Auditoria Administrativa

Introducción

En forma sencilla y clara, escribe Holmes:

"... la auditoría es el examen de las demostraciones y registros administrativos. El auditor observa la exactitud, integridad y autenticidad de tales demostraciones, registros y documentos."

Por otra parte tenemos la conceptuación sintética de un profesor de la universidad de Harvard el cual expresa lo siguiente:

"... el examen de todas las anotaciones a fin de comprobar su exactitud, así como la veracidad que dichas anotaciones producen."

Tomando en cuenta los criterios anteriores podemos decir que la auditoria es dinámica, la cual debe aplicarse formalmente toda empresa, independientemente de su magnitud y objetivos; aun en empresas pequeñas, en donde se llega a considerar inoperante, su aplicación debe ser secuencial constatada para lograr eficiencia.

AUDITORIA ADMINISTRATIVA

Es el examen metódico y sistemático que permite evaluar en forma integral o parcial a una organización con el propósito de evaluar el nivel de rendimiento o desempeño de las diferentes áreas o niveles funcionales de ésta. Así como su interrelación con el medio ambiente.

La Auditoria de Gestión nos permitirá obtener una valiosa información respecto a los sistemas de control y procesos en las diferentes áreas o niveles funcionales de la empresa permitiéndonos medir el nivel de desempeño de éstas, constituyendo una valiosa herramienta en la gestión empresarial.

Al efectuar la Auditoría de Gestión es importante tener un enfoque sistémico de la organización el cuál nos permitirá determinar las fortalezas, debilidades, amenazas y oportunidades de la empresa, así como determinar otros indicadores valiosos de gestión.

La auditoría administrativa involucra una revisión de los objetivos, planes y programas de la empresa, su estructura orgánica y funciones, sus sistemas, procedimientos y controles, el personal y las instalaciones de la empresa y el medio en que se desarrolla, en función de la eficiencia de operación y el ahorro en los costos.

La auditoría administrativa puede ser llevada a cabo por el profesional en administración de empresas y otros profesionales capacitados, incluyendo al contador auditor preparado en disciplinas administrativas o, respaldado por otros especialistas.

El resultado de la auditoría administrativa es un informe sobre la eficiencia administrativa de toda la empresa o parte de ella.

Objetivos de la Auditoria Administrativa

• Evaluar el nivel de desempeño de los recursos de la empresa y los niveles de gestión funcional en la organización.

• Examinar los métodos y procedimientos utilizados en el control y operaciones de la empresa en las diversas áreas, observando el grado de confiabilidad y eficacia.

• Conocer el entorno o medio ambiente de la empresa, su interrelación e interactuación con ésta.

• Servir de base o plataforma para elaborar los planes empresariales (tácticos y estratégicos) que pueden ser operativos y corporativos.

• Base para buscar un mayor desarrollo organizacional a fin de elevar la cultura organizacional.

• Determinar los problemas y las potencialidades de la empresa a fin de tomar medidas correctivas o tomar acciones que permitan elevar el nivel de desempeño alcanzado.

• Establecer planes empresariales adecuados.

Objetivos de la Auditoria Administrativa:

• Control: Orientan los esfuerzos en su aplicación y poder evaluar el comportamiento organizacional en relación con estándares preestablecidos.

• Productividad: Dirigen las acciones para optimizar el beneficio de los recursos de acuerdo con la dinámica administrativa establecida por la organización.

• Organización: Determinan que su curso apoye la definición de la competencia, funciones y procesos a través del manejo efectivo de la delegación de autoridad y el trabajo en equipo.

• Servicio: Representan la manera en que se puede comprobar que la organización posee un proceso que la enlaza cualitativamente y cuantitativa con las expectativas y satisfacción de sus clientes.

• Calidad: Orientan que tienda a elevar los niveles de desempeño de la organización en todos sus contenidos y ámbitos- con el fin de producir bienes y servicios altamente competitivos.

• Cambio: Transforman en un instrumento que hace más transparente y receptiva a la organización (flexibilidad.)

• Aprendizaje: Permiten que se transforme en un mecanismo de aprendizaje institucional con el fin de que la organización pueda asimilar sus experiencias y las capitalice para convertirlas en oportunidades de mejora.

