Problematica

INTRODUCCIÓN

Muchas veces al referirnos a compras utilizamos también la palabra adquisición, comprar o adquirir, para fines prácticos es igual pero debemos tener claro que no es lo mismo. Una compra es una adquisición pero una adquisición no necesariamente se da por medio de una compra. Adquirir significa hacerse dueño de algún objeto material o de algún derecho. Una adquisición puede darse por varias vías, como lo son que nos hayan regalado dicho objeto o derecho, que nos lo hayan heredado, que hayamos hecho un trueque para conseguirlo, y otra de las vías para realizar una adquisición es la compra, la cual involucra un desembolso monetario, es decir un pago por la obtención de la propiedad de un bien o derecho.

Por otro lado un abastecimiento implica realizar compras de manera cíclica y su función es asegurar que haya los recursos materiales que la empresa requiere para su funcionamiento, el abastecimiento abarca la compra, recepción y almacenamiento (mediante el control y rotación de inventarios) de los recursos materiales. En las empresas las compras no se realizan por gusto, sino que son resultado del surgimiento de una necesidad (la cual tiene que ver con el logro de los objetivos de la empresa). Dicha necesidad debe de ser detectada y ubicada dentro de la empresa para así poder justificar que se efectué una compra que satisfaga dicha necesidad.

Una vez detectada y justificada la necesidad el siguiente paso para realizar una buena compra (y de hecho por mucho el momento clave de las compras) es la elección del mejor proveedor, para lo cual debemos primero tener varias opciones de los proveedores que puedan satisfacer nuestras necesidades. Una vez teniendo nuestras opciones de proveedores evaluaremos sus cualidades, las calidades que ofrecen, sus precios, el tiempo de entrega de los materiales y los tipos de financiamiento que tienen; en base a todo lo anterior se seleccionará al proveedor que mejor se acople y mejor satisfaga las necesidades de nuestra empresa y se efectuara la compra.

I CAPITULO: ORIGEN DE LAS COMPRAS

El acto de comprar es uno de los más antiguos de la humanidad, cuando en la edad de piedra se les ocurrió intercambiar una cosa con otra (o mejor conocido como trueque), por lo que nacen las compras y las ventas.

En 1961, en los Estados Unidos de Norteamérica empezaba a hablarse de la administración de materiales, hasta que después de 20 años la administración y control de compras maduró.

En México, dicha administración era incipiente y lacerante en cuanto a su manejo, ya que el 90% de las empresas que operaban eran simplemente departamentos de coloca pedidos, las requisiciones llegaban con proveedores ya escogidos en las áreas técnicas, negociaciones ya elaboradas por otras personas, faltando solo el papeleo administrativo que realizaba el llamado departamento de compras.

Por lógica, las personas encargadas de esos departamentos eran prácticas, no contaban con preparación en el manejo del área en la que se encontraban; las funciones que realizaban estaban completamente desligadas de la función de compras y, en general, la organización de la función misma estaba mal ubicada y completamente fuera de lugar y de control.

Hoy en día muchos empresarios se han dado cuenta de la anterior situación, por lo que deciden cambiar sus administraciones, hacer que su personal se prepare mejor e involucrarlos más en otras funciones afines.

Pero, cuando los empresarios quisieron hacer que su personal se prepare mejor e involucrarlos más sobre el área, resultó ser un verdadero desastre: los modelos norteamericanos de funciones, flujograma, y jerarquía mal aplicada, desenlazaron en departamentos de abastecimiento, aprovisionamiento, proveeduría, suministros, y hasta de adquisiciones. Todos ellos conforman la actividad misma de compras.

Pero, ¿Qué es comprar?; Es adquirir una cosa a cambio de cierta cantidad de dinero. Esta descripción nos conlleva al proceso administrativo; el departamento de compras lleva un papel muy importante dentro de la administración de operaciones, por lo que es necesario introducirnos en este tema.

II CAPITULO: DEFINICIÓN Y CONCEPTO DE LA ADMINISTRACIÓN DE COMPRAS

2.1 DEFINICIÓN

Iniciaremos partiendo de la idea de que las compras tratan sobre el aprovisionamiento de los requerimientos de una empresa o institución en las mejores condiciones y en el momento oportuno. Podemos definir la palabra comprar de la siguiente manera: “La función de efectuar todas los suministros, materia prima y herramientas requeridas para una empresa en el momento oportuno” (Mecinas, 1999).

