MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE ARCHIVO

OFICINA DEL ARCHIVO CENTRAL DE

DE CONCENTRACION

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OFICINA DE ARCHIVO CENTRAL DE CONCENTRACION

L  I  N  E  A  M  I  E  N  T  O  S

1. DECRETO DE CREACIÓN DEL ARCHIVO GENERAL DEL ESTADO, 1952.

1. LEY DEL SISTEMA ESTATAL DE ARCHIVOS DE CHIAPAS, P.O. 276. 20 DE OCTUBRE DE 1993.

1. REGLAMENTO DEL SISTEMA ESTATAL DE ARCHIVOS. P.O. 348 DEL 6 DE NOVIEMBRE DE 1994.

1. REQUISITOS BÁSICOS PARA LA RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS ENVIADOS POR DEPENDENCIAS PÚBLICAS ESTATALES. 16 DE JULIO DE 1993.

1. REGLAMENTO INTERNO DE SERVICIO DE PRÉSTAMO DOCUMENTARIO DEL ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN. 20 DE JULIO DE 1993.

1. REGLAMENTO INTERNO PARA LA RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS DE ARCHIVOS DE TRÁMITE DE LAS INSTITUCIONES PÚBLICAS ESTATALES AL ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN. 27 DE JULIO DE 1993.

1. CRITERIOS BÁSICOS PARA DEPURACIÓN PRELIMINAR EN LOS ARCHIVOS DE TRÁMITE. 30 DE JULIO DE 1993.

1. BOLETINES INFORMATIVOS EMITIDOS POR EL ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN.

1. LIBROS EN MATERIA ARCHIVÍSTICA Y ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS.

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D    E    S    C    R    I    P    C    I    O   N

DEPARTAMENTO DE ARCHIVO GENERAL DEL ESTADO

1. RECIBE DE LA  DEPENDENCIA OFICIO ORIGINAL Y COPIA DE SOLICITUD DE PRÉSTAMO DE DOCUMENTOS, SE ENTERA Y TURNA COPIA CORRESPONDIENTE   A LA OFICINA DE ARCHIVO CENTRAL DE CONCENTRACIÓN, ARCHIVA ORIGINAL.

OFICINA DE ARCHIVO DE CONCENTRACION

1. RECIBE COPIA DEL OFICIO DE SOLICITUD DE PRESTAMO DE DOCUMENTOS OFICIALES, SE ENTERA Y PROCEDE A BUSCAR LO SOLICITADO DENTRO DE LOS FONDOS DOCUMENTALES QUE LES CORRESPONDA Y ARCHIVA COPIA DE OFICIO

1. LOCALIZADO EL DOCUMENTO SOLICITADO ANEXA “VALE DE PRÉSTAMO DE DOCUMENTOS” Y TURNA ESTOS DE MANERA ECONOMICA.

DEPARTAMENTO DE ARCHIVO GENERAL DEL ESTADO

1. RECIBE DOCUMENTACIÓN SOLICITADA Y FORMATO “VALE DE PRESTAMO DE DOCUMENTOS”, LLENA ESTE ULTIMO Y ELABORA OFICIO DE ENVÍO EN ORIGINAL Y DOS COPIAS, FIRMA Y DISTRIBUYE DE LA SIGUIENTE MANERA:

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OFICINA DE ARCHIVO CENTRAL DE CONCENTRACION

1. RECIBE COPIA DE OFICIO  FORMATO “VALE DE PRÉSTAMO DE DOCUMENTOS” DEBIDAMENTE REQUISITADOS Y ARCHIVA DOCUMENTOS.

1. POSTERIORMENTE RECIBE DE MANERA ECONOMICA DE LA DEPENDENCIA SOLICITANTE, A TRAVÉS DEL DEPARTAMENTO DE ARCHIVO GENERAL DEL ESTADO, LA DOCUMENTACIÓN CONSULTADA Y LO INTEGRA AL FONDO DOCUMENTAL QUE LE CORRESPONDE

1. UNA VEZ INTEGRADO EL DOCUMENTO, EXTRAE DEL ARCHIVO EL FORMATO “VALE DE PRESTAMO” Y LO DESECHA.

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INSTRUCTIVO DE LLENADO VALE DE PRESTAMO DE DOCUMENTOS

• SE ANOTARA EN LOS ESPACIOS CORRESPONDIENTES, LO SIGUIENTE:

1. NÚMERO DE FOLIO

1. CANTIDAD DE DOCUMENTO A SOLICITAR

1. NOMBRE DE LA DEPENDENCIA QUE LO SOLICITA

1. NOMBRE DE LA CLASIFICACIÓN DEL DOCUMENTO

1. NOMBRE DEL DOCUMENTO

1. FECHA EN QUE SE ENTREGA EL DOCUMENTO

1. FECHA DE LA DEVOLUCIÓN DEL DOCUMENTO

1. NOMBRE Y FIRMA DEL ENCARGADO DE LA DOCUMENTACIÓN

1. NOMBRE Y FIRMA DEL SOLICITANTE

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         DEPARTAMENTO DE ARCHIVO GENERAL DEL ESTADO

1. RECIBE  DE LAS DEPENDENCIAS ORIGINAL Y COPIA DE SOLICITUD DE RECEPCION

        DE DOCUMENTOS, RECIBE Y TURNA.

OFICINA DE ARCHIVO CENTRAL DE CONCENTRACION

1. A TRAVES  DEL  DEPARTAMENTO  DE ARCHIVO  GENERAL DEL  ESTADO RECIBE DE  LAS  DIFERENTES  DEPENDENCIAS  GUBERNAMENTALES    COPIA   DEL  OFICIO  DE SOLICITUD   DE   RESGUARDO  PARA   LA   CONSERVACION  DE  DOCUMENTOS,  SE ENTERA Y ARCHIVA COPIA.

