Politica de capacitacion.

Desde el año 30 del siglo pasado y en adelante las organizaciones se han gestionado de acuerdo a principios Tayloristas de división y especialización del trabajo, organizándose por departamentos o funciones diferenciadas (también conocida como gestión Funcional o Vertical), la implementación se realizó en empresas privadas y públicas

La Gestión por procesos es también conocida como gestión horizontal o transversal se ha implementado para conseguir mayor flexibilidad y permite responder en tiempo y forma

Importante        

Desde fines del siglo XX a hoy, una de las principales causas de los cambios, es el gran avance en la TECNOLOGÍA, atravesando e incidiendo estos cambios, en los diferentes sectores de los negocios y la economía. Por tal motivo, si continuamos gerenciando organizaciones de la manera anterior, ese marcado verticalismo e independencia entre áreas, sólo agregará lentitud, derroches, insatisfacciones a clientes y construirá profundas grietas entre las distintas funciones de la empresa.

La gestión por procesos está fuertemente enfocada en hacer solamente aquellas cosas correctas, además de hacerlas, correctamente

Al implementar en una empresa la Gestión por procesos se debe:

• Trabajar en un cambio de cultura organizacional
• Nueva tecnología y automatización de actividades
• Mejorar actitud y compentencias de las personas

El logro de los objetivos individuales o por área (con un alto grado de eficacia y eficiencia), no necesariamente conducen al logro de los objetivos grupales o de la organización

Si la organización está orientada por procesos gestionada de manetra transversal y efectiva, permitirá:

• Obtener un mayor grado de eficacia y eficiencia,
• Una mayor velocidad de respuestas, y
• Se logrará una concreta orientación hacia la satisfacción total del cliente.

Las organizaciones hoy en día ya no buscan personas gerentes o jefes funcionales, sino más bien, buscan Directores, Gerentes, Jefes, PMP que se responsabilicen de un proceso (Pensar, actuar, interactuar de forma transversal; de inicio a fin de la operación), no de forma segmentada o fraccionada.

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Administración        [Insert Dates]

• Disciplina que es un conjunto de actividades dirigidas a aprovechar los recursos de manera eficiente y eficaz de la organización, tiene como propósito además, que se alcancen los objetivos o metas que tiene preestablecido la organización
• Sugen pensadores que marcaron tendencias en la forma de administrar una empresa. Tal es el caso de Taylor, Fayol y Mayo.

Las empresas se han administrado según los principios de Taylor y Fayol

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Gestión Funcional

        Características

El funcionamiento de una empresa de forma vertical se caracteriza por un alto nivel de burocracia y una baja articulación y comunicación entre los diferentes departamentos de la organización

En estas estructuras tradicionales, un director o gerente de departamento es el único responsable del área que controla, y no así, del proceso completo. Por lo tanto, las responsabilidades están repartidas por áreas. De esta forma si surgen inconvenientes, ningún departamento asume la responsabilidad por lo ocurrido y surgen roces entre ellos, fomentando la rivalidad

La gestión tradicional por funciones, ha sido sujeta a críticas debido a:

• Objetivos planteados por las distintas áreas o departamentos, se contradicen con los objetivos de la organización (o del resto de los departamentos o áreas).
• Los departamentos o áreas llevan a cabo actividades que no agregan valor al cliente, ni a la empresa, aumentando innecesariamente el nivel de burocracia (suma de costos, de tiempos, controles redundantes, etc.).
• Mala comunicación entre los departamentos o áreas de la empresa

El Enfoque de Gestión por Procesos consiste en la identificación y la gestión sistemática de los procesos desarrollados en la organización y en particular las interacciones generadas entre ellos. La Gestión por Procesos se basa en la modelización de los sistemas como un conjunto de procesos interrelacionados mediante vínculos causa-efecto.

Objetivo de la Gestión por Procesos

 El objetivo principal de la gestión por procesos es ver a la organización como un todo (Un sistema), identificando todos aquellos procesos que tienen relación directa, entre los requerimientos y satisfacción del cliente. Asegurándose que todos los procesos establecidos se desempeñen de forma coordinada y con un alto grado de eficacia y eficiencia; logrando la satisfacción de todas las partes involucradas con una mayor optimatización de los recursos, mayour flexibilidad y una marcada orientación al Mercado.

