LOS CINCO SECRETOS DE LA PROGRAMACIÓN DEL PROYECTO

LOS CINCO SECRETOS DE LA PROGRAMACIÓN DEL PROYECTO

 Un cronograma de proyecto que se sigue y se mantiene a lo largo de un proyecto puede proporcionar una identificación temprana del posible desvío del cronograma, los riesgos del proyecto y otros problemas.

Este documento está dirigido a programadores de proyectos, directores de proyectos, miembros de una oficina de gestión de proyectos (PMO) y aquellos interesados en aprender más acerca de los factores que contribuyen a una buena programación de proyectos. Asume un conocimiento básico de las actividades involucradas y las trampas comunes de la programación del proyecto.

Mientras que los programadores de proyectos suelen desempeñar más de una función en un proyecto, como el jefe de proyecto, el jefe de equipo, etc., este documento se refiere al programador del proyecto como un rol discreto. La información presentada en este documento se aplica a proyectos con un planificador de proyectos dedicado, así como a proyectos en los que el planificador tiene responsabilidades adicionales del proyecto.

Este documento no discute herramientas específicas ni profundiza con respecto a la metodología de gestión de proyectos como la que se discute en la Guía para el Manejo de Proyectos (Guía PMBOK®) del Project Management Institute - Cuarta edición (Project Management Institute [PMI] , 2008). Se pretende proporcionar una

Una visión general del proceso de programación y ofrece sugerencias específicas para mejorar los calendarios de los proyectos y el proceso

De programación del proyecto.

Este documento define cinco factores (o "secretos") que, cuando se implementan consistentemente juntos, dan lugar a programas de proyectos que son más probables de ser utilizados y mantenidos a lo largo de la vida de un proyecto. Un cronograma de proyecto que se sigue y se mantiene a lo largo de un proyecto puede proporcionar una identificación temprana del posible desvío del cronograma, los riesgos del proyecto y otros problemas. La identificación temprana de problemas, riesgos y problemas incrementa significativamente la probabilidad de completar un proyecto a tiempo y dentro del presupuesto y el alcance, que a menudo se define como el éxito del proyecto.

Para aquellos que actualmente forman parte de un PMO o que están considerando la posibilidad de establecer un PMO, este documento brinda información sobre el papel del PMO en la programación del proyecto y sugiere maneras específicas que el PMO puede implementar y apoyar el uso de los "cinco secretos". En la definición y apoyo del proceso de programación facilita y acelera el aprendizaje organizacional, que, cuando se hace correctamente, beneficia a todos en la organización.

RESUMEN EJECUTIVO

El propósito de un cronograma de proyecto es proporcionar una hoja de ruta a través del proyecto y proporcionar postes de señal (o hitos) para que sepamos dónde estamos en cualquier momento.

La mayoría de nosotros hemos trabajado en proyectos donde el cronograma del proyecto se la fase de planificación y luego se abandona en gran medida una vez que el proyecto pasa a la fase de ejecución. A menudo, estos calendarios de proyectos se centran en el individuo y los grupos de tareas y actividades necesarias para completar el proyecto. Tienden a ser pensados y creados como una lista de tareas con cronogramas, recursos y costos asociados para ser usados y rastreados durante la ejecución de un proyecto. Este enfoque en las actividades durante la creación del calendario pasa por alto el hecho de que los proyectos no existen sólo para realizar actividades, existen para producir productos específicos.

Para proyectos pequeños, puede ser suficiente y apropiado crear estos programas basados en actividades, pero para la mayoría de nosotros que trabajamos en proyectos más grandes y complejos, una lista de verificación simple es insuficiente. En un proyecto más amplio, el desarrollo de un calendario centrándose principalmente en las tareas y las actividades a realizar a menudo hace que sea difícil identificar los hitos clave y saber si estamos en camino. El uso de tal programación puede dificultar la anticipación de problemas, y esto a menudo resulta en la ocurrencia de eventos inesperados y no planificados, lo que eventualmente puede conducir al fracaso del proyecto.

Creando horarios que pueden actuar como mapas de carreteras que guían al equipo y pueden advertir a los gerentes de proyecto antes de que se desvíen de la pista requiere un enfoque en entregables y un nivel de detalle consistente. El mantenimiento de tal programa requiere un proceso claramente definido y un enfoque disciplinado para mantenerlo actualizado.

