DE LA FORMACION DEL PROCESO, DE SU CUSTODIA Y DE SU COMUNICACIÓN A LAS PARTES

DE LA FORMACION DEL PROCESO, DE SU CUSTODIA Y DE SU COMUNICACIÓN A LAS PARTES

 Del proceso en general

El proceso es el conjunto de escritos, documentos y actuaciones de toda especie que se presentan o verifican en el procedimiento. Esta definición resulta del examen del artículo 29° del Código de Procedimiento Civil, que dispone que el proceso se formara con los escritos, documentos y actuaciones de toda especie que se presenten o verifiquen en el juicio.

Todas las piezas que deben formar el expediente o proceso deben agregarse sucesivamente según el orden de presentación. Al tiempo de agregarlas, debe el secretario numerar cada foja en cifras y letras. Solo se exceptúan las piezas que, por su naturaleza, no pueden agregarse o que por motivos fundados se manden reservar fuera del proceso. Es lo que expresa el artículo 34° del Código de Procedimiento Civil.

 De los escritos

Hemos dicho que forman parte del ´proceso los escritos que presentan las partes, los cuales, como los demás documentos y actuaciones, se agregan según el orden de su presentación.

El escrito es un acto solemne que contiene las solicitudes que presenten las partes al tribunal y que debe reunir los requisitos establecidos por la ley.

 Los escritos no deben presentarse en papel especial

La ley de Timbres, Estampillas y Papel Sellado exigía que los escritos debían presentarse en papel sellado. Se trataba de un papel impreso por la Casa de Moneda que tenía un valor determinado por cada hoja y contenía treinta líneas que podían utilizarse para la escritura. Derogada la existencia de dicho papel, la costumbre hizo que lo reemplazara el “Papel Proceso”, que mantenía el formato del sellado, pero no era impreso en la Casa de Moneda.

Hoy en día no hay inconveniente en usar papel blanco.

 En qué forma deben presentarse los escritos al tribunal

Todo escrito debe presentarse al tribunal de la causa por conducto del secretario respectivo y debe encabezarse con una suma que indique su contenido o el trámite de que se trata. Así lo dispone el artículo 30° del Código de Procedimiento Civil.

 De la obligación de presentar copias de los escritos. Excepciones. Sanciones

Junto con cada escrito deben acompañarse en papel simple tantas copias cuantas sean las partes a quienes debe notificarse la providencia que en el recaiga una vez confrontadas dichas copias por el secretario, deben entregarse a la otra u otras partes. En caso que la notificación no se haga personalmente o por cedula, deben las copias quedar en la secretaria del tribunal a disposición de la otra u otras partes. Se exceptúan los escritos que tengan por objeto personarse en el juicio, acusar rebeldías, pedir apremios, prorroga de términos, señalamiento de visitas, su suspensión y cualquier otra diligencia de mera tramitación.

Si no se entregan la copia o resulta disconformidad substancial entre aquellas y el escrito original, no le corre plazo a la parte contraria y debe el tribunal de plano, imponer una multa de un cuarto a un sueldo vital

El tribunal debe ordenar, además, que la parte acompañe las copias dentro del tercero día, bajo apercibimiento de tener por no presentado el escrito.

Las resoluciones que dicte a este respecto son inapelables.

Todo esto se establece en el artículo 31° del Código de Procedimiento Civil

Y por ultimo hay que tener presente la disposición del artículo 80°, en conformidad a la cual, si las copias acompañadas no son exactas en su parte substancial, puede el litigante rebelde pedir la nulidad de todo lo obrado en el juicio, siempre, naturalmente que acredite la circunstancia

 Obligación del secretario, una vez que se le ha entregado un escrito o un documento.

Entregado un escrito al secretario, debe este en el mismo estampar en cada foja la fecha y su media firma, o un sello autorizado por la respectiva Corte de Apelaciones y que designe la oficina y fecha de la presentación-

Debe, además, dar recibo de los documentos que se le entreguen, siempre que lo exija la parte que los presenta, sin que pueda cobrar derecho alguno por los servicios a que este artículo se refiere. Es lo que dispone el artículo 32° del Código de Procedimiento Civil.

La importancia del cargo del tribunal está en que hace plena prueba en cuanto al hecho de haber sido presentado el escrito y a la fecha de su presentación. Siempre que se trate de escritos que deben presentarse dentro de un plazo fatal, el cargo del secretario tiene vital importancia en cuanto a saber si ha vencido el plazo o no, en el momento en que tal escrito se presenta.

