Importancia de la gestión documental y su relación con la ética

IMPORTANCIA DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL Y SU RELACIÓN CON LA ÉTICA.

Actualmente la gestión documental reúne actividades que permiten ordenar y controlar documentos y registros administrados en la gestión de instituciones y velar por dar el cumplimiento de los requisitos de la normatividad legal aplicable, siendo esto factor determinante para establecer la fecha de su creación, eliminación o conservación definitiva, convirtiéndose así en un elemento clave para la optimización de los procesos, por lo que la responsabilidad del personal encargado de estas tareas es fundamental para garantizar el ciclo de vida de los documentos.

Toda institución debe fomentar la ética como instrumento fundamental para el desarrollo del perfil profesional aplicado en las diversas áreas de trabajo, como gestores documentales, recae sobre nosotros la responsabilidad de las buenas prácticas de documentación, ya que se nos está formando como personas idóneas que posibilitan resultados positivos y dan lugar a muchos beneficios para la entidad en la cual estemos laborando. La orientación como estudiantes que recibimos diariamente de nuestros instructores ayudan a aclarar esos interrogantes éticos que se relaciones en los entornos laborales, un entorno de importancia donde la ética es vital para su buen desarrollo son los procesos de investigación documental, en los cuales se deba hacer recolección de datos de manera responsable por parte de seres humanos, que deben ser precisos, por ende que la ética en la investigación es fundamental, ya que muchas veces de ella depende el éxito de una investigación.

También es preciso mencionar los principios éticos que se deben considerar en las investigaciones documentales desarrolladas por seres humanos.

Inicialmente el Principio de autonomía que deberá siempre tener en cuenta, la dignidad, el respeto en su autonomía y defender su vulnerabilidad.

El principio de beneficencia también es importante porque considera los riesgos y beneficios, tanto reales como potenciales, individuales o grupales, garantizando el máximo de beneficios y daños mínimos de riesgo, así mismo el principio de no maleficencia que garantiza que los daños evidentes sean eludidos, equilibrando los beneficios que puedan lograrse con el posible riesgo o daño.

Un principio clave en las investigaciones es el de la justicia e igualdad, observando la importancia de las investigaciones documentales en las que los beneficios primen y se minimice la vulnerabilidad de los mismos, lo que garantiza también la consideración de intereses involucrados, sin perder el sentido a nivel socio-humanitario.

Todos estos principios éticos hacen que al ser aplicados en la gestión documental, se desarrollen actividades de organización, análisis, recuperación y almacenamiento de documentos, dentro de las instituciones u organizaciones, cumpliendo con el ciclo vital de los documentos.

Las etapas del ciclo documental o las llamadas etapas de la gestión

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