Los cinco secretos de la programación de proyectos

LECTURA NUMERO 2

Los cinco secretos de la programación de proyectos

 Este documento está destinado a los planificadores de proyectos, Gerentes de proyecto, miembros de una gerencia de proyecto. oficina (PMO) y aquellos interesados ​​en aprender más Sobre los factores que contribuyen a una buena planificación del proyecto. Asume un conocimiento básico de las actividades involucradas con y las trampas comunes de la programación de proyectos. Mientras que los programadores de proyectos a menudo juegan más de un rol en un proyecto, como gerente de proyecto, líder del equipo, etc., este documento se refiere a la planificador de proyectos como un papel discreto. los información presentada en este documento Se aplica a proyectos con un dedicado Programador de proyectos así como a proyectos. donde el programador tiene adicional Responsabilidades del proyecto. Este documento hace no discutir herramientas especificas o profundizar con respecto al proyecto administración metodología como eso discutido en La Guía del Proyecto del Project Management Institute Cuerpo de conocimiento de gestión (Guía PMBOK®) —Cuatro edición (Project Management Institute [PMI], 2008). Es destinado a proporcionar una Visión general del proceso de programación y ofertas específicas. Sugerencias para mejorar los horarios de los proyectos y el proceso. de programación de proyectos. Este documento define cinco factores, o “secretos”, que cuando se implementan de manera consistente, dan como resultado un proyecto Horarios que es más probable que sean utilizados y mantenidos A lo largo de la vida de un proyecto. Un calendario de proyectos que es seguido y mantenido a lo largo de un proyecto puede proporcionar Identificación temprana de posibles retrasos en el calendario, riesgos del proyecto. y otros temas. Identificando problemas, riesgos y problemas temprano Aumenta significativamente la probabilidad de completar un proyecto.

A tiempo y dentro del presupuesto y alcance, que a menudo se define como éxito del proyecto. Para aquellos que actualmente forman parte de una PMO o que están considerando estableciendo una PMO, este documento proporciona información sobre la papel de la PMO en la programación de proyectos y sugiere específicos formas en que la PMO puede implementar y apoyar el uso de los “cinco secretos”. Involucrar a la PMO en la definición y apoyar el proceso de programación facilita y acelera el aprendizaje organizacional, el cual, una vez hecho adecuadamente, beneficia a todos en la organización.

Resumen ejecutivo

El propósito de un cronograma de proyecto es para proporcionar una hoja de ruta a través de la proyecto y para proporcionar puestos de signo (o hitos) para que nosotros saber dónde estamos en cualquier punto en el tiempo. La mayoría de nosotros tenemos trabajó en proyectos donde el proyecto el horario es creado durante la fase de planificación y luego se abandona en gran parte una vez que el El proyecto pasa a la fase de ejecución. A menudo, estos proyectos Los horarios se centran en lo individual y en grupos de tareas y actividades necesarias para completar el proyecto. Ellos tienden para ser pensado y creado como una lista de tareas con Plazos asociados, recursos y costos a utilizar y Seguimiento durante la ejecución de un proyecto. Este enfoque en actividades durante la creación del calendario pasa por alto la El hecho de que los proyectos no existen solo para realizar actividades, Existen para producir productos específicos. Para proyectos pequeños, puede ser suficiente y apropiado. Para crear estos horarios de estilo de lista de verificación basados ​​en actividades, pero Para la mayoría de nosotros que trabajamos en grandes y complejos proyectos, una simple lista de verificación es insuficiente. En un proyecto más grande, desarrollar un calendario centrándose principalmente en las tareas y Las actividades a realizar a menudo dificultan la identificación.

los hitos clave y saber si estamos en el buen camino. Utilizar de tal horario puede hacer que sea difícil anticipar problemas, y esto a menudo resulta en la aparición de inesperada y eventos no planificados, que eventualmente pueden llevar al fracaso del proyecto.

Creación de horarios que puedan actuar como mapas de carreteras que guíen. el equipo y puede advertir a los gerentes de proyecto antes de que se desvíen La pista requiere un enfoque en los entregables y un nivel consistente de detalle. Mantener dicho horario requiere una definición clara. Proceso y un enfoque disciplinado para mantenerlo actualizado. Este documento está dirigido a gerentes de proyecto, proyecto programadores y personal de PMO que crean y administran Proyecte horarios o apoye a quienes lo hacen. Describe cinco secretos de la programación de proyectos que, si se siguen, ayudarán a comenzar Usted por el camino hacia el desarrollo y gestión de proyectos Horarios que permiten y soportan una buena gestión de proyectos. Practica y contribuye significativamente al éxito del proyecto.