1. POSTERIORMENTE   SE   TRASLADA  A   LA   DEPENDENCIA   SOLICITANTE,   REVISA    LOS DOCUMENTOS  Y  DETERMINA  SI   CUMPLE  LOS  REQUISITOS  ESTABLECIDOS PARA LA CUSTODIA.

¿CUMPLEN CON LOS REQUISITOS?

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       NO.  COMUNICA  DE  MANERA  ECONOMICA  A  LA  DEPENDENCIA  SOLICITANTE  DEL        

                INCUMPLIMIENTO  DE  LOS  REQUISITOS  Y  SE  LE  OTORGA  UNA   PRORROGA

                QUE  CUMPLA CON LAS OBSERVACIONES REALIZADAS. CONTINUA OPERACION

                NUMERO 4.

       SI.     COMUNICA    DE   MANERA   ECONOMICA    AL   DEPARTAMENTO   DE  ARCHIVO

                 GENERAL   DEL   ESTADO   QUE    LA   DOCUMENTACION    CUMPLE   CON   LOS

                 REQUISITOS   Y  QUE   PUEDEN  SER   ENVIADOS   AL  ARCHIVO   CENTRAL  DE

                 CONCENTRACION. CONTINUA OPERACIÓN  NUMERO 5.

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D    E    S    C    R    I    P    C    I    O    N

1. RECIBE    DE    MANERA    ECONOMICA,   DE    LA    DEPENDENCIA    SOLICIANTE    EL

COMUNICADO  DE  LA     CORRECCIÓN  DE  LOS REQUISITOS  Y  PROCEDE DE IGUAL MANERA A LA OPERACIÓN NUMERO 3.

1. ELABORA     EN    ORIGINAL    Y    DOS    COPIAS   OFICIO   DE   ACEPTACION   DE   LA

DOCUMENTACION, RECABA FIRMA Y DISTRIBUYE DE LA SIGUIENTE MANERA:

1. RECIBE DE LA DEPENDENCIA CORRESPONDIENTE, LA DOCUMENTACION ACEPTADA

E INTEGRA AL FONDO DOCUMENTAL QUE PERTENECE.

D    E    S    C    R    I    P    C    I    O    N

OFICINA DE ARCHIVO CENTRAL DE CONCENTRACION

1. DE LA DOCUMENTACIÓN REZAGADA, PROCEDE A IDENTIFICAR PARA DETERMINAR A QUÉ FONDO DOCUMENTAL PERTENECE Y SE FORMAN GRUPOS PLENAMENTE IDENTIFICADOS DE CADA UNA DE LAS DEPENDENCIAS.

1. REVISA AL INTERIOR DE CADA UNO DE LOS GRUPOS DOCUMENTALES PARA DETERMINAR CUALES SON FACTIBLES DE CONSERVACIÓN Y RESGUARDO.

1. SELECCIONADA LA DOCUMENTACIÓN, PROCEDE A APLICAR UN SISTEMA DE CLASIFICACIÓN QUE VAYA A CORDE A LA NATURALEZA Y CONTENIDO DE LA INFORMACIÓN.

1. ELABORA INVENTARIO EN ORIGINAL Y COPIA DE LA DOCUMENTACIÓN SELECCIONADA Y DEBIDAMENTE CLASIFICADA, ARCHIVA ORIGINAL Y LA INTEGRA EN CADA UNA DE LAS CAJAS DE ARCHIVO DE CADA GRUPO.

1. ELABORA CATÁLOGO DE EXPEDIENTES EN ORIGINAL, CON LA FINALIDAD DE CONTAR CON LA DEBIDA INFORMACIÓN DE CADA UNO DE LOS DOCUMENTOS ORGANIZADOS PARA SU PRONTA LOCALIZACIÓN Y PROPORCIONAR UN EFICIENTE SERVICIO DE CONSULTA A LAS DEPENDENCIAS, QUEDA EN USO PARA LA BÚSQUEDA DE CUALQUIER DOCUMENTO.

OFICINA DE PROCESOS TECNICOS

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OFICINA DE PROCESOS TECNICOS

L   I   N   E   A   M   I   E   N   T   O   S

1. LEY DEL SISTEMA ESTATAL DE ARCHIVOS DE CHIAPAS, PERIÓDICO OFICIAL NÚMERO 276, DEL 20 DE OCTUBRE DE 1993,  

1. REGLAMENTO DE LA LEY DEL SISTEMA ESTATAL DE ARCHIVOS DE CHIAPAS, P.O. 348, DEL 16 DE NOVIEMBRE DE 1994.

1. MANUAL DE ORGANIZACIÓN DE LA SECRETARÍA DE GOBIERNO.

1. REGLAMENTO DEL ARCHIVO GENERAL DEL ESTADO. (ANTEPROYECTO)

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D    E    S    C    R    I    P    C    I    O    N

OFICINA DE PROCESOS TECNICOS

1. ELABORA DOCUMENTACIÓN NORMATIVA DEL ARCHIVO GENERAL DEL ESTADO EN ORIGINAL: CON EL FIN DE CONTROLAR LA RECEPCIÓN DE LOS DOCUMENTOS QUE ENVÍAN LAS DIFERENTES DEPENDENCIAS Y ENTIDADES ESTATALES, ANEXANDO FORMATO DE DOCUMENTOS DE LAS DEPENDENCIAS Y ENTIDADES ESTATALES.

A).   REQUISITOS BÁSICOS PARA LA RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS ENVIADOS POR LAS INSTITUCIONES PÚBLICAS ESTATALES.

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