio de métodos y tiempos de trabajo para todas las actividades administrativas; instalación material de oficinas y distribución física, de acuerdo con los objetivos por lograr y los flujos de trabajo; estudios de mecanización y automatización de actividades y registros administrativos y estudios de medición del trabajo, estableciendo estándares y mecanismos de control de desempeño, estos últimos necesarios para determinar el logro o fracaso.

Capítulo No. 1 Contenido y alcance de la Organización

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