Resumen de las claves de 6 sigma

CAPITULO 12

Etapa Analizar: Análisis de los datos e investigación de las causas

El objetivo de esta etapa es utilizar herramientas para el análisis de datos y técnicas para el análisis de procesos para identificar y verificar las causas de la raíz.

• Análisis de datos
• Análisis de procesos

• Etapas para el análisis de causas raíz

1. Exploración: Investigar los datos y/o proceso con la mente abierta
2. Generación de hipótesis sobre las causas: Utilizar nuevos conocimientos para identificar las causas más probables de los defectos
3. Verificación o eliminación de las causas: Comprobar cuáles son las potenciales causas que contribuyen de manera significativa al problema.

• Herramientas para investigar las causas de los efectos

• ANÁLISIS DE DATOS: EXPLORACIÓN:

Principios que ayudan a analizar

1. Conozca solo lo que necesite conocer
2. Elabore una hipótesis
3. Realice montones de preguntas sobre la frecuencia, el impacto y el tipo de síntomas asociados con el problema o defecto.

*Los principios antes mencionados se recogen en un proceso denominado análisis lógico

• Introducción a las herramientas para la identificación de las causas

1. Gráficos de Pareto: Ayuda al equipo a centrarse en las partes del problema con mayor impacto. Este gráfico nos dice que el 80% de los defectos que se ven se deben al 20% de las causas.

Aspectos importantes: El eje vertical debe ser, al menos, tan alto como el número total de defectos y las categorías de datos deben ordenarse en orden de frecuencia descendente.

Los gráficos de Pareto son populares entre los equipos porque:

-Datos son fáciles de recoger

-Son fáciles de construir

-Son fáciles de interpretar

-Ayudan al equipo a concentrar sus esfuerzos en las partes del problema que tienen  mayor impacto.

-Pareto trabajo solamente con datos discretos o de categorías, no funciona con medidas continuas (peso, temperatura)

-Tiene una limitación; representa una fotografía estática de los datos, mientras que los procesos funcionan de manera continua.

1. Gráficos de tendencia: Ayuda al equipo a descubrir patrones en el problema. Se construyen a partir de medidas tomadas a lo largo del tiempo.

Causas de variación: especiales y comunes, las causas especiales tienen que ser eliminadas antes que las comunes.

Son fáciles de construir e interpretar, representas mediadas comunes o recuentos (discretos) de datos.

Este no tiene la limitación que tiene el gráfico de Pareto.        

1. Histogramas (Gráficos de frecuencia): Se utilizan con datos continuos o con atributos. 

-En esta herramienta los datos se representan en un gráfico, donde el eje horizontal se divide en valores que se van incrementando de izquierda a derecha y el eje vertical muestra la frecuencia.

-Este permite ver cuanta variación existe entre lo que se está midiendo, centro de datos y su forma.

- Mostrar una fotografía del antes y después

• ANÁLISIS DE DATOS: GENERACIÓN DE HIPÓTESIS SOBRE LAS CAUSA

               -Se debe conocer exactamente qué problema está tratando de resolver

               -Se debe profundizar bajo los síntomas superficiales del problema

     Herramientas que se utilizan de forma más habitual:

1. Diagrama causa-efecto (espina de pescado)

• Forma estructurada de realizar una tormenta de ideas.
• Resume la declaración del problema en la cabeza del pescado y dispone sus causas potenciales a modo de espinas unidas a ella.
• Excelente herramienta para que el grupo reúna ideas
• Garantiza que el grupo piense en numerosas ideas
• Se puede identificar una serie de causas como principales sospechosas
• Ayuda a comenzar la fase analizar o a mantener el proceso en marcha tras una exploración inicial del proceso y de los datos.

1. Diagrama de relaciones

• Para problemas complejos
• La interpretación de este diagrama se limita a contar el número de flechas que entran y salen de cada una de las causas potenciales.
• Las potenciales  causas raí son las que tienen un mayor número de flechas de salida.

• ANÁLISIS DE DATOS: VERIFICACIÓN DE LAS CAUSAS

1. Verificación lógica de causas

• Para que una hipótesis se mantenga, debe pasar la prueba de explicar tanto lo que podemos ver en los datos como lo que podríamos esperar que se viese, pero no aparece.

1. Verificación estadística de las causas

• Existen dos maneras de utilizar la estadística para determinar las relaciones causa-efecto.

1. Establecer el grado de correlación entre una causa (X) y una salida (Y), se puede utilizar patrones visibles en un diagrama de dispersión, cálculo exacto o fórmulas de regresión y correlación Correlación: Los diagramas de dispersión proporcionan al equipo una manera de comprobar sus hipótesis sobre las causas de los problemas. Utilizan datos pareados
2.  Codificar o estratificar los datos.

