AGN INFORME EXTENSO

CODIGO 201201101

FUNDACION SIIGO

ADMINISTRACION DE DOCUMENTOS

PRIMER SEMESTRE

JORNADA NOCTURNA

SOCIALIZACION ARCHIVO GENERAL DE LA NACION - AGN

FUNDACION SIIGO

ADMINISTRACION DE DOCUMENTOS

PRIMER SEMESTRE

JORNADA NOCTURNA

SOCIALIZACION ARCHIVO GENERAL DE LA NACION - AGN

ELABORADO POR:

MARIA LUCIA CARDENAS VANEGAS

JACQUELINE LEAL RANGEL

CLARA INES TRUJILLO PINZON

BOGOTA, MAYO DE 2012

TABLA DE CONTENIDO

INTRODUCCION

Reseña Histórica

1. ¿Qué es el Archivo General de la Nación –AGN-?

1.1 Misión

1.2 Visión

1.3 Funciones

2. Enfoque Arquitectónico

2.1 Diseño y Construcción

3. Enfoque Institucional

3.1 Esquema Organizacional (Figura)

3.2 Dirección General

3.2.1 Oficina de Planeamiento Archivístico

3.2.1.1 Grupo de asistencia Técnica y Gestión de Proyectos

3.2.1.2 Grupo de Sistemas

3.2.3 Unidad de Control Interno

3.3 Secretaria General

3.3.1 Grupo de Asuntos Jurídicos y Contratación

3.3.2 Grupo de Correspondencia y Archivo

3.3.2.1 Oficina de Correspondencia

3.4 División de Clasificación y Descripción

3.4.1 Grupo de Conservación y Restauración

3.4.1.1 Restauración del Patrimonio Documental

3.4.2 Grupo de Normatividad y Desarrollo de la Política Archivística

3.4.2.1 Normatividad

3.4.3 Programa de Gestión Documental

3.4.3.1 Aspectos Generales de un Programa de Gestión Documental

3.4.3.2 Decreto 163

3.4.3.3 Transferencias

3.4.3.3.1 ¿Qué es una Transferencia?

3.4.3.3.2 ¿Para qué sirven las transferencias?

3.4.3.3.3 Clases de Transferencias

3.4.3.3.3.1 Transferencias Primarias

3.4.3.3.3.2 Transferencias Secundarias

3.5 División de Servicio Público

3.5.1 Fondos documentales

3.5.2 Catalogo en Línea

3.5.3 Archivo Web

3.5.4 Ingresos Documentales – Donaciones

3.5.5 Servicios

3.5.6 Trámites

3.6 División de Reprografía y Automatización

3.6.1 Grupo de Microfilmación y digitalización

3.7 División de Programas Especiales

3.7.1 Grupo de Capacitación y Asesoría al Sistema Nacional de Archivos –SNA-

3.7.2 Grupo de Inspección y Vigilancia del Sistema Nacional de Archivos –SNA-

3.8 División Administrativa y Financiera

3.81 Grupo de Talento Humano

3.8.2 Grupo de Presupuesto y Tesorería

3.8.3 Grupo de Contabilidad

3.8.4 Grupo de Servicios Generales

Conclusiones

INTRODUCCION

El presente informe pretende dar a conocer al lector, desde los enfoques institucional y Arquitectónico, todo lo relacionado con el Archivo General de la Nación; los cuales le permitirán comprender una serie de interrogantes tales como Qué es, cómo funciona, qué servicios presta, quiénes pueden acceder a estos, de qué Material está construido y por qué, quién lo diseño, etc.

Interrogantes que al ser aclarados, pueden de una forma u otra, despertar en el lector su interés por visitar este lugar, tal y como ha sucedido con personas de diferentes lugares del Planeta, quienes al enterarse de la información que custodia, su organización y estructura física, entre otros, se han desplazado hasta allí para empaparse de todo el tema Archivístico y tomarlo como ejemplo a seguir en sus países de origen.

La visita a esta prestigiosa institución ha sido la base para una mejor compresión de todo el contenido del informe, que estamos seguras contribuirá al enriquecimiento intelectual del quienes lo lean.

Reseña Histórica

La Corona española, desde el comienzo mismo de la Conquista, pretendió proteger la documentación generada por la administración indiana. Así, Francisco Pizarro recibió la orden de conformar archivos oficiales y que tal disposición se siguiera en todas las posesiones españolas.

En consecuencia, Sebastián de Belalcázar ordenó hacia 1535 que se depositaran en un arca libros y registros de aquello relativo al gobierno de la naciente ciudad de Quito.

