Video Tienda

ORGANIZACIÓN

Descripción

La video tienda ADSI, es una PyME, ubicada en el centro de la ciudad de Medellín, calle 51 N° 57-70. Actualmente dispone de un personal de 5 empleados, y cuenta con un inventario de seis mil (6000) películas y videojuegos, clasificadas en categorías como: comedia, románticas, novelas, terror, miedo, suspenso, adultos, infantiles, entre otras.

Misión

La video tienda ADSI es una organización legalmente registrada, dedicada al préstamo y ventas de películas y videojuegos, con el objetivo de brindar entretenimiento o información como documentales, material de estudio a todo tipo de personas o público, como: niños, adolescentes, adultos, familias o entidades.

Visión

La video tienda ADSI se proyecta como la más reconocida entidad que presta el servicio de préstamo y venta de películas; debido a la buena calidad de su servicio y productos. También, tiene como objetivo implantar sucursales a nivel nacional, para cumplir el objetivo expresado.

Organigrama

RECOPILACIÓN DE INFORMACIÓN

TÉCNICAS DE RECOLECCIÓN APLICADAS

Entrevista

Objetivo: El propósito de la entrevista, es conocer a profundidad los procesos que intervienen en la video tienda, para identificar los datos específicos que se necesitarán en el sistema de información que se implementará.

Aplicada a: Administrador

Fecha:1 Marzo de 2012

* ¿Qué información necesita usted del cliente?

De acuerdo a la respuesta obtenida, se plantean alternativas de datos como la cédula, fecha de cumpleaños, correo electrónico, referencias personales, tres números telefónicos, etc.

* ¿Qué información necesita usted del proveedor?

De acuerdo a la respuesta obtenida, se puede plantear distintas alternativas como proveedores más solicitados, que mayor descuento han dado, entre otras.

* ¿Qué información necesita usted de cada película?

De acuerdo a la respuesta obtenida, pueden plantearse alternativas de datos como ordenar por codificación, género, director, estudio, año de publicación, existencias, cantidad disponible, idioma, entre otras.

* ¿Cómo hace el préstamo de las películas?

De acuerdo a la respuesta obtenida, pueden plantearse alternativas de proceso, como la notificación al cliente, vía e-mail, de las películas que se vencen en el día, informe de multas automática al descargar una película.

* ¿Cómo hace la devolución de las películas?

De acuerdo a la respuesta obtenida, pueden plantearse alternativas para agilizar la descarga de las películas por código de barras, entre otras.

Observación

Objetivo: El propósito de esta observación, fue confirmar las respuestas obtenidas en la entrevista del 1 de marzo y buscar posibles errores o falencias en el procedimiento de cada uno de los procesos.

Fecha:13 de Marzo de 2012

¿Cumplió con el proceso de registro de clientes? | Sí | x | No | | |

Observación | | | | | | | | |

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¿Cumplió con el proceso de préstamo de películas? | Sí | | No | x | |

Observación | | | | | | | |

En momentos de congestión no se registraron algunos préstamos. | |

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¿Cumplió con el proceso de devolución? | Sí | x | No | | |

Observación | | | | | | | |

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¿Cumplió con el proceso de búsqueda? | Sí | x | No | | |

Observación | | | | | | | |

El tiempo de búsqueda tardó aproximadamente 4 minutos. | |

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¿Cumplió con el proceso de facturación? | Sí | x | No | |

Observación | | | | | | |

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ANÁLISIS DE RESULTADOS

Al realizar la entrevista al administrador, se conoció el funcionamiento de la vídeo tienda según sus propias palabras, donde se le preguntó sobre los procesos de ella, como registro (clientes, proveedores), préstamos, devolución, multas, búsqueda.

En un segundo encuentro se optó por una observación, donde se confirmarían las respuestas recolectadas en el primer encuentro, por ello se diseño un formato donde se seleccionaría el cumplimiento de los procesos y si era necesario una observación sobre estos.

En las respuestas obtenidas se llegó a las siguientes conclusiones

* La atención al cliente demoraba mucho en la búsqueda de sus registros.

* Se generaba congestión en la vídeo tienda debido a la falta de agilización.

* Debido a la congestión, algunas películas no eran registradas correctamente.

PROCESOS

Para efectos de simplicidad, cuando en el documento se habla de películas se refiera tanto a video juegos como a películas de video.

