Documentos laborales electrónicos

El Autor.

Gonzalo Toledo Brito, Gonzalo Toledo, Responsable del diseño general de soluciones complejas, con foco en relaciones con reguladores, cuenta con un MBA de la Universidad Técnica Federico Santa María, en donde ha sido distinguido dentro de los 10 profesionales de destacada trayectoria formados en el MBA de la Universidad, Magíster en Derecho del Trabajo Universidad de los Andes. Ingeniero Comercial y Técnico Universitario en Informática y Programación de Computadores, con experiencia en comercio electrónico. Diploma de Postítulo en Informática, Internet y Derecho, Universidad de Chile. Consejero del Instituto Chileno de Derecho y Tecnología.

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A toda mi familia, mis padres, a Lorena, Diego y Antonia, que aún me miran con extrañeza cuando les cuento lo que estoy buscando hacer en mi trabajo. Besos.

ÍNDICE

1. Introducción, visión estratégica.

2. Conceptos técnicos.

2.1. La Firma Electrónica.

2.1.1 Firma Electrónica Avanzada.

2.1.2 Firma Electrónica Simple.

2.2. PIN, Clave o Contraseña (Colaboradores Wikipedia, 2019).

2.3. Presencialidad es distinto de electrónico.

2.4. Biometría (kiwix.demo.ideascube.org, 2016).

2.4.1. Introducción.

2.4.2. ¿Dónde se utiliza la biometría?.

2.4.3. La seguridad en la biometría.

2.4.4. Historia.

2.4.5. Reconocimiento de la huella dactilar.

2.4.6. Reconocimiento de la cara, facial.

2.4.7. Reconocimiento de iris/retina (Colaboradores de Wikipedia, 2018).

2.4.8. Geometría de dedos/mano.

2.4.9. Autentificación de la voz.

2.4.10. Reconocimiento vascular.

2.4.11. Reconocimiento vía pulsaciones cardíacas (Colaboradores de Wikiwand, n. d.).

2.4.12. Reconocimiento de la firma.

2.4.13. Reconocimiento de escritura de teclado.

2.4.14. Más tecnologías.

2.4.15. Biométricos Multimodales y otras fusiones multibiométricas.

2.4.16. Tabla comparativa de sistemas biométricos (Colaboradores de Wikipedia, 2019).

2.4.17. Resumen (Fuente: ¿Qué es la Biometría? By (2019).

3. Documentos Laborales Electrónicos.

3.1. Contrato de trabajo.

3.1.1 Los derechos fundamentales de los trabajadores (Dirección del Trabajo de Chile, 2019).

3.1.2 Generalidades de la contratación laboral y partes que componen el contrato de trabajo (Dirección del Trabajo de Chile, 2012).

3.1.3 Código del Trabajo, Artículo 10.

3.2. Documento Electrónico.

3.2.1 Del concepto de Documento.

3.2.2 La desmaterialización del documento.

3.2.3 De las características del documento electrónico.

3.3. Documentos Laborales.

3.3.1 Comprobantes de pago de remuneraciones y descuentos.

3.3.2 Acuerdos para el trabajo de horas extraordinarias.

3.3.3 Feriado y permisos.

3.3.4 Amonestaciones escritas.

3.3.5 Libro de remuneraciones.

3.3.6 Reglamento Interno de Orden Higiene y Seguridad.

3.3.7 Derecho a saber.

3.3.8 Finiquitos.

3.3.9 Los documentos restantes.

3.3.10 Depósito de sueldo (Dirección del Trabajo de Chile, 2018).

3.3.11 Autorización para que la Documentación Laboral sea procesada mediante Sistemas Electrónicos y Autorización para que el Registro de Asistencia sea procesado mediante Sistemas Electrónicos.

