Los 5 secretos de la programación de proyectos: Guía para la gestión eficaz y mejora continua

Michelle Colodzin cuenta con una gran experiencia en proyectos, su experiencia está basada en organismos tanto públicos como privados, ha sido directora de proyectos por más de 20 años y ha aprendido programación de proyectos estableciendo mejores prácticas a través del trabajo constante y el continuo querer mejorar procedimientos. Michelle ha obtenido reconocimientos en Project Management Professional (PMP) y el Proyecto de Planificación Profesional (PMI-SP), así como un Microsoft Certified Technology Specialist (MCTS) de credenciales en MS Project 2007. También ha participado en la realización PMI, brindando aportes en las preguntas para el examen de PMI-SP, recientemente presento un documento de su autoría en el colegio del PMI.

2. OBJETIVO DEL AUTOR DEL TEXTO

Documento que sirve como guía para la planeación y programación que ayuda a la adecuada gestión de proyectos en el que se encuentran 5 factores, dentro del documento denominados “secretos”, el cual brinda pautas para una mejora continua en la ejecución de los proyectos, minimizando los errores que pueden surgir desde su iniciación pasando por todo el ciclo de vida, facilita el aprendizaje en las organizaciones

3. CONCEPTOS PRINCIPALES

Colodzin muestra los cinco secretos de la programación de proyectos de la siguiente manera:

1. Crear entregables del proyecto

2. Establecer y mantener el nivel adecuado de detalle

3. Implementar una actualización de estado y los informes periódicos

4. Revisar y ajustar el horario regular

5. Crear y seguir las normas de programación de proyectos

El primero de ellos crear entregas basadas en los programas del proyecto establece que todo proyecto debe realizar entregables que se pueden dividir en dos actividades y resultados, muchas de los entregables que se desarrollan son actividades que se piensan, si se quieren obtener resultados es importante una buena planificación con entregables, existen dos pasos importantes para encontrarlos mas fácilmente el primero identificar cuales son los entregables y quien los genera, este punto es muy importante porque es la persona o equipo que va a estar encargada del proyecto el director o gerente se encarga de documentar y tiene la responsabilidad de mostrar los resultados al final; el segundo construir una estructura de trabajo con base en los entregables el programador juega un papel muy importante en este punto porque es el intermediador entre el director o gerente del proyecto y define que se va a documentar y los entregables a realizar en las entradas y salidas; un método que ayudara a definir esta información es crear un diagrama de red o un EDT, el gerente debe tener muy bien definido cual es la meta a cumplir y tomar la mejor herramienta para su ejecución.

El segundo secreto es determinar y aplicar el nivel de detalle adecuado: cada proyecto es diferente y por lo tanto no hay un solo nivel de detalle lo importante es definir muy bien la información mas relevante que va a contener y definirlo antes de la programación, el autor del texto nombra a Eric Uyttewaal, quien dice la duración de cualquier tarea debe ser entre 1% y 10% de la duración total del proyecto. También nos muestra otra forma de determinar el detalle a través de horas en el que definiendo la tarea/esfuerzo

El tercer secreto es Implementar una actualización de estado regular y presentación de informes: Los informes son de gran importancia para el desarrollo de los proyectos ya que ayuda a que todas las partes involucradas estén enteradas de todo lo que está pasando identificando lo que se requiere, y permite al programador determinar cuales datos son importantes de capturar, la frecuencia con la que se deben actualizar y los reportes que debe contener.

Otro secreto importante que menciona la

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