La gestión de documentos electrónicos

EN LA MODERNIZACION DEL MUNDO Y EN LOS AVANCES TECNOLOGICOS EL PROCESO DE ORGANIZACION DOCUMENTAL TAMBIEN HA TENIDO SUS CAMBIOS, EN RELACION DE LA ADMINISTRACION Y ORGANIZACION DE ARCHIVOS, LOS CUALES SE HAN TORNADO A LOS DOCUMENTOS ELECTRONICOS DE ARCHIVO CUYA COMPRENSION ES LA EXPRESION DEL LENGUAJE NATURAL O CONVENCIONAL DE UNA EXPRESION GRAFICA, SONORA RECOGIDA DE CUALQUIER MATERIAL FISICO O DE LOS SOPORTES INFORMATICOS O DE RELEVANCIA JURIDICA.

ARCHIVO ELECTRONICO

Es el sistema que ofrece almacenamiento seguro para los documentos y ficheros relacionados con cada expediente, gestionando el ciclo de vida de cada documento desde su creación y registro hasta su archivo definitivo (preservación y custodia). Además de la funcionalidad de almacenamiento permite la recuperación y consulta de los documentos de cada procedimiento administrativo tanto por parte de los empleados de la Administración como de los interesados en el procedimiento.

Dentro de todos los documentos generados y recibidos en una empresa considero que solo los documentos generados o salidos de la empresa deben considerase como documentos de archivos y solo los recibidos que generen un a revision juridica tambien deben tenerse en cuenta.

No Las características que debe reunir un documento para ser considerado parte del archivo no varían al cambiar de formato. No es el soporte lo que conlleva la consideración o no de un documento como documento de archivo, sino sus características de origen y de función. Para que el documento sea considerado documento de archivo se debió haberse creado como resultado de la actividad de la empresa.

La gestión de los registros electrónicos no significa tener que crear nuevas teorías archivísticas. Los principios de la archivística tradicional —valor probatorio e informativo de los documentos, principio de procedencia, niveles de ordenación y descripción— se mantienen en la práctica; esa práctica se enriquecerá y cambiará, pero “los principios que sustentan la archivística perdurarán”.

Enumero algunas desventajas respecto a este punto :

• Alto coste de preservación de los documentos.

• Transferencia de documentos más complicada, porque en un mismo soporte se almacenan muchos documentos, y unos deberían ser transferidos antes que otros.

• Pérdida potencial de información con mayor facilidad, ya que los sistemas informáticos permiten eliminar información de una forma sencilla.

• Obsolescencia y dependencia del software.

• Los documentos electrónicos deben ir acompañados de documentación que explique la naturaleza y estructura de los registros, sobre todo cuando se trata de datos numéricos, por ejemplo las estadísticas.

• Este formato más fácil de manipular y ordenar permite al archivero seleccionar registros que quizá no seleccionaría en formato papel.

La ordenación de los documentos electrónicos no debe variar de la que se lleva a cabo en papel, con la diferencia de que la ordenación va a ser lógica, no física. Se complica a la hora de organizar las series.

En de cada país, los organismos que más cantidad de documentos generan y reciben son las administraciones públicas, por lo que les ha resultado fundamental aprovechar las ventajas que ofrece la informática en el desarrollo de las tareas administrativas: procesadores de texto, hojas de cálculo, bases de datos, estadísticas... agilizan el trabajo diario y facilitan la gestión.

Aunque una gran parte de la documentación que se produce por medios automatizados se imprime para trabajar con ella y almacenarla después, comienza a plantearse el archivo electrónico como una forma habitual de almacenamiento de documentación originada en soportes informáticos. Entre otras diferencias y desventajas enumeradas en el punto(4).

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