Ensayo importancia gestion documental

La gestión documental  es muy importante ya que para todo tipo de actividad que se realice en una empresa, o en nuestra vida personal necesitamos tener un respaldo y  un orden de los documentos a utilizar.

 Estos documentos deben ser conservados y guardados  ya que en muchos casos sirven como única prueba existente de lo que realmente paso. Y siendo organizados se evita la perdida de los mismos

Cuando una empresa tiene un gran volumen de documentación es necesario la gestión documental, porque así tenemos la gran ventaja de buscar la información ágilmente y la correcta, al no existir organización nos pasaríamos días, inclusive meses buscando el documento

Este sistema nos permite organizar la documentación siguiendo los parámetros que nos da la ley y optimizándole tiempo y un mayor rendimiento a la empresa, estos documentos deben ser custodiados por personas que sean honestas y que velen por su conservación y recuperación y que no brinden ningún tipo de información a terceros que no tienen nada que ver con la empresa

Con la gestión documental podemos clasificar los documentos por temas ejemplo, facturas, pagares, etc. así se tiene un control verdadero y eficiente

Existen momentos donde ya no hay más espacio físico para nuevos documentos y no se sabe qué hacer con ellos, allí es donde la gestión documental nos permite realizar un proceso de depuración de dichos documentos, por medio de la tabla de retención de la empresa que nos dice cuanto tiempo deben estar allí y si se pueden eliminar o no, todo aprobado por el comité de archivo.

Los documentos son el activo más importante de la empresa, la recepción de los documentos es necesaria ya que por medio de ella nos damos cuenta por ejemplo: de una demanda y si este  documento se perdió  la empresa se verá afectada legalmente.

Una de las actividades que más se manejan diariamente en una empresa es la creación de documentos como certificados, comunicados, memorandos, actas de las reuniones hechas en la empresa, circulares, boletines. Todo esto  es parte del proceso de gestión documental.

Para una correcta implementación de la gestión documental se debe entrar a revisar el estado de los documentos, mirar si existen copias para poder retíralas y hacer más espacio, revisar el espacio físico que tenemos para mirar la ubicación de los documentos y en caso de no haber revisar otras estrategias para implementar la forma de tener todo nuestro archivo bien conservado y que no vaya a sufrir daños, que el personal que lo custodie sea confiable, para garantizar que no se pierdan

El escaneo una herramienta muy necesaria en la gestión documental ya que con esta digitalizamos los documentos ya que con el tiempo se hace menos visible la información.

También se colabora entre dependencias para mantener su archivo de gestión en orden y así facilitar su transferencia cuando cumpla su ciclo. Por eso es importante capacitar a toda la empresa para el ahorro de papel y todo más digital y cuando se imprima que sea en hojas reciclables, así la gestión documental y la empresa le aportan al medio ambiente.

Con la gestión documental controlamos y garantizamos que cada actividad relacionada con los documentos  se haga con eficiencia, responsabilidad y acorde con la ley 594 del 2000.

Con los años la documentación presenta algún tipo de daño físico y las personas encargadas de ellos, deben darle los primeros auxilios a los documentos para que no sean un impedimento en la realización de las actividades de la empresa y en caso de los documentos sean muy importantes y que no se puedan recuperar se debe contactar un profesional ya que es de vital importancia para la empresa recuperarlos, Igual se debe hacer una copia de ellos porque eso ahorraría costos.

 La gestión documental mejora la productividad de las empresas,  ya que toda empresa sea pequeña o grande maneja información.

Es importante que todos los documentos después de cumplir su tiempo en el archivo de gestión, pasen a el archivo central para futuras consultas, por ejemplo: de cuanto ganaba usted cuando trabajo en el año 1980 en la empresa.

La gestión documental también es importante para controlar la prestación de un documento a un empleado o cualquier persona que lo solicite ya que queda en el registro que se llena al retirar el documento del archivo y así somos eficaces en el saber si se devolvió o no y tomar las medidas correspondientes en este caso.

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