Que Son Eventos Especiales

martes, 20 de noviembre de 2012

Aspectos Gerenciales Aplicados a la Organización de Eventos Especiales

Según la Word Wide Web www.unica.edu.ve: “Se entiende por Eventos Especiales el conjunto de acontecimientos que se producen en distintas áreas del quehacer económico, social, cultural o científico. Es un término genérico que agrupa eventos que pudieran tener naturalezas distintas, o también podríamos decir conjunto de propuestas que harán posible el logro de los objetivos trazados a fin de satisfacer las crecientes e ilimitadas necesidades humanas”.

El termino evento según el estudio de su etimología en dos idiomas, significa en español suceso importante y planificado de índole social, académico, artístico, o deportivo. Pero es importante acotar que esta definición es aplicada solo en países como Venezuela, México, Perú, y Uruguay, ya que en general es usado para referirse a una eventualidad o hecho imprevisto. Es decir, es algo que ocurre al azar sin planificación existente, desde luego esa definición no se complementa al tremendo esfuerzo que realiza el que gerencia un evento especial.

En ingles se determina el vocablo evento como algo que ocurre, un tópico de acción legal preestablecido, una condición o un resultado previamente postulado. Siendo esta la definición que mas se apega a lo que es el concepto de un evento.

El adjetivo especial se refiere a su particularidad de ser fuera de lo común, en efecto ningún evento es igual a otro, siempre existirán contratiempos, imprevistos, y actividades que marquen la diferencia.

Por ende puedo entender por evento especial un hecho que ocurre de manera organizada y planificada, que tendrá sus características propias las cuales a su vez lo diferenciará de otros hechos que ocurran posterior o anteriormente.

La gerencia es el arte o ciencia de administrar todos los recursos , humanos, tecnológicos, técnicos, financieros, de tiempo y de espacio los cuales son fundamentales en cualquier área gerencial, además de ser imprescindibles en los eventos especiales, la razón de esta afirmación es bastante clara el día y la hora del evento no deben ser cambiados, salvo condiciones climáticas o políticas que impidan su realización, caso similar ocurre en el espacio que se tiene dispuesto para el desarrollo del acto, con el mismo previamente definido hay que administrarlo con la misma precisión con que actúa un gerente alimentos y comidas.

Entiendo por Gerencia de Eventos Especiales: la ciencia o arte que se ocupa de la organización de reuniones profesionales a través de una planificación establecida por medio de medios tecnológicos e interpersonales, con el fin de alcanzar un objetivo corporativo.

Dentro de la gerencia de eventos especiales se aplican las funciones técnicas y principios gerenciales para la implementación de la misma en reuniones profesionales, el proceso gerencial señala niveles muy concretos que se inician con la planificación, implementando luego metódicas estrategias que conduzcan al logro de los objetivos, al proceso y a los resultados.

Para lograr todo lo antes expuesto el Gerente (pieza fundamental de la gerencia), utiliza todas las técnicas disponibles en cuanto a selección, motivación y entrenamiento del personal que laborara en el evento. La adecuada aplicación de las técnicas garantizará que el evento tenga el éxito esperado.

Las fases de un evento o etapas operativas: comienzan a través de la planificación (pre evento) la cual requiere prever lo que va a ocurrir durante el desarrollo del evento e incluso en la del post evento. El pre evento comienza algunos días o semanas antes del evento (depende de su magnitud), y se caracteriza por el extremo dinamismo que se nota en el ambiente, la llegada de los involucrados en el acontecimiento, el montaje definitivo y el control de los detalles en cada área, Por lo tanto se aprecia el resultado de las previsiones que se han tomado, las cuales incluyen contratación y planificación de:

1. Transporte

2. Alojamiento

3. Lugar de Inscripción

4. Tours

5. Oficinas

6. Comité Organizador

7. Acto Inaugural

8. Desarrollo del Evento

9. Servicios Protocolares o de Relaciones Públicas

10. Acto de Clausura

11. Despedida de Invitados y Traslados al Aeropuerto.

La fase del Evento

Es aquella que se desarrolla en el momento del evento y que esta previamente estudiada y planificada en el pre evento.

La fase de Post Evento

Es aquella en donde el comité organizador deberá reunirse el día después (siempre que sea laboral), luego de finalizado el evento, para entre todos los involucrados analizar los resultados de la evaluación sumativa y generar un informe final, a parte de esto se deben estudiar los siguientes aspectos

1.-Administración y Finanzas

2.-Relaciones Públicas

3.-Corrección de Estilo

4.-Alcance de Objetivos

5.-Compromisos Adquiridos

Según la Word Wide Web www.unica.edu.ve: “Las técnicas grupales son los medios o métodos empleados en situaciones de grupo para lograr la acción de este, constituyen procedimientos fundados científicamente y suficientemente probados en la experiencia”.

Entre las técnicas grupales o específicas más importantes se destacan:

1.-Aniversario

2.-Atención a Personalidades

Es la acción de coordinar y atender la visita de altas figuras del mundo corporativo, político o empresarial, satisfaciendo todas las necesidades que se le susciten a este importante grupo de personas, para lograr el objetivo planteado para la visita.

3.-Banquete

4.-Coctel

5.-Coloquio

Según la Word Wide Web www.unica.edu.ve “Este evento es una reunión

...