Objetivos específicos

• Satisfacción de los clientes (Internos y externos)
• Mayor flexibilidad frente a las necesidades de los clientes
• Mayores beneficios económicos para la organización
• Mayor satisfacción del personal debido a una mejor definición de procesos y tareas
• Se logra mayor conocimiento y por lo tanto, control de los procesos.
• Un claro y concreto flujo de información y materiales.
• Disminución de los tiempos de proceso del producto o servicio.

La “gestión por procesos” es una forma de trabajar (Realiza un análisis global, de todos los procesos que intervienen, para dar respuesta a los requerimientos de un cliente. Mira el todo). La “gestión de procesos” sólo se refiere a la administración de los mismos. (Realiza una análisis particular de un determinado proceso. Mira un proceso determinado)

Características o condiciones de un proceso

• Se pueden describir las ENTRADAS y las SALIDAS
• Son capaces de cruzar verticalmente y horizontalmente la organización.
• Se requiere hablar de metas y fines en vez de acciones y medios. Un proceso responde a la pregunta "QUÉ", no al "CÓMO".
• El proceso tiene que ser FÁCILMENTE COMPRENDIDO POR CUALQUIER PERSONA de la organización.
• El nombre asignado a cada proceso debe ser sugerente de los conceptos y actividades incluidos en el mismo.
• Todos los procesos tienen que tener un RESPONSABLE DESIGNADO QUE ASEGURE SU CUMPLIMIENTO Y EFICACIA CONTINUADOS. Todos los procesos tienen que ser capaces de satisfacer el ciclo PDCA.
• Todos los procesos tienen que tener indicadores que permitan visualizar de forma gráfica la evolución de los mismos.
• Tienen que ser planificados en la fase P, tienen que asegurarse su cumplimiento en la fase D, tienen que servir para realizar el seguimiento en la fase C y tiene que utilizarse en la fase A para ajustar y/o establecer objetivos.
• Es recomendable planificar y realizar periódicamente una reingeniería de los procesos de gestión para alcanzar mejoras espectaculares en determinados parámetros como costes, calidad, servicio y rapidez de respuesta.

Diferencias entre la Gestión por Procesos y la Gestión Tradicional

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Dueño del proceso

Funciones del dueño del Proceso

• Debe asumir toda la responsabilidad que incluye el proceso y asegurar su eficacia y eficiencia.
• Mantener la relación con el resto de los procesos y establecer requerimientos adecuados (verificar las entradas y salidas).
• Debe asegurar que el proceso está debidamente documentado y que se mantiene un flujo de información adecuado entre todas las personas que se ven afectadas por el proceso. Controlar al mismo, mediante el uso de Indicadores
• Se deben controlar y medir los resultados obtenidos para poder analizar el funcionamiento
• Del proceso con el objetivo de mejorar el proceso de forma continua. Establecer medidas para lograr la mejora del proceso.

Pasos para analizar un proceso

• Identificar y definir cada proceso
• Designar el dueño de cada proceso
• Confeccionar los diagramas de proceso de primer y Segundo nivel
• Comunicar los diagramas
• Explicar por qué se organizan los procesos
• Llevar a la práctica y verificar las desviaciones entre lo ocurrido y lo representado
• Hacer las reediciones correspondientes y documentar cómo se lleva a cabo cada gestión

Reingeniería

El objetivo es cambiar completamente procesos ya instaurados y buscar nuevas formas de realizarlos para mejorar la eficiencia y productividad.

Se aplican cuando las condiciones internas y externas han cambiado a la organización como ser NUEVA TECNOLOGÍA, LA COMPETENCIA INTRODUJO UN NUEVO PRODUCTO AL MERCADO, INGRESO A UN NUEVO MERCADO CON REQUERIMIENTOS Y RESTRICCIONES DISTINTOS

• La dirección debe estar convencida de la necesidad de cambiar
• El trabajo debe organizarse según las exigencies del cliente y el Mercado
• No se debe confundir el concepto de Re-ingeniería de procesos con el término de re-estructuración organizacional

Tipo de Procesos

• Procesos estratégicos
• Procesos Claves/Principales
• Procesos de Apoyo

Procesos estratégicos

Son aquellos que se encuentran relacionados de forma directa con la misión y visión de la empresa. Este tipo de proceso establece, revisa y actualiza las políticas y estrategia que va a seguir la organización y por este motivo, en estosprocesos se ven involucrados personal de la alta gerencia, directivos, etc.

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