Este documento está dirigido a directores de proyectos, planificadores de proyectos y personal del PMO que crean y administran planificaciones de proyectos o apoyan a aquellos que lo hacen. Describe cinco secretos de programación de proyectos que, de ser seguidos, ayudarán a iniciar el camino hacia el desarrollo y administración de cronogramas de proyectos que permiten y apoyan buenas prácticas de administración de proyectos y contribuyen significativamente al éxito del proyecto.

LOS CINCO SECRETOS DE LA PROGRAMACIÓN DEL PROYECTO SON:

1 Crear planes de proyecto basados en los resultados

2 Establecer y mantener el nivel de detalle apropiado

3 Implementar un proceso de actualización y notificación de estado regular

4 Revise y ajuste regularmente el horario

5 Cree y siga los estándares de programación del proyecto

Como puede ver, estos secretos no son nuevos conceptos. Se presentan aquí juntos para proporcionar un contexto y una metodología para crear buenos calendarios de proyectos. Las siguientes secciones de este documento están diseñadas para ayudar a los planificadores de proyectos, gerentes de proyectos y personal de PMO a pensar de manera diferente sobre los horarios que crean o apoyan y sugieren algunas prácticas recomendadas para incorporar estos cinco secretos en los procesos seguidos dentro de sus organizaciones.

El primer paso para construir un buen calendario de proyecto es establecer lo que define un buen calendario. Una definición simple, y la que se utiliza a lo largo de este documento, es un calendario que modela con precisión el trabajo del proyecto y que mantiene un nivel de detalle consistente y apropiado. Los horarios que cumplen estos criterios son más propensos a proporcionar información precisa sobre el estado del proyecto, problemas y riesgos y son mucho más fáciles de mantener que los horarios que no cumplen con estos criterios.

Los proyectos más pequeños y de menor duración requieren un calendario de proyectos mucho más simple y más pequeño que proyectos más largos y más complejos. Si bien esto es muy obvio para cualquiera que haya creado incluso unos pocos cronogramas de proyectos, no proporciona suficiente información para decirnos nada acerca de lo que un programa de proyecto simple o complejo debe contener ni qué nivel de detalle es el más apropiado. El resto de este documento proporciona la información adicional necesaria para ayudarle a comprender los diversos factores o "secretos" que contribuyen a un buen proyecto cómo aplicar estos secretos a sus horarios y cómo construir una organización que establezca, promueva y apoye buenas prácticas de programación a largo plazo.

SECRETO # 1:

Crear Planes De Proyecto Basados En Los Resultados

Como planificadores de proyectos y gestores de proyectos, estamos muy conscientes de que los entregables son productos tangibles producidos por un proyecto. Todos los proyectos tienen entregables-por ejemplo, documentación, hardware físico instalado y operativo, aplicaciones correctamente configuradas y accesibles por los usuarios, etc. Durante la ejecución del proyecto, el equipo del proyecto realiza muchas actividades para producir las entregas del proyecto. Las actividades consisten en una o más tareas, como la recopilación de requisitos del sistema, la instalación de hardware, la instalación y configuración de software, la comprobación del acceso y la funcionalidad del sistema, etc.

Los horarios de los proyectos pueden dividirse en dos tipos, basados en las actividades y los entregables. En mi experiencia, la mayoría de los horarios de los proyectos están basados en actividades, lo que significa que se desarrollan a partir de la mentalidad de "qué actividades y tareas deben completarse durante el curso de este proyecto". Si bien es importante considerar cuidadosamente esta cuestión, No debe ser la fuerza impulsora detrás de la estructura y organización de un calendario. En su lugar, se debe construir y organizar un buen calendario de proyectos en torno a los productos que el proyecto pretende producir.

Hay dos pasos para crear un calendario de proyecto basado en los deliberadles:

1.  Identificar todas las entregas y sus "propietarios"
2.  Construir una estructura de desglose de trabajo basada en los resultados (WBS)

Identificar Entregables Y "Proveedores"

La mayoría de nosotros comprendemos la importancia de identificar y documentar todas las entregas que serán producidas por nuestros proyectos antes de comenzar el trabajo en el proyecto. No es diferente cuando se crea un programa de proyecto. Antes de que se pueda redactar un calendario, el alcance y las entregas necesarias para completar ese alcance deben estar claramente identificados y documentados. Así que el primer paso para crear un buen calendario de proyecto es sentarse y documentar todos los entregables que se producirán en el proyecto. Esto debe ser hecho por el gerente del proyecto ya que él o ella tienen la responsabilidad final de producir los entregables.

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