• Toma de decisiones.

AREAS DE APLICACIÓN DENTRO DE LA EMPRESA

PROCESO ADMINISTRATIVO

PLANEACIÓN

Visión

Misión

Objetivos

Metas

Estrategias / tácticas

Procesos

Políticas

Procedimientos

Programas

Enfoques

Niveles

Horizontes

DIRECCIÓN

Liderazgo

Comunicación

Motivación

Grupos y equipos de trabajo

Manejo del estrés, el conflicto y la crisis

Tecnología de la información

Toma de decisiones

Creatividad e innovación

ORGANIZACIÓN

Estructura organizacional

División y distribución de funciones

Cultura organizacional

Recursos humanos

Cambio organizacional

Estudios administrativos

Instrumentos técnicos

CONTROL

Naturaleza

Sistemas

Niveles

Proceso

Áreas de aplicación

Herramientas

Calidad

ELEMENTOS ESPECÍFICOS

Adquisiciones

Almacenes e inventarios

Asesoría externa

Asesoría interna

Coordinación

Distribución del espacio

Exportaciones

Globalización

Importaciones

Informática

Investigación y desarrollo

Marketing

Operaciones

Proveedores

Proyectos

Recursos financieros y contabilidad

Servicio a clientes

Servicios generales

Sistemas

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• Operaciones de la empresa

• Medición de la Productividad

• Medición de Ventas

• Estrategia para realizar mejoras

• Consideración sobre los Competidores

• Estudios de Mercado

• Alineación de objetivos de ventas y objetivos de mercadeo

• Comunicación

• Medición de la Productividad: las operaciones de la empresa deben ser medidas y registradas para realizar una acertada toma de decisiones. La productividad, siendo la relación que existe entre la cantidad total de bienes y servicios que se producen y los insumos utilizados- no es de gran dificultad medir, principalmente porque los gastos de la empresa no son muy altos.

Los insumos que incurre la empresa constituye principalmente de los gastos de oficina (gastos básicos como la electricidad) y el personal. El producto que se obtiene es un trabajo especializado de diseño.

La empresa para mantener una alta productividad, cuando recibe el proyecto, realiza una estimación del tiempo que tomara, y realiza una cotización en base al listado determinado de precios. Las socias aprueban la cotización y se realiza el proyecto en el tiempo estipulado, es decir, se puede realizar una medición IMMEDIATA sobre cada proyecto. (Referirse a anexo (d))

El tamaño de la empresa facilita que se mantenga un cierto grado de informalidad en cuanto al tema de la medición de productividad cuando nos referimos específicamente a la producción del trabajo ya que se lleva un control de cumplimiento de asignaciones donde lo más importante es el seguimiento de las tareas asignadas a cada uno de los diseñadores de la empresa. (Referirse al anexo (e)).

Este control se realiza con un tablero donde se señala para cada diseñador la tarea por cliente asignada. Dado que tiempo de ejecución de cada tarea es dependiente de la complejidad, no existe una fecha límite de entrega. Esto es debido a que en ocasiones algunos trabajos son tan sencillos que se pueden entregar el mismo día, tal es el caso de un diseño de un logo pequeño y sencillo, y en ocasiones es un tema de varios meses, más cuando se trata de entregar una revista que contiene una cierta información.

• Medición de ventas:

o Cada semana se realiza una reunión donde participan todos los miembros de la empresa (recordemos que son 4) y en ella se revisa el cumplimiento de las asignaciones encargadas, entregadas y cobradas. En situaciones donde no se ha cumplido con alguna asignación se procede a indagar con el diseñador a cargo la razón donde sale a relucir normalmente que esto se debe a un retraso provocado por el cliente, ya que el debe aprobar el diseño o el trabajo solicitado antes de proceder al diseño final y elaboración. Este es un paso que no puede ser omitido ya que el trabajo finalizado que no es aceptado o revisado previamente por el cliente puede no contar con el aval de este último lo que provocaría una pérdida en lo referente materiales, tiempo y esfuerzo empleado.

o No existe una previsión de ventas a realizar como parte de un plan comercial de ventas para el año, en su lugar se ha optado por el señalar al vendedor (solo hay uno) que debe mantener una venta

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