 Obligación que tiene el secretario de presentar los escritos al tribunal

Todo escrito debe ser presentado por el secretario al tribunal para su despacho el mismo día en que se le entregue, o al día hábil siguiente, si la entrega se hace después de la hora designada al efecto.

En casos urgentes puede el interesado recabar el despacho inmediato, aun después de la hora designada.}

Así lo establece el artículo 39° del Código de Procedimiento Civil

 De la custodia del proceso

Según lo dispone el artículo 36 del Código de Procedimiento Civil, el proceso debe mantenerse en la oficina del secretario, bajo su custodia y responsabilidad.

 De la custodia del expediente

Sabemos que, en conformidad a lo dispuesto en el artículo 9° del Código Orgánico de Tribunales, los actos de los tribunales son públicos, salvo las excepciones establecidas expresamente en la ley. Que los actos de los tribunales son públicos quiere decir que cualquiera persona puede imponerse de ellos, solicitando que se le muestren los expedientes. Este principio general tiene, sin embargo, excepciones. En materia criminal, por ejemplo, no puede consultarse el expediente, mientras el juicio este en estado de sumario, lo que no rige respecto de la parte que, por resolución judicial, haya obtenido acceso a él. Y en materia civil puede ordenar el tribunal, en ciertos casos, que el proceso se mantenga reservado. En los juicios de nulidad matrimonial y de divorcio, por ejemplo, puede el tribunal decretar tal medida, en cuyo caso el expediente solo puede ser consultado por las partes y por sus mandatarios y abogados.

 Prohibición que tiene las partes de retirar autos de la secretaria

En conformidad al mismo artículo 36° del Código de Procedimiento Civil, los autos no podrán retirarse de la secretaria sino por las personas y en los casos expresamente contemplados en la ley.}

Este principio es absoluto en materia civil y no admite excepciones de ninguna especie-

 De la entrega del expediente a determinadas personas

Siempre que los tribunales pidan o hagan oír dictámenes por escrito del respectivo fiscal judicial o de los defensores públicos, el secretario entregara el proceso a aquellos funcionarios, exigiendo el correspondiente recibo. Lo mismo se observara cuando haya de remitirse el proceso a una oficina distinta a aquella en que se ha formado.

Si los funcionarios a quienes se pide dictamen retardan la devolución del proceso, podrá el tribunal señalarles un plazo razonable para que la efectúen, y ordenar a su vencimiento que se recoja por el secretario los autos.

En aquellos casos en que otro tribunal requiera la remisión del expediente original o de algún cuaderno o pieza del proceso, el trámite se cumplirá remitiendo, a costa del peticionario o de la parte que hubiere interpuesto el recurso o realizado la gestión que origina la petición, las copias o fotocopias respectivas. Estas deberán ser debidamente certificadas, en cada hoja, por el secretario del tribunal. Se enviara el expediente original solo en caso de que haya imposibilidad de sacar fotocopias en el lugar de asiento del tribunal, lo que certificara el secretario del tribunal. En casos urgentes cuando el tribunal lo estime necesario, por resolución fundada, o cuando el expediente tenga más de doscientas cincuenta fojas, podrá remitirse el original.

 De la remisión del expediente a otro tribunal

En aquellos casos en que otro tribunal requiera la remisión del expediente original o de algún cuaderno o pieza del proceso, el trámite se cumplirá remitiendo, a costa del peticionario o de la parte que hubiere interpuesto el recurso o realizado la gestión que origina la petición, las copias o fotocopias respectivas. Estas deberán ser debidamente certificadas, en cada hoja, por el secretario del tribunal.

En casos urgentes o cuando el tribunal lo estime necesario, por resolución fundada, o cuando el expediente tenga más de doscientas cincuenta fojas, podrá remitir el original.

Lo anterior esta señalado en el articulo 37° inciso 3°, norma incorporada por la reforma introducida por la Ley N° 18.705

 Del desglosamiento. Requisito previo

Con arreglo al inciso 2° del artículo 29° del Código de Procedimiento Civil, ninguna pieza del proceso pueda retirase sin que previamente lo decrete el tribunal que conoce de la causa. De manera que se requiere de un decreto del juez, para que pueda procederse al desglosamiento de alguna pieza del proceso.

Siempre que se desglosen una o más piezas del proceso, deben colocarse en su lugar una nueva foja con la indicación del decreto que ordeno el desglose y del

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