AUDITORIA ADMINISTRATIVA

TALLER

1. Cuál es el proceso entre el auditor y el auditado:

Los auditores internos del sistema de gestión de calidad, deben cumplir con determinadas cualidades; entre las que se encuentran las personales conocimiento y habilidades, de manera que las auditorías realizadas por estos sean lo más confiable. Estas cualidades se describen a continuación:

• Atributos personales: Ética, diplomacia, observador, perceptivo, versatilidad, tenacidad, decisión y seguridad

• Conocimientos y habilidades: Estos deben estar relacionados con: Principios, procedimientos técnicas de auditoría, documentos de sistemas de gestión de calidad y de referencia, situaciones de la secretaria, normas legales y reglamentos.

• Conocimiento de la terminología, los principios de la gestión de la calidad y su aplicación

• Conocimiento de herramientas, características técnicas de los procesos, productos y practicas especificas de la dirección general de la administración entrenamiento y experiencia en la realización de auditorias

El auditor debe actuar con cierto grado de humildad evitando dar la impresión de estar al corriente de una información privilegiada sobre nuevas tecnologías a fin de actuar en de previsiones rectas y un porcentaje de riesgo debidamente fundamentado. (Si conocemos alguna tecnología de primer orden debemos tener un cierto grado de humildad, que no se salga de la realidad [decir que ya sabemos esto.

El auditor tanto en sus relaciones con el auditado como con terceras personas deberá en todo momento, deberá actuar conforme a las normas implícitas o explícitas de dignidad de la profesión y de corrección en el trato personal. (Que en todo momento, como cuando estamos en el bar, cafetería, o fiesta por que los auditores tienen la responsabilidad).

El auditor deberá facilitar e incrementar la confianza de auditado en base a una actuación de transparencia, en su actividad profesional sin alardes científico- técnico, que, por su incomprensión, pueden restar credibilidad a los resultados obtenidos y a las directrices aconsejadas.

¿Qué debe considerar el auditor cuando audita un proceso?

El auditor debe plantear preguntas basadas en la definición de un proceso en la norma ISO 9001:2000 pero transformarla para la situación actual de modo que el auditado pueda entender que es lo que el auditor quiere saber. Algunos de esos ingredientes básicos son:

• el objetivo: ¿cuál es la intención del proceso?

• la entrada: ¿qué es lo que va a ser tratado? ¿de dónde viene?

• las actividades: ¿qué se hace en esos pasos particulares?

• la salida: ¿qué sucede con la entrada? ¿cuál es el resultado? ¿a dónde va? ¿el resultado está alineado con el objetivo/intención?

• los recursos: ¿qué es necesario para las actividades en términos de personal, información, equipo, etc.? ¿los recursos necesarios están disponibles?

• el seguimiento/medición: ¿a que se le da seguimiento o se mide para ver que las actividades se desarrollan como se pretende? ¿Los parámetros seleccionados para dar seguimiento o medir son adecuados? ¿existe algún arreglo particular como una inspección?

• el análisis: ¿qué se hace con la información recolectada del seguimiento o la medición de las actividades? ¿quién lo realiza?

• la mejora: ¿la mejora del proceso está incluida en el programa de auditoría como mejora continua? El auditor debe darse cuenta de que no todos los procesos pueden ser mejorados simultáneamente; el auditor debe priorizar.

Para obtener información general, el auditor debe encontrar quién es el responsable del proceso, pero debe estar consciente de que la norma ISO 9001:2000 no requiere un “dueño de proceso” formal”.

Desacuerdo entre el auditor y el auditado sobre cuál es la manera “correcta” de implementar el enfoque basado en procesos

No existe una manera universalmente “correcta” de implementar el enfoque basado en procesos. El auditor y el auditado deben estar consientes de que la aplicación del enfoque basado en procesos será diferente de organización a organización, dependiendo el tamaño y la complejidad de la organización y sus actividades. Se debe dar una consideración especial a las pequeñas y medianas empresas, para que el auditor no requiera o defina muchos procesos de modo que la aplicación del enfoque basado en procesos resulte una barrera en vez de un beneficio para estas empresas. Si todos los requisitos de la cláusula 4.1 se cumplen no se debe levantar un RNC.

El auditor y el auditado deben entender que lo que realmente importa es que el auditado

• opere con un flujo de actividades bien definido, consistente, eficaz y eficiente, incluyendo la mejora continua para lograr la satisfacción de las partes interesadas,

• tenga una clara estrategia de futuro, y

• tenga el derecho de discordar con la posible interpretación subjetiva que haga el auditor sobre los requisitos de la norma

El auditor en su proceso de auditoría, debe limitarse a observar e informar las diferentes situaciones encontradas en la auditoría.

En el desarrollo de una auditoria, el auditor, si encuentra anomalías, nunca debe recriminar, dar órdenes o decir a las personas auditadas cómo se deben hacer las cosas.

El trabajo del auditor debe limitarse a observar y evaluar los procedimientos, y de encontrar alguna falla o inconsistencia, hacer las anotaciones y plasmarlo en su informe.

Las correcciones y observaciones, lo mismo que las estrategias a seguir, serán responsabilidad de la administración, mas no del auditor. El auditor sólo deberá realizar su trabajo, y de acuerdo a los resultados, presentar a la administración las anomalías, irregularidades y las sugerencias y alternativas de solución.

Es muy importante que el auditor siempre tenga esto presente, de lo contario, causará una ambiente negativo dentro de la empresa o área objeto de auditoría.

Durante el proceso de observación y recopilación de evidencias e información, se debe tener mucho cuidado de no entrometerse en absoluto en las funciones del personal auditado. No debe decir al personal auditado si las cosas están bien hechas o mal hechas. No se debe criticar

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