ACTA CONSTITUTIVA DE PROYECTO

1.- Lee en el tema la información correspondiente al concepto de grupo del proceso de iniciación y las actividades que se llevan a cabo en él.

En esta etapa de iniciación implica definir el alcance inicial y la asignación de los recursos iniciales, a lo cual una vez aprobada la idea la organización por conducto del director de proyecto debe de crearse el acta de constitución del proyecto, dicha acta involucra identificar y analizar a las personas u organizaciones denominados interesados, quienes tienen o reciben algún impacto en el proyecto.

Las actividades más importantes a ejecutar durante el proceso de iniciación son:

a. Seleccionar al director del proyecto

b. Recolectar información histórica

c. Identificar interesados, sus influencias y determinar su tolerancia al riesgo

d. Determinar requisitos de forma general

e. Entender de qué manera el proyecto apoya los objetivos de la organización

f. Estimar recursos de forma general

g. Determinar los criterios de aceptación del proyecto y su producto

h. Identificar hitos importantes

i. Obtener aprobación formal del acta de constitución.

2.- Define la información que servirá para la elaboración de un acta de constitución de proyecto, de acuerdo a los siguientes componentes:

A.- Nombre del proyecto y su justificación.

Proyecto: “FASE INTELIGENTE DE FACTURACION ELECTRONICA EN LA ORGANIZACIÓN”.

Justificación: A partir de Enero de 2011 todas las empresas requerirán emitir sus documentos de comprobación de ingresos, entre algunos otros, bajo un concepto digital o electrónico: la Factura Electrónica o como los define el Sistema de Administración Tributaria SAT, Comprobantes Fiscales Digitales (CFDI). Esto de acuerdo a la modificación al Anexo 20 del Código Fiscal de la Federación con fecha 28 de Diciembre de 2009; lo que lo establece como un requerimiento legal que entra en vigor y con obligatoriedad.

Consientes que con la implementación de la factura electrónica se obtienen beneficios inmediatos, tales como: ahorro en costos de impresión de facturas, mayor rapidez en su tramitación, ahorro en mensajería, gastos administrativos y por supuesto, el impacto positivo para el medio ambiente, esta nueva modalidad es de implementación inteligente e internamente. Además de que sabemos perfectamente que la factura electrónica no es sólo una nueva forma de generar comprobantes fiscales, sino que representa un cambio en la cultura organizacional de las empresas y sus colaboradores; no sólo por la eliminación física de los documentos, sino también por los procesos de control fiscal y auditoría.

B.- Director de proyecto y nivel de autoridad:

Para efecto de la implementación de la nueva aplicación de facturación electrónica en la empresa el Director de Proyecto (Juan Pérez) , buscara alcanzar los objetivos a corto plazo para aumentar el rendimiento y aceptación de los clientes. El director de proyecto. Es el responsable de dirigir el proyecto con la finalidad de cumplir con los objetivos planteados. De acuerdo a lo mencionado por la guía del PMBOK (2013) dice: “El director de proyecto, es la persona asignada por la organización ejecutante para alcanzar los objetivos del proyecto.” En el caso de la implementación de la facturación electrónica el director debe de evaluar el impacto positivo y mostrar las características personales como actitudes, personalidad y liderazgo al ejecutar el proyecto al mismo tiempo debe de cuidar que los requisitos de planeación y su aplicación al plan de gestión, promover la armonía del equipo de dirección del proyecto, analizar los requisitos de recursos, tiempo y costo, la aplicación oportuna de los estándares, procesos y métricas de calidad, los roles y responsabilidades del personal involucrado. y por ultimo debe cuidar la identificación de riesgos, los análisis cualitativos y cuantitativos de riesgo y su impacto en el proyecto.

El tipo de autoridad que se necesita en la implementación de la nueva aplicación: se ubica en una Matriz equilibrada: cuando el Director de Proyecto y el gerente funcional comparten el poder y las decisiones. Gido y Clement (2012) dice:” la administración de proyectos es la planeación, organización, coordinación, dirección y control de los recursos para lograr el objetivo del proyecto.”

C.- Principales interesados y sus responsabilidades:

Se refiere al consumidor final (personas u organizaciones) que adquieren y usarán el producto, servicio o resultado del proyecto. Pueden ser internos o externos a la organización ejecutante.

Laura López: brinda los recursos financieros para el proyecto. En la fase de inicio ayuda a construir el acta de constitución y durante toda la operación se asegura que

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