Evolucion de la auditoria administrativa

• 1.1 EVOLUCION DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA:

Los estudios administrativos en el siglo XIX y principios del XX prácticamente constituyeron el detonador para enfatizar en la importancia del proceso administrativo y de las funciones sustentadas por el padre de la administración general, Henry Fayol.

En nuestro país fue a finales de los años cincuenta y transcurso de la década de los sesenta y setenta cuando se difundieron en forma más amplia los aspectos generales de la evaluación administrativa. Hoy en día estos conocimientos se siguen enriqueciendo por medio de los institutos profesionales de auditoria, contabilidad y administración, así como mediante las personas interesadas en el tema.

En la de los años sesenta, el contador público comenzó a prestar el servicio de exámenes de tipo administrativo a solicitud de su cliente, lo cual era identificado como auditoria operacional.

En las facultades de contaduría y administración pertenecientes a las diferentes instituciones de enseñanza superior del país, los profesores han contribuido a difundir este tipo de evolución; de esta manera, existen textos editados de manera interna por la Universidad Autónoma de México, el Instituto Tecnológico y de Estudios Superiores de Monterrey (Campus Sonora), todos ellos con un contenido similar, aunque con algunos enfoques y aportaciones personales.

Resulta indispensable que los auditores se preocupan por mantenerse actualizados con respecto a los avances administrativos, ya que ello redundará en una actuación más eficiente en beneficio de su trabajo y de la organización a quien le presten su servicio, ya sea en forma interna o externa.  

Lo principal es considerar que este tipo de evaluación ha representado desde su origen una visión constructiva y de apoyo a las actividades que se desarrollan en las organizaciones, que además es una herramienta de control de gran accesibilidad para todos los involucrados ( auditado, auditor y el ejecutivo que recibe la información).

1.2 CONCEPTO, OBJETIVO Y ALCANCES DE LA AUDITORIA.

• DEFINICION:

Es el examen integral o parcial de una organización con el propósito de precisar su nivel de desempeño y oportunidades de mejora.

• OBJETIVOS:

Constituye en impulsar el crecimiento de las organizaciones, toda vez que permite que revele en qué áreas se  requiere de un estudio más profundo, que acciones se pueden tomar para subsanar deficiencias, como superar obstáculos, como el funcionamiento de las mismas y sobre todo un análisis causa-efecto que concilie en forma congruente los hechos con las ideas.

• LOGROS ESPECÍFICOS:

• DE CONTROL: orientar los esfuerzos de la auditoria y evaluar el comportamiento organizacional de acuerdo a los estándares preestablecidos.
• DE PRODUCTIVIDAD: acciones de la auditoria para optimizar los recursos de acuerdo con la dinámica administrativa instituida por la organización.
• DE ORGANIZACIÓN: que la auditoria apoye la definición de la estructura, competencia, funciones y procesos a través del manejo efectivo de la delegación de auditoria y el trabajo en equipo.
• DE SERVICIO: la manera que la organización esta adentrada en un proceso que la vincula cuantitativa y cualitativamente con las expectativas y satisfacción de sus clientes.
• DE CALIDAD: actuación de la organización en todos sus contenidos y ámbitos que produzca bienes y servicios altamente competitivos.
• DE CAMBIO: transforman a la auditoria en un instrumento que hace más rentable a la organización.
• DE APRENDIZAJE: permiten aprendizaje institucional que pueda similar sus experiencias y oportunidades de mejora.
• DE TOMA DE DECISIONES: traducen la puesta en práctica en un sólido instrumento de soporte al proceso de gestión de la organización.
• ALCANCES: comprende la totalidad de una organización en lo correspondiente a su estructura, niveles, relaciones y formas de actuación, incluye aspectos como:

• Criterios de funcionamiento
• Estilo de administración
• Desarrollo tecnológico
• Nivel de desempeño
• Sistema de calidad

• CAMPO DE APLICACIÓN:

• SECTOR PÚBLICO: se emplea en función de la figura jurídica, atribuciones, ámbito de operación, nivel de auditoria, relación de coordinación, sistemas de trabajo y líneas generales de estrategia.
• SECTOR PRIVADO: la auditoria se utiliza tomando en cuenta la figura jurídica, objetivo, tipo de estructura, elementos de coordinación y relación comercial, sobre algunas características:

• Tamaño de la empresa
• Sector de actividad
• Naturaleza de sus operaciones

• SECTOR SOCIAL: se aplica considerando dos factores:

• Tipos de organización
• Naturaleza de su función

• Auditoria interna

Hay cuatro tipos de auditorías que se hacen internamente

1. Auditoría realizada por el presidente
2. Auditoría realizada por el jefe de la unidad (jefe de división, gerente de planta, gerente de sucursal, etcétera.)
3. Auditoría realizada por el personal de control de calidad.
4. Auditoría mutua de control de calidad.

