Importancia De La Gestion Documental

1. CUÁL ES LA IMPORTANCIA DE LA ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL? Y ¿CÓMO SE REFLEJA SU FINALIDAD EN LAS EMPRESAS, ACTUALMENTE.

La importancia de la administración documental hoy día en las empresas manejan un gran volumen de información que las obliga a crear sistemas ordenados para clasificar los datos y así poder tener un acceso más fácil y rápido, en este instante entra a participar la administración documental porque esta facilita la búsqueda de un documento y ayuda a la conservación del mismo reduciendo costos y espacio, de la misma manera es de mucha importancia aplicar esta administración en todas las empresas ya que así se conserva la memoria corporativa y así las empresas pueden seguir un proceso productivo sin dejar al lado los objetivos establecidos desde el principio de la organización.

Para la toma de decisiones es de gran ayuda la organización documental ya que los documentos almacenados se convierten en un material de consulta para decisiones futuras, esta información debidamente almacenada ofrece una ganancia al tiempo de búsqueda que traduce en una optimización del proceso de trabajo incrementándose la eficiencia organizacional, estos elementos almacenados y ordenados según diferentes aspectos ya sea por fecha, nombre, orden alfabético u otros son básicos para el desarrollo de cualquier investigación sirviendo además de apoyo para cualquier proceso legal.

Si bien es muy importante la sistematización para obtener una mayor eficiencia no debemos olvidar que los documentos físicos son aun necesarios en esta época de tan avanzada tecnología, es así como se hace indispensable el documento para asuntos legales, fiscales, administrativos y que esa sistematización mejora el manejo de documentos en papel, mejoran los archivos en general pero no los elimina ni los obvia que es el error que se tiende a cometer.

Anteriormente se utilizaba el papel como medio para mantener un orden en la información de los pueblos y las entidades, pero con el paso del tiempo esto fue evolucionando hasta llegar a las conocidas redes de información, la sustitución del papel por un documento digital trajo consigo grandes beneficios para la administración de documentos como la reducción de espacio físico de archivo, eliminación de fotocopias y una gran eficiencia en la consulta documental.

El objetivo principal en las empresas en lo que tiene que ver con la organización de archivos es la de tener una información que sea recuperable para su uso en la administración del servicio al ciudadano y como fuente de la historia, es por esto que decimos que los archivos son muy importantes para la administración y la cultura, porque los documentos que los conforman son imprescindibles para la toma de decisiones basadas en antecedentes.

2. MENCIONE AL MENOS 5 ASPECTOS DE LEY 594 DEL 2000 Y 5 ASPECTOS DEL ACUERDO 027 DEL 2006, QUE HAYA IDENTIFICADO EN LA EMPRESA QUE LABORA O QUE CONOCE.

a. Acceso y consulta de documentos, todas las personas tiene derecho a consultar los documentos de archivo público y además expedir copia de los mismos.

b. Salida de documentos, solo el archivo general de la nación podrá, por motivos legales, procesos técnicos especiales o para exposiciones culturales, la salida temporal de documentos de un archivo.

c. Control y Vigilancia, el archivo general de la nación podrá adelantar en cualquier momento visitas de inspección a los archivos de las entidades del estado.

d. Categorización de los archivos públicos, desde el punto de vista de jurisdicción y competencia los archivos se clasifican en archivo general de la nación, del departamento, municipio y distrito.

Los archivos territoriales se clasifican en archivos de entidades de orden nacional, departamental, distrital, metropolitano, municipal y local.

Los archivos según la organización del estado son archivos

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