Los cinco secretos de la programación de proyectos son:

1. Crear calendarios de proyectos basados ​​en entregables

2. Establecer y mantener el nivel apropiado de detalle.

3. Implementar un proceso de actualización de estado y reporte regular

4. Revisar y ajustar el horario regularmente.

5. Crear y seguir los estándares de programación de proyectos.

Como puedes ver, estos secretos no son conceptos nuevos. Se presentan aquí juntos para proporcionar un contexto y Metodología para crear buenos horarios de proyectos. Los Las siguientes secciones de este documento están diseñadas para ayudar planificadores de proyectos, gerentes de proyecto y personal de PMO para pensar diferente acerca de los horarios que crean o apoyan y Sugerir algunas buenas prácticas para incorporar estos cinco secretos. En los procesos seguidos dentro de sus organizaciones. El primer paso para construir un buen calendario de proyectos es Establecer qué define un buen horario. Una definición simple, y el utilizado a lo largo de este documento, es un horario que Modela con precisión el trabajo del proyecto y lo que mantiene. Un nivel de detalle consistente y apropiado. Horarios que cumplen Es más probable que estos criterios proporcionen información precisa. Sobre el estado del proyecto, problemas y riesgos y son mucho más Se mantiene fácilmente que los horarios que no cumplen con estos criterios. Los proyectos más pequeños, a más corto plazo requieren un proceso mucho más simple y Programa de proyectos más pequeño que proyectos más largos y complejos. Si bien esto es muy obvio para cualquiera que haya creado incluso un pocos horarios de proyectos, no proporciona suficiente información Para contarnos algo sobre lo que es un proyecto simple o complejo. Horario debe contener ni qué nivel de detalle es el más apropiado. El resto de este documento proporciona la información adicional requerida para ayudarle a entender los Varios factores, o "secretos", que contribuyen a un buen proyecto horario, cómo aplicar estos secretos a tus horarios y cómo Construir una organización que establezca, promueva y apoye buenas prácticas de programación a largo plazo.

Secreto # 1:

Crear horarios de proyectos basados ​​en entregables Como programadores de proyectos y gerentes de proyectos, somos muy conscientes Que los entregables son productos tangibles producidos por un proyecto. Todos los proyectos tienen entregables, por ejemplo, documentación, hardware físico de la computadora instalado y operativo,

Aplicaciones correctamente configuradas y accesibles por los usuarios. Durante la ejecución del proyecto, el equipo del proyecto realiza Muchas actividades con el fin de producir los entregables del proyecto. Las actividades consisten en una o más tareas, como el sistema de recolección Requisitos, instalación de hardware, instalación y configuración. Software, sistema de pruebas de acceso y funcionalidad, etc.

Los horarios de los proyectos se pueden dividir en dos tipos, basados ​​en actividades. y entregables basados. En mi experiencia, la mayoría Los cronogramas de los proyectos se basan en actividades, lo que significa que están Desarrollado desde la mentalidad de "qué actividades y tareas necesitan ¿Se completará durante el curso de este proyecto? ”Si bien es Es importante considerar cuidadosamente esta pregunta, no debería ser el Fuerza impulsora detrás de la estructura y organización de un horario. En su lugar, un buen calendario de proyectos debe ser construido y organizado Alrededor de los entregables que el proyecto está destinado a producir. Hay dos pasos para crear un proyecto basado en entregables

Programar:

1. Identificar todos los entregables y sus “propietarios”.

2. Construir una estructura de desglose del trabajo (WBS) basada en entregables

Identificar los entregables y los "propietarios" La mayoría de nosotros entendemos la importancia de identificar y documentando todos los entregables a ser producidos por nuestro Proyectos antes de comenzar el trabajo en el proyecto comienza. No es diferente al crear un calendario de proyectos. Antes de que un horario pueda ser redactado, el alcance y los entregables requeridos para completar ese Alcance, debe estar claramente identificado y documentado. Así que la primera Un paso para crear un buen calendario de proyectos es sentarse y Documentar todos los entregables a ser producidos por el proyecto. Esto lo debe hacer el gerente del proyecto ya que él o ella Responsabilidad última para producir los entregables. Un paso que a veces se pasa por alto al crear el lista de entregables es identificar un propietario primario para cada Entregable en el momento en que se identifiquen los entregables. Si el proyecto aún no ha sido dotado de personal completo, entonces una posición o título, como “Jefe de equipo de infraestructura”, se puede utilizar en lugar de un nombre del individuo Hacer esto temprano en el ciclo de vida del proyecto puede Prevenir el desacuerdo sobre quién es responsable de crear o gestionar la creación de un entregable particular.

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