El presidente de la empresa va en persona a la fábrica y a las diversas oficinas para hacer sus propias observaciones, y se guía por su criterio al examinar los resultados de las actividades de control de calidad.

El jefe efectúa la revisión de control de calidad en los lugares de trabajo que están bajo su propia jurisdicción.

Un director de empresa encargado de control de calidad actúa como dirigente de cuatro o cinco miembros del personal de control de calidad, constituyendo así un grupo de revisión que visita todas las divisiones, fábricas y sucursales, funciona exactamente como lo indica el término. Distintas divisiones de la empresa intercambian sus grupos de revisión. Por ejemplo, el proceso de fabricación y el que le sigue pueden intercambiar miembros de su personal a fin de revisar respectivamente el desempeño del control de calidad de cada proceso.

Al llevar a cabo una auditoría de control de calidad, el primer paso es determinar si se va a examinar la totalidad del esfuerzo de control o solamente algún aspecto limitado, de acuerdo con las directrices que se impartan, preparan y presentan << un informe exploratorio sobre la ejecución del control de calidad>>

El presidente, acompañado por varios miembros de su directiva, visita las plantas, las oficinas y las diversas divisiones de la sede principal, y pide de cada una de las unidades que explique los puntos mencionados a continuación. La explicación debe ir acompañada de cifras. Terminada la explicación, debe haber un periodo de preguntas y respuestas.

La explicación debe incluir lo siguiente:

1. ¿Qué políticas y objetivos han guiado a la unidad al realizar su control de calidad?
2. ¿Qué resultados se han obtenido y mediante que procedimientos? ( El informe no debe contener únicamente resultados. La unidad debe mostrar el proceso mediante el cual los obtuvo. Debe relatar sus esfuerzos como historias de control de calidad.)
3. ¿Qué clase de problemas existen todavía?
4. ¿Con qué políticas y objetivos piensa la unidad proseguir haciendo control de calidad en el futuro?
5. ¿Qué sugerencias desea la unidad transmitir al presidente y al personal de la sede principal?

Es importante recalcar que el presidente tiene que hacer la auditoria personalmente. Si la realiza un presidente ejecutivo en su nombre, los resultados perderán la mitad de su eficacia. Para suplir su inexperiencia, puede hacerse acompañar de consultores y pedirles la ayuda necesaria. Debe ser franco y crear una atmosfera que permita el libre flujo de información y discusión.

La utilización de la auditoria interna como medio de control ha ido incrementándose, particularmente en las medianas y grandes empresas. El éxito de la auditoria interna depende no solo de la actitud de la dirección superior, sino también del grado de aceptación acordado al equipo de trabajo de auditoria por los niveles medio y bajo de la empresa.  

• Auditoría Externa

Se utiliza cuando la empresa no cuenta con los recursos suficientes para sostener un programa interno y cuando se requiere de una opinión de carácter independiente.  Contratado especialmente por una empresa para mejorar ineficiencias operativas, ya sean detectadas por la propia dirección o resultantes de tareas relacionadas con la auditoria tradicional.

Esta consultoría debe ser llevada a cabo por el licenciado en administración de empresas, siempre que cuente con la competencia y pericia técnica para hacerlo.

Para efectuar la consultoría hay que tener en cuenta tres aspectos principales:

1. Un proyecto que incluya el propósito y los recursos (humanos-materiales-técnicos).
2. El tiempo requerido.
3. El dinero de que se dispone.

El proyecto implicara una responsabilidad compartida entre el cliente y el licenciado en administración consultor, se derivará que los funcionarios y subordinados involucrados conozcan y entiendan la actividad que se va a realizar; porque se va a hacer; el plazo disponible para su realización.

Uno de los factores más importantes para el trabajo del consultor, es que el personal participante esté preparado para prestar el servicio que se compromete a dar, ya que, cuando el servicio es el adecuado para el cliente, éste tenderá a utilizar la consultoría en nuevas áreas haciendo una extensión del servicio contratado.

...