Procesos De Comunicacion

PROCESOS DE COMUNICACION

Objetivos Específicos:

1. Describir el proceso de comunicación y distinguir entre comunicación formal e informal.

2. Comparar la comunicación hacia arriba, abajo y lateral, y dar ejemplos de cada una.

3. Identificar la comunicación oral, de la escrita y la no verbal.

Competencias a alcanzar:

Facilidad para comunicarse con otros utilizando los canales y métodos adecuados.

Descripción Breve del Foro:

Nombre del Foro: Los problemas de comunicación de las empresas

A su criterio ¿Cuáles son las principales causas de los problemas de comunicación en las empresas? Justifique su respuesta. Si nunca ha trabajado, utilice la empresa de algún conocido como referencia para responder al foro.

Descripción Breve de Actividades:

Sopa de letras

1. Es el envío, la recepción y la comprensión de los mensajes.

2. Esta comunicación es la que tiene lugar con los superiores. Respuestas correctas:

3. Es la manipulación intencionada que hace el emisor de la información para que sea vista de manera más favorable por el receptor.

4. Este tipo de comunicación es el medio principal de envío de mensajes.

5. Este tipo de comunicación es la que tiene lugar con los colaboradores.

6. Este tipo de comunicación interpersonal es el medio principal de envío de mensajes.

7. Este tipo de comunicación es la que se realiza a través de los cauces predeterminados por la organización para que fluya la información entre sus miembros.

Descripción Breve de Tareas:

Describa detalladamente una situación que haya vivido en la cual la comunicación haya salido mal. Diagnostique el problema, encontrando las partes del proceso de comunicación que fallaron:

a) Emisor ¿El mensaje fue enviado por una persona equivocada?

b) Mensaje ¿El mensaje no estuvo claro? ¿Había demasiados mensajes?

c) Canal ¿Eligió el canal más adecuado?

d) Receptor ¿No había receptor alguno? ¿Formuló mal el mensaje para la o las personas a las que iba dirigido? ¿Fue recibido por la persona equivocada?

e) Retroalimentación ¿La retroalimentación fue adecuada para confirmar que se había entendido?

f) Ruido ¿El ruido exterior, fisiológico o psicológico, distorsionó el mensaje? ¿Qué podría haber hecho para reducir o eliminar el ruido?

II. Contenido

INTRODUCCIÓN

Si queremos que nuestra organización desempeñe sus funciones con éxito es fundamental que cuidemos su comunicación interna, ya que es el cimiento sobre el que se asienta todo lo demás. La comunicación interna permite poner en común en el seno de las organizaciones el conocimiento que genera la actividad cotidiana de la organización. Posibilita a sus miembros compartir experiencias e información, tomar decisiones y convivir. La comunicación interna puede ser ascendente, horizontal o descendente, formal o informal.

La comunicación ascendente es la que tiene lugar con los superiores; la comunicación descendente, con los colaboradores; la comunicación horizontal, con los compañeros. En casi todas las organizaciones, la mayor parte de los mensajes son de carácter descendente. La comunicación formal es la que se realiza a través de los cauces predeterminados por la organización para que fluya la información entre sus miembros. La comunicación informal es la que se da al margen de estos canales. (López, 2007)

EL PROCESO DE COMUNICACIÓN INTERNA: FORMAL E INFORMAL

La comunicación es el envío, la recepción y la comprensión de los mensajes. También es el proceso básico por el cual gerentes, trabajadores que tienen contacto con los clientes y profesionales llevan a cabo su trabajo. (DuBrin, 2008)

Prácticamente todos nos comunicamos en el trabajo. Independientemente de cuál sea nuestro campo de acción o de cuánto sepamos sobre él, el conocimiento especializado no basta para garantizar el éxito; las habilidades para comunicarnos también son relevantes. En una encuesta realizada entre 500 administradores de una amplia gama de industrias – entre ellas, la venta de minoristas, las manufacturas, los servicios y las finanzas -, quienes clasificaron los factores que consideran para contratar a alguien. La habilidad para manejar la comunicación oral encabezó la lista (J.D.Maes, 1997).

(Ng'ok, 2011)

Pasamos entre el 75% y 80% de nuestro tiempo comunicándonos con otras personas.