Años más tarde, hacia 1567, la Real Audiencia y Cancillería del Nuevo Reino de Granada dispuso la creación de un archivo, para evitar la pérdida de documentos a causa de los continuos incendios que se sucedían en los sitios de su custodia.

La referencia documental más antigua sobre el establecimiento de archivos oficiales en Colombia, la encontramos en el Libro de Acuerdos de la Real Audiencia de Santafé:

«(. . .) por cuanto en estas casas reales, con acuerdo suyo y de los Oficiales Reales de Su Majestad de este Reino, que al presente se ha hecho un aposento para donde esté la caja real y Hacienda de Su Majestad, donde al presente está, y para quintar el oro y plata y esmeraldas que en este Reino hay, e para que los dichos Oficiales oigan los pleitos y diferencias tocantes a la dicha Real Hacienda, corniforme a una Cédula Real de Su Majestad que sobre ello hay y nuevamente ha enviado, y para que en todo haya buena cuenta y razón es necesario que en el aposento susodicho, donde la dicha caja y Tribunal está, se tenga un archivo en el cual estén todos los papeles, cuentas y libros tocantes a la dicha Hacienda Real después que este Reino se descubrió y los que adelante se ofrecieren e hicieren de nuevo, porque de no sé haber hecho hasta aquí ha habido grandes inconvenientes y no tan buen recaudo en los dichos papeles y cuentas como convenía, y se han quemado y perdido muchos por estar en bohíos y casas de paja; por tanto su señoría mandaba y mandó a los dichos Oficiales Reales, que dentro de seis días, después que les sea notificado, hagan el dicho archivo y le pongan en el dicho aposento, junto con la dicha caja real, para que perpetuamente estén juntos y metan en él, dentro del dicho término, por inventario, todos los papeles, cuentas, recaudas, libros de Hacienda Real que se han hecho en este Reino, después que se descubrió hasta el día de hoy y todo lo demás que fuere menester tocante a la dicha Hacienda Real, y así mandó se les notifique por auto.»

En el Libro de Acuerdos de la Real Audiencia de Santafé, se precisó entonces, que por orden de Andrés Díaz Venero de Leiva, presidente de la corporación y gobernador del Nuevo Reino, "se tenga un archivo en el cual estén todos los papeles, cuentas y libros tocantes a la dicha Hacienda Real después que este Reino se descubrió y los que adelante se ofrecieren y hicieren de nuevo, porque de no sé haber hecho hasta aquí ha habido grandes inconvenientes y no tan buen recaudo en los dichos papeles y cuentas como convenía, y se han quemado y perdido muchos por estar en bohíos y casas de paja..."

1. ¿QUÉ ES EL ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN –AGN-?

El Archivo General de la Nación -AGN-, es una entidad del orden nacional adscrita al Ministerio de Cultura, encargada de la organización y dirección del Sistema Nacional de Archivos -SNA-, de regir la política archivística en Colombia y de custodiar, resguardar y proteger el patrimonio documental del País y ponerlo al servicio de la comunidad.

1.1 Misión

El AGN es un establecimiento público del orden nacional encargado de formular, orientar y controlar la política archivística, coordinar el Sistema Nacional de Archivos, recuperar, conservar y difundir el acervo documental patrimonial del país y el que custodia; y servir a la comunidad fortaleciendo los principios, derechos y deberes constitucionales.

1.2 Visión

En el 2014 nuestra institución habrá logrado dar las bases para articular, asegurar, difundir y ampliar la disponibilidad y acceso a los archivos públicos, históricos y patrimoniales del país, fortaleciendo las relaciones con la ciudadanía y el control social.

1.3 Funciones

De conformidad con lo establecido en el Artículo Segundo de la Ley 80 de 1989, el Archivo General de la Nación tiene las siguientes funciones:

a) Establecer, organizar y dirigir el Sistema Nacional de Archivos, con el fin de planear y coordinar la función archivística en toda la Nación, salvaguardar el patrimonio documental del país y ponerlo al servicio de la comunidad.

b) Fijar políticas y expedir los reglamentos necesarios para organizar la conservación y uso adecuado del patrimonio documental de la Nación, de conformidad con los planes y programas que sobre la materia adopte la Junta Directiva, hoy Consejo Directivo.

c) Seleccionar, organizar, conservar y divulgar el acervo documental que integra el Archivo de la acción, así como el que se le confíe en custodia.

d) Formular, orientar, coordinar y controlar la política

...