• ANÁLISIS DE PROCESOS: EXPLORACIÓN

• Mapa del proceso: Llegan a respetar la cantidad de trabajo que otros hacen en el proceso
• Diagrama de flujo: Es útil cuando existen gran cantidad de intercambios entre grupos o individuos a lo largo del proceso

• ANÁLISIS DE PROCESOS: GENERACIÓN DE HIPÓTESIS SOBRE LAS CAUSAS

• Identificación de los problemas obvios del proceso: 
• Desconexiones: Pasos del  proceso en los que hay fallos de comunicación entre diferentes turnos
• Cuellos de botella: Puntos del proceso en los que el volumen sobrepasa la capacidad, lo que ralentiza el flujo de trabajo
• Redundancias: Etapas del proceso que duplican actividades o resultados de otras etapas.
• Bucles: Aquellos punto en los que los elementos son enviados de nuevo a etapas anteriores porque les falta alguna parte.
• Puntos de inspección/decisión: Etapa donde se realiza una serie de comprobaciones.
• Cuantificación de las etapas con valor añadido
• El análisis de valor es una forma de devolver la razón de ser de un negocio o proceso: tres etapas

1. Añade valor: Desde el punto de vista del cliente externo: Al cliente le importa o estaría dispuesto a pagarnos por esta actividad si supiera que la hacemos; se esta haciendo algún cambio al producto o servicio; es primer y única vez que se hace
2. Permite añadir valor: Las medidas que tome su empresa para aumentar su capacidad de añadir valor se dice que permiten añadir valor.
3. No añade valor: Son la cruda realidad. Cosas que no añaden valor: retrabajos, retrasos, inspecciones, revisiones etc.

• El análisis temporal ha permitido conseguir grandes beneficios, al pasar de horas a minutos; de meses a días. El tiempo de proceso se compone:

1. Tiempo de trabajo: el que se invierte haciendo algo
2. Tiempo de espera: durante el que los productos o servicios esperan a que se haga algo con ellos.

• ANÁLISIS DE PROCESOS: VERIFICACIÓN DE LAS CAUSAS

• Utilice la verificación lógica de las causas de la misma forma que lo haría en el análisis de datos
• Elaboración de mapa de proceso detallado si no lo ha hecho todavía.
• Experimentación: Introducción de cambio deliberados en el proceso para medir el impacto de esos cambios .El objetivo es eliminar todo lo que no aporte valor a los ojos del cliente
• Herramientas avanzadas de análisis: Chi cuadrado, t-test, análisis de la varianza, análisis multivariante correlación, análisis de regresión.

• Preparándose para mejorar

• Documente las causas que haya verificado
• Actualice el storyboard de su proyecto
• Elabore una planificación para mejorar
• Prepárese para la revisión con su patrocinador
• Celébrelo

CAPITULO 13

Herramientas para analizar

(Definiciones ya están en el cap 12)

• Análisis de datos
• Análisis de procesos

1. Exploración
2. Generación de hipótesis sobre las causas
3. Verificación o eliminación de las causas

• Exploración de datos
• Gráfico de Pareto: Comparar la frecuencia y/o el impacto de los diferente tipos de problemaso de sus causas.
• Aplicaciones:

1. Establecer prioridades
2. Definir los problemas
3. Determinar las causas raíz

Instrucciones:

1. Identificar proceso y tipos de problemas
2. Determinar frecuencia necesaria y método de recogida de datos
3. Recoger datos y agruparlos
4. Total para cada categoría
5. Porcentajes
6. Dibujar ejes de los gráficos
7. Dibujar barras de izquier a dere en orden descendente

Opcionales*

• Gráfico de tendencia: Medir y monitorizar las medidas de una entrada, un proceso o una salida clave a lo largo del tiempo
• Aplicaciones:

1. Establecer prioridades
2. Definir los problemas
3. Determinar las causas raíz

• Instrucciones:

1. Identifique los factores principales del proceso
2. Desarrolle un método de toma de datos
3. Dibuje eje horizontal y vertical (procure que sean más anchos que altos) es decir dibujar el eje X alrededor de una vez y media más largo que el eje Y.
4. Añada los datos al grafico
5. Dibuje una línea horizontal a la altura del valor de la mediana
6. Analice el gráfico

• Histograma o gráfico de frecuencia
• Objetivo: Mostrar las características de la variación (rango, cantidad, patrones) de un grupo de datos(es decir de una población)
• Aplicaciones:

1.  Comprobar los factores de una serie de factores continuos y su distribución
2. Comprobar la variación y el rendimiento relacionados con una especificación.
3. Comprobar cuantos defectos tiene cada unidad dentro de un grupo de elementos

• Instrucciones:

1. Recoja los datos continuos y tabúlelos
2. Determinar incrementos apropiados para el conjunto de datos y escriba las etiquetas en el eje X
3. Dibuje los valores de los datos

• Espina de pescado
• Objetivos: Identificar la causa de un problema aplicando la experiencia y el conocimiento de un grupo de personas a través de una tormenta de ideas
• Aplicaciones:

1. Determinar las causas principales
2. Determinar las potenciales causas raíz
3. Determinar las posibles soluciones
4. Planificar e implementar un cambio en el proceso o una solución

Instrucciones:

1. Escriba de forma resumida el problema o efecto que se va a analizar
2. Determine las causas más apropiadas para agrupar las causas
3. Realice una tormenta de ideas sobre las potenciales causas de cada categoría
4. Identifique la relación causa-efecto entre los efectos de cada categoría
5. Construya el diagrama de espina

• Diagrama de relaciones
• Objetivo: Ayudar al equipo a identificar las causas raíz de un problema complejo
• Aplicaciones:

1. Comprender las relaciones complejas
2. Alcanzar el consenso en el equipo sobre las causas principales que se deben investigar más en profundidad
3. Escríbalas en notas adhesivas y péguelas formando un circulo en un papel
4. Seleccione dos factores cualesquiera
5. Repita el proceso con la siguiente nota
6. Tabule los resultados

• Hoja de trabajo para la manipulación del proceso
• Objetivo: Descubrir si una causa de la que se sospecha contribuye a un problema o defecto conocido
• Aplicaciones: Se debe usar cuando sea imposible utilizar otros métodos para verificar una causa sospechosa.
• Instrucciones

1. Escriba la relación causa-efecto que se está investigando
2. Decida que va a cambiar para probar su teoría
3. Identifique como puede probar ese cambio a pequeña escala.
4. Identifique como va a comprobar si el cambio funcionó realmente
5. Planifique el experimento y llévelo a cabo

• Análisis de procesos
• Diagramas de flujo

Objetivo: Documentar y representar gráficamente las etapas/tareas, la secuencia y las relaciones en un proceso o sistema.

Aplicaciones:

1. Identificar problemas/oportunidades
2. Definir el alcance del proceso
3. Definir y documentar el proceso
4. Analizar los procesos para su mejora y simplificación

• Instrucciones

1. Realizar un diagrama SIPOC, si no lo ha hecho
2. Identificar actividades dentro de cada etapa
3. Si existe etapas duplicadas, intente combinar en una sola
4. Ordene las etapas en orden cronológico
5. Rodee cada una de las etapas con un símbolo
6. Represente la dirección de los diferentes avances y retrocesos con flechas
7. Si es necesario , recoja más datos para confirmar el flujo

• Mapa de proceso interfuncional o el despliegue
• Objetivo: Documentar y representar gráficamente las etapas, las relaciones existentes en un proceso
• Aplicaciones:

1.  Identificar problemas/oportunidades en un proceso
2. Definir el alcance del proceso
3. Analizar los procesos para su mejora y simplificación
4. Planificar e implemetar un cambio en el proceso o una solución
5. Verificar los resultados

• Instrucciones

1. Identifique la salida del proceso, clientes y su punto de partida
2. Determine que departamentos funciones grupos o individuos que deberían participar en el proceso
3. Dibuje una serie de filas o columnas y escriba en sus cabeceras los nombre
4. Dibuje el flujo del proceso
5. Documente el proceso y continúe

• Análisis de valor del proceso y análisis temporal
• Objetivo: Identificar las etapas del proceso que añaden coste y tiempo sin aportar valor al cliente
• Aplicación: Identificar áreas del proceso susceptibles de ser mejoradas
• Instrucciones para el análisis de valor

1. Identifique el proceso que va a ser analizado  dibújelo
2. Clasifique cada una de las etapas en función de si añade valor, no añade valor y permitir añadir valor
3. Calcule la proporción de actividades
4. Elabore una hoja de comprobación de tipo viajero
5. Complete los cálculos
6. Céntrese en mejorar las etapas que no añaden valor y/o las que emplean más tiempo

• Listas de comprobación para finalizar la etapa
• Lista de comprobación de la etapa Analizar
• Objetivo: Cierre formal de la etapa analizar del proyecto
• Aplicaciones:

1. Utilícela  durante sus trabajos en Analizar para monitorizar sus progresos
2. Utilícela al final de la etapa Analizar para asegurarse de que ha completado todas las tareas esenciales

• Hoja de trabajo para preparar la revisión Analizar
• Objetivo: Ayudar al equipo a preparar una presentación para la revisión formal de la etapa Analizar
• Aplicación: Utilícela al finalizar la etapa Analizar para ayudar al equipo a preparar su presentación

CAPITULO 14

Datos normales y normas de equipo

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