3.4. Subcontratación.

3.5. Otros Servicios.

3.5.1 Acceso.

3.5.2 Asistencia.

3.6. La regulación y la certificación de la Dirección del Trabajo.

3.6.1 Control de Asistencia.

3.6.2 Documentos laborales.

3.7. Determinación de las horas extraordinarias y descuento de atrasos (Dirección del Trabajo de Chile, 2018).

3.7.1 Sobretiempo laborado en ausencia de pacto escrito.

3.7.2 Compensación.

3.7.3 Colación.

3.7.4 Colación en una jornada parcial de trabajo, aquella que no supera las 30 horas semanales.

3.7.5 Colación, LEY Nº 20.918: Adapta normas laborales al rubro del turismo (Dirección del Trabajo de Chile, 2019).

3.7.6 Exceso de jornada.

3.7.7 Concepto “conocimiento del empleador”.

3.7.8 Sentido y alcance de la expresión "Necesidades o situaciones temporales de la empresa".

4. Temas Pendientes.

4.1 Solicitud de centralización de documentación laboral.

4.2 Masificar el finiquito.

4.2.1 Vía mandato.

4.2.2 Proceso electrónico.

4.3 Pago del Seguro de Cesantía.

4.4 Nuevos conceptos.

4.4.1 Matricialidad.

4.4.2 Convergencia.

4.4.3 Profundidad.

4.5 El crecimiento viene de la mano de lo matricial y de la convergencia.

4.6 La masificación orientada.

5. La organización actual.

5.1 Descripción de la Organización, Descripción de Situación Actual.

5.2 El Gestor Documental.

5.2.1 Objetivos específicos.

5.2.2 Características.

5.2.3 Estructura funcional, funcionalidades.

5.2.4 Información que se maneja.

5.2.4.1 Salidas.

5.2.4.2 Entradas.

5.2.5 Beneficios.

6. Mitigación de Riesgos.

7. Ecosistema Laboral.

8. Bibliografía.

8.1 Jurisprudencia administrativa.

8.2 Normas legales.

8.3 Páginas web.

NOTAS.

1. INTRODUCCIÓN, VISIÓN ESTRATÉGICA.

Luego de leer este memento1, usted estará en condiciones de operar sus documentos laborales con la tecnología en los procesos de recursos humanos de su compañía. Este documento aborda los conceptos clave de cumplimiento y transparencia, así como la aplicación en el tratamiento de Documentos Laborales Electrónicos.

El contenido es único, informativo, útil, relevante. Único, pues es el primer documento que integra plenamente conceptos técnicos que permiten conocer el modelo de operación de Documentos Laborales Electrónicos. Informativo, ya que cumple, principalmente, funciones de orientación y realiza un servicio de coordinación, llevado a cabo a través de la puesta a disposición de todos los documentos que han emanado de la Dirección del Trabajo. Útil, pues sirve para que quienes trabajan en el área de recursos humanos, puedan manejarse en la búsqueda del objetivo de la correcta operación de los Documentos Laborales Electrónicos. Relevante, puesto que es el instrumento más conveniente para tomar la mejor decisión respecto de cómo operar y qué hacer ante la operación de Documentos Laborales Electrónicos.

El contenido es interesante, pues resulta de compartir conocimiento adquirido luego de haber realizado más de una docena de solicitudes a la Dirección del Trabajo, focalizando las opiniones en materia de documentos laborales operados de manera electrónica.

La norma Nº15489 de la International Organization for Standardization (ISO)2 señala los principios de la gestión de documentos y, además, indica los requisitos básicos y mínimos para que las organizaciones establezcan un marco que mejore la creación y mantenimiento de sus documentos. Un sistema de gestión documental aporta a que las organizaciones puedan aumentar la productividad, desarrollo, eficiencia y rendimiento (Colaboradores de Wikipedia, 2019), centralizando la información3 y utilizando los documentos electrónicos para hacer que la información pueda fluir de una forma más rápida y veloz en menos tiempo. De esta manera, disminuye el costo transaccional por concepto de gastos en papelería, ya que se reducen los costos asociados al uso y administración de los documentos soportados en papel y a los materiales que son utilizados en el proceso de impresión. Al mismo tiempo, contribuye a mejorar los procesos operativos asociados al trabajo, puesto que el proceso opera con flujos que permiten establecer métodos de ejecución para cada tarea realizada, existiendo un ahorro significativo de tiempo y pudiendo medir la productividad.

En la actualidad, la predisposición en las organizaciones es a la implantación de un sistema de gestión documental para los procesos en que se opera y en donde haya tratamiento de la información. El cambio responde a la necesidad de las organizaciones de ser más competitivos y de manera adicional se asocia a los beneficios que promete la automatización, que se ven reflejados en una mayor productividad, ahorro, eficacia y eficiencia (Colaboradores Wikipedia, 2019).

La despapelización es una solución integral que está compuesta de seis elementos:

i. estructurar la información;

ii. digitalizar los documentos;

iii. administrar la información con el software especializado para gestión documental,

iv. almacenar la información digital en la nube;

v. almacenar de manera adecuada los archivos soportados en papel; y

vi. la operación de los nuevos documentos.

La nube es un medio de almacenamiento virtual, en donde los documentos son guardados y distribuidos en diferentes servidores conectados mediante la red Internet. La nube permite el

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