Otros estudios han demostrado resultados similares. Algunas investigaciones más resaltan la importancia de la destreza para la comunicación,

entre ellas: colaborar en equipo; enseñar a otros; atender a clientes; dirigir; negociar; trabajar considerando la diversidad cultural; entrevistar; escuchar; encabezar juntas de trabajo, y resolver conflictos (Wynn, 1994).

Los suscriptores de la revista Harvard Business Review calificaron “la capacidad para comunicarse” como el factor más trascendental para hacer más “promovible” a un ejecutivo; esta habilidad, incluso, la consideraron más importante que la ambición, el grado de estudios y la destreza para trabajar arduamente (Bowman, 1964).

La importancia de la comunicación no resulta extraña si consideramos la asombrosa cantidad de tiempo que las personas pasan intercambiando mensajes en su trabajo. Un estudio basado en las respuestas de más de mil empleados de las mil compañías de Fortune arrojó que éstos envían y reciben un promedio de 178 mensajes diarios (80% de su tiempo) por vías telefónica, correo electrónico, el fax, los localizadores y la comunicación personal (Petofi, 1988).

Funciones de la comunicación

La comunicación tiene cuatro funciones principales dentro de un grupo u organización: control, motivación, expresión emocional e información. (Mitchell,

Elaborado por: M.Sc. Diana Euceda

La comunicación actúa de varias maneras para controlar el comportamiento de los miembros. Las organizaciones tienen jerarquías de autoridad y lineamientos formales que se exigen que los empleados sigan. Ejemplo: cuando deben seguir las políticas de la compañía.

La comunicación impulsa a la motivación porque aclara a los empleados lo que se hace, qué tan bien se hace y lo que puede hacerse para mejorar el desempeño, si éste fuera insatisfactorio. El establecimiento de metas específicas, la retroalimentación acerca del avance hacia éstas y el refuerzo del comportamiento deseado estimulan la motivación y requieren de la comunicación.

Para muchos empleados su grupo de trabajo es la fuente principal de interacción social. La comunicación que tiene lugar dentro del grupo es un mecanismo fundamental por medio del cual los miembros expresan sus frustraciones y sentimientos de satisfacción. Por tanto, la comunicación brinda un medio para la expresión emocional de los sentimientos y para satisfacer las necesidades sociales.

La última función que realiza la comunicación se relaciona con su rol para facilitar la toma de decisiones. Proporciona la información que los individuos y grupos necesitan para tomar decisiones por medio de la transmisión de datos para identificar y evaluar las alternativas de selección.

Todas estas funciones son importantes, ninguna puede considerarse como más importante que otra. (Robbins, 1996)

El proceso de comunicación

Independientemente del contexto y la cantidad de gente involucrada, toda comunicación consta de unos cuantos elementos. El proceso de la comunicación es más que la suma de estos elementos; sin embargo, entenderlos nos ayudará a explicar qué ocurre cuando una persona trata de expresar una idea a otras.

El Modelo de la Comunicación.

Emisor. El proceso de la comunicación empieza con el emisor, es decir, la persona que transmite un mensaje.

Mensaje. Un mensaje es una señal cualquiera que activa la respuesta de un receptor. Algunos son intencionados, pero otros, como los suspiros y los bostezos no.

Mensaje y significado no son sinónimos.

Cifrar. El emisor debe escoger ciertas palabras o métodos no verbales para enviar un mensaje deliberado. A esta actividad se le llama cifrar. Las palabras y los canales que escoge el comunicador para enviar un mensaje marcarán una enorme diferencia en su recepción.

Canal. El canal a veces es llamado medio. Es el método que empleamos para enviar un mensaje. Este puede ser un mensaje enviado, por ejemplo, por escrito, en forma de carta o memorándum, lo puede entregar en persona, por correo normal o usar un servicio exprés. También puede enviar un fax o un mensaje de correo electrónico, o puede comunicarlo en forma oral, por teléfono o frente a frente.

Receptor. Un receptor es la persona que recibe y adjudica un significado a un mensaje. En el mejor de los casos, un mensaje llega al receptor indicado sin problemas, pero en el confuso e imperfecto mundo se pueden presentar varias complicaciones y tal vez nunca llegue al destinatario. Podría ser entregado, pero quedar enterrado bajo un montón de papeles en el escritorio del receptor. Si el mensaje es oral, el oyente podría

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