La palabra compras proviene del latín comparare que significa cotejar y se interpreta como adquirir algo por dinero. Se completa con el vocablo adquisición, del latín adquisitio y onis, acción de adquirir.

Una empresa que decide comprar materiales en lugar de fabricarlos o integrar verticalmente debe administrar una función de compras. Tomando en cuenta la definición del proceso administrativo de Terry y Franklyn: “La aplicación de la planeación, organización ejecución y control por medio de los cuales se administra un gerente”, se estructura el proceso de la administración de compras.

Se define a la administración de compras como la tarea del departamento que está enfocada al costo del inventario y la transportación, la disponibilidad del abasto y la calidad de los proveedores. Por lo tanto, contiene también, planeación, organización, dirección y control.

2.2 CONCEPTOS DE COMPRAS

Se define de la siguiente manera: adquirir bienes y servicios de la calidad adecuada, en el momento y al precio adecuado y del proveedor más apropiado.

Dentro del concepto de empresa moderna las compras se deben manejar por un departamento especializado que debe formara parte de la propia organización de la compañía.

III CAPITULO: ELEMENTOS Y CLASIFICACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN DE LAS COMPRAS

3.1 ELEMENTOS DE LAS COMPRAS

Son cuatro los elementos que conforman a la compra y son:

a) Comprador

b) Convenio

c) Objeto y o servicio

d) Vendedor

3.2 CLASIFICACIÓN

3.2.1 Clasificación según bienes y servicios:

Bienes y Servicios: Las personas de una sociedad adquieren en el mercado distintos bienes y servicios con el objetivo de satisfacer sus necesidades.

Bienes: Son mercancías u objetos y pueden clasificarse de varias maneras. Vamos a enumerar algunas de las posibles clasificaciones de los bienes (la mayoría de los autores normalmente mencionarán muchas otras)

3.2.2 Clasificación según se encuentren disponibles:

Bienes escasos: No están disponibles libremente y son los que generalmente se adquieren en el mercado.

Bienes libres o abundantes: Si bien son necesarios para satisfacer necesidades, los mismos están disponibles libremente en la naturaleza o al alcance.

3.2.3 Clasificación según puedan o no ser trasladados:

Bienes muebles: Son aquellos que pueden ser transportados de un lugar al otro. Por ejemplo una computadora.

Bienes inmuebles: son aquellos que no pueden ser trasladados, por ejemplo una vivienda.

3.2.4 Clasificación según la variación de la demanda respecto a la variación del ingreso:

Bienes normales: Una aumento del ingreso genera un aumento en la demanda. Por ejemplo los bienes de lujo, entretenimientos, etc.

Bienes inferiores: Un aumento del ingreso genera una disminución en la demanda.

Servicios: Un servicio es la realización de una actividad por parte de un prestador (de servicios). A diferencia de un bien, los servicios son intangibles.

Servicios Públicos: En el caso de los servicios públicos, los mismos son prestados hacia la comunidad en general, aunque no necesariamente por parte del estado. Ejemplos de este tipo de servicios son los transportes públicos, la electricidad, las comunicaciones, etc.

IV CAPITULO: OBJETIVOS Y CARACTERISTICAS DE LA ADMINISTRACIÓN DE LAS COMPRAS

4.1 OBJETIVOS

Para que una empresa o institución pueda lograr un aprovisionamiento óptimo de materiales, es necesario se cumplan los siguientes objetivos:

• Calcular las necesidades de aprovisionamiento de la empresa.

• Mantener la continuidad de abastecimiento.

• Garantizar un inventario suficiente para no caer en desabasto.

• Hacerlo con la inversión mínima en existencia.

• Evitar duplicidades, desperdicios e inutilización de los materiales.

• Mantener los niveles de calidad en los materiales, basándose en lo adecuado de los mismos para el uso a que se destinan.

• Procurar materiales al precio más bajo posible compatible con la calidad y el servicio requeridos.

• Mantener la posición competitiva de la empresa y conservar el nivel de sus beneficios en lo que a costos de material se refiere.

• Reducir al máximo los costos de almacenamiento, por lo que el inventario no puede ser obsoleto, insuficiente y sobretodo cuidar las mermas por

4.2 CARACTERÍSTICAS

El área de compras es la encargada de adquirir productos y gestionar los servicios necesarios para el

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