CLIENTE: el proceso encargado del registro de un cliente, en el cual se piden los datos como: nombre, cédula, teléfono, celular, fecha de nacimiento, dirección, entre otros.

PELÍCULA: Genera el código de la película; clasificación de acuerdo al género, disponibilidad, entre otros; se define su ubicación.

PRÉSTAMO: Es el proceso encargado del préstamo de películas, en el cual se busca el registro de un cliente en el sistema, en caso de no estarlo se registra, se busca la película y se registra el préstamo.

DEVOLUCIÓN: Es el proceso encargado de la devolución de películas por parte de los clientes a los cuales se les prestó la película.

FACTURACIÓN: Es el proceso encargado de la facturación para la venta y préstamo de películas.

CIERRE DE CAJA: Proceso efectuado por el administrador mediante el cual se verifica las transacciones efectuadas en caja contra el dinero real. Existen dos tipos: parciales, denominado con la letra y, y los totales, que se definen con la letra z.

INVENTARIO: Es el proceso encargado del almacenamiento y registro de las películasque entran y salen.

PROVEEDORES: Es el proceso encargado de registrar los proveedores de la vídeo tienda, en el cual se registran datos como: Nombre, teléfono, celular, contacto, entre otros.

CARTERA: Es el proceso encargado del cobro de las cuentas por pagar (multas) de las películas que no son devueltas en el tiempo indicado.

PERFILES: Es el proceso que se encarga del registro y descarga de los pedidos del cliente.

PEDIDO: Es el proceso que se encarga del registro y descarga de los pedidos del cliente.

RESERVA: Si no hay disponibilidad de la película solicitada, puede efectuarse reserva de las películas que han sido prestadas. Al momento de su entrega, se notifica al cliente que ya puede retirar el préstamo de la película.

RIESGOS

RIESGOS TECNÓLOGICOS

En la actualidad, la video tienda ADSI no dispone de los equipos de cómputo para instalar el SI GPV2.

RIESGOS TÉCNICOS

No posee un área de sistemas apropiada para brindar soporte técnico en las fallas de hardware, software y conectividad.

RIESGOS DEL NEGOCIO

Recursos: No aplica, se dispone de los recursos económicos para desarrollar el sistema de información.

Humanos: La video tienda no posee personal capacitado en la operación de los equipos de cómputo.

Político: La falta de controles efectivos sobre el mercado negro, mediante la venta de películas piratas, minimiza la viabilidad del negocio en el tiempo. DESCRIBIR LAS LEYES QUE AFECTAN EL DESARROLLO DEL SOFTWARE Y EL NEGOCIO

RESTRICCIONES

Hay diversos factores que limitan el desarrollo del proyecto, como son:

* Requerimientos vs. Tiempo: Los requerimientos para satisfacer las necesidades del sistema son extensos, contra el tiempo establecido para desarrollarlo.

* Falta de información: Falta de información por parte del administrador y los usuarios involucrados, por lo tanto el análisis debe ser nuevamente evaluado.

* Falta de apoyo: El personal se rehúsa a la implementación del sistema, debido a que reemplazará ciertas actividades que venían desempeñando dentro de la video tienda.

* Decisión: El cliente desconoce exactamente lo que quiere, no tiene un adecuado diagnóstico sobre sus necesidades.

* Capacitación: La mayoría de empleados, no tienen conocimientos básicos en el uso de un computador.

* Falta de trabajo en equipo: El personal actual, es demasiado independiente y el trabajo en equipo es muy poco, por lo que el posible apoyo ante las dudas que puedan surgir es mínima.

* Conocimiento de la herramienta de desarrollo: El equipo de desarrollo no posee amplios conocimientos sobre las herramientas de desarrollo (Java, SQL, SGBD).

OBJETIVOS DEL SISTEMA

GENERAL

Desarrollar un sistema de información para gestionar los procesos, de clientes, películas, préstamos de películas y venta de video juegos para la vídeo tienda ADSI, del centro de Servicios de Gestión Empresarial de la región Antioquia en el año 2012.

ESPECÍFICOS

ID del Objetivo | OBJ-001 |

Nombre: | Registrar los datos de las películas, clientes y proveedores. |

Descripción | Se refiere a la información necesaria, como nombres, direcciones, correo electrónico, en el caso de los clientes y proveedores. Y en el caso de las películas, sinopsis, actores, estudios, etc. |

ID del Objetivo | OBJ-002 |

Nombre: | Actualizar y eliminar

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