CASO COSTOS DE IMPLEMENTACIÓN DE ERP

CASO COSTOS DE IMPLEMENTACIÓN DE ERP

La empresa cuenta con la siguiente tecnología de Información:

Infraestructura en Hardware

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Infraestructura en Software

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Nota: Actualmente en el ERP solo se ha implementado los módulos de contabilidad y finanzas, compras, inventarios y recursos humanos.

Infraestructura de telecomunicaciones

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Infraestructura de base de datos

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SITUACIÓN ACTUAL

Actualmente el sistema de producción de la empresa es llevado manualmente en hojas de cálculo de excel, este trabajo resulta muy tedioso y no hay buen control de las operaciones de manufactura, la producción se maneja por órdenes de fabricación, es decir por cada lote de producción se genera una orden de producción, al día se generan en promedio 50  órdenes de producción, la empresa opera tres turnos por día y cuenta con 12 líneas de fabricación, requiere de gran cantidad de personal aproximadamente 12 personas solo en el área de “información de la producción” para el ingreso manual de toda la información diaria, se requiere bastante tiempo para procesar reportes e informes de producción, estos no están en línea e integrados con las demás áreas funcionales de la organización, en otras áreas funcionales ya se está utilizando el sistema (inventario, contabilidad, recursos humanos y compras), los costos son elevados por la gran cantidad de uso de papel para la impresión de registros.

El sistema actual no permite determinar el resultado económico luego del cierre de cada órden de producción, por lo tanto no permite tomar acciones inmediatas para controlar la producción, los resultados recién se pueden revisar al final de cada mes en el costeo contable.  

SITUACIÓN DESEADA

La situación deseada es la automatización del sistema de control de producción de manufactura, costear las órdenes de producción una vez terminado los procesos productivos, con la finalidad de integrar con los demás procesos de la empresa: inventarios, contabilidad, facturación, recursos humanos, utilizando una misma base tecnológica en toda la organización.

El equipo de ingeniería de la empresa desea presentar un análisis de costo beneficio con la finalidad de convencer a la dirección para la realización de la inversión en la implementación de dos módulos en el ERP: 1) Administración de productos que permite procesar la información de cada orden de fabricación y el módulo de producción y costos que permite costear cada orden y enlazarse con la información de los demás módulos, para ello tomaron la siguiente información de costos e inversión, suponga que Ustedes son el equipo de ingeniería, presente el ahorro y en cuanto tiempo se recuperaría la inversión.

La licencia del módulo de administración de productos cuesta $2500 por cada 5 usuarios, de igual forma la licencia para el módulo de producción y costos cuesta $2500 por cada 5 usuarios, la empresa ha seleccionado a 25 usuarios de los cuales si o si deben manejar los dos módulos y 8 usuarios de los 25, que se podría decidir no incluirlos. La empresa consultora a determinado que el personal que participa en el proyecto requerirá 4 horas por día para dedicarse solamente al proyecto, por lo que esto se tendrá que considerar en los costos de implementación, como se mencionó 17 usuarios es indispensable su participación, en promedio tienen un salario de $3/hora (7 de ellos), y de $4.2/hora (10 restantes), es importante mencionar que los 8 no indispensables tienen salario de $3/hora, en promedio trabajan 26 días al mes. Se requiere la dedicación del personal de la empresa por un lapso de 2 meses completos.

La Inversión en la consultora se presenta en el siguiente cuadro:  

Respecto al mantenimiento anual del software ERP, es $5000/año y las mejoras tecnológicas (UPGRAGRE) es de $7000/año.

La gerencia encargo el liderazgo del proyecto al Jefe de Sistemas (ingeniero de sistemas) y al analista de costos de producción (ingeniero industrial) evaluar la viabilidad del proyecto, el trabajo arrojo los siguientes resultados en cuanto a ahorros:

I.AHORRO EN TANGIBLES

1.1 Ahorro de papel

Criterio: Reducción de papel en los procesos

NOTA: UM= Unidad de medida

1.2 Ahorro en tinta

Criterio: Reducción de papel en los procesos

1.3 Ahorro en horas extras

Criterio: Reducción de hora extras empleadas con el nuevo sistema

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