AUDITORIA DE GESTION Y RESULTADOS

MARCO NORMATIVO

La Constitución Política y la Ley 42 de 1993 determinaron que las Contralorías ejercieran la función pública de vigilar la Gestión Fiscal de la administración y de los particulares o entidades que manejan fondos o bienes del estado en todos sus órdenes y niveles.

De acuerdo a lo dispuesto por la Ley 190 de 1995 artículo 48, las entidades del Estado deben elaborar un manual de indicadores de eficiencia para la gestión de los servidores públicos, de las dependencias y de la entidad en su conjunto, que deberán responder a indicadores generalmente aceptados.

La ley 42 de 1993 establece, que las entidades deben cumplir los principios de economía, eficacia, equidad, y la valoración de los costos ambientales (ecología). Sobre estos principios realiza la Contraloría Distrital el control de gestión.

En el artículo 12 de la misma ley, se dice que “el control de gestión es el examen de la eficiencia y eficacia de las entidades en la administración de los recursos públicos, determinada mediante la evaluación de sus procesos administrativos, la utilización de indicadores de rentabilidad pública y desempeño”. El uso de indicadores en el control fiscal debe ser generalizado, pero esto no debe implicar el uso de los mismos indicadores para todos los sectores, ya que el objeto social y las actividades misionales son distintos para cada entidad.

MARCO CONCEPTUAL

1. AUDITORIA DE GESTION Y RESULTADOS

Es el examen de los planes, programas y actividades ejecutadas por las entidades públicas para establecer el grado de economía y eficiencia en la adquisición y utilización de los recursos; el nivel de eficacia en el cumplimiento de objetivos y metas propuestas, la efectividad con que impacta en los receptores de su acción y la verificación de la equidad en la distribución de los costos y beneficios entre los distintos sectores, así como la evaluación del efecto que las actividades de la entidad tienen sobre el medio ambiente y los recursos naturales.

La auditoría de gestión y de resultados incluye un examen, no sólo del pasado sino del presente y de la proyección en el futuro. Esto implica que si bien es cierto, se debe evaluar el logro de los objetivos en un período determinado, también debe evaluase la gestión actual y su impacto hacia el futuro de forma tal que la entidad pueda tomar correctivos oportunamente, generando valor agregado en el proceso auditor.

1.1. Objetivos

1.1.1. Objetivo General

Evaluar los resultados de la gestión fiscal, obtenidos en el cumplimiento de las políticas, planes y programas encomendados a las entidades, examinando si los recursos disponibles, involucrados en las diferentes actividades y procesos fueron asignados, distribuidos y utilizados de manera eficiente, económica, eficaz y efectiva. Así mismo, busca establecer la equidad en la prestación del servicio.

1.1.2. Objetivos Específicos

• Verificar la existencia de métodos o procedimientos adecuados de operación y su eficiencia.

• Verificar la existencia de políticas, planes, programas, objetivos y metas coherentes y realistas, así como el adecuado cumplimiento de los mismos.

• Determinar la efectividad con que los programas y planes impactan en el cliente o usuario.

• Evaluar el efecto que las actividades de la entidad tienen sobre el medio ambiente y los recursos naturales y las acciones de la organización para mitigarlos.

• Comprobar la adopción y aplicación de controles para asegurar el uso de los recursos y el cumplimiento eficaz de sus actividades

• Determinar lo adecuado de la organización de la entidad.

Consecuentemente, el equipo de auditoría debe estar alerta a la existencia de situaciones tales como: duplicación de esfuerzos, flujos operativos no fluidos, uso no económico de recursos y prácticas ineficaces o ineficientes.

Al preparar el Programa de Auditoría, se deben considerar los beneficios de relacionar la auditoría de los ciclos operacionales con las actividades misionales y las funciones claves de la administración.

1.2. Alcance de la Auditoría de Gestión y Resultados

El control de gestión y de resultados, se aplicará mediante el análisis, estudio y evaluación de la información contable, financiera, legal, técnica, administrativa, estadística, propios de las diferentes actividades misionales desarrolladas por la entidad, en cumplimiento de su propósito institucional, a través de instrumentos de evaluación, como indicadores de gestión, cuadros analíticos, análisis de la contratación administrativa, del recurso humano y financiero, la relación beneficio - costo, entre otros.

1.3. Características de la Auditoría de Gestión

• Mide el cumplimiento de los planes y programas en un período de tiempo determinado.

• Concentra el análisis hacia actividades y procesos productivos o de prestación de servicios propios de cada entidad, aplicando indicadores que midan adecuadamente la gestión realizada.

• Mide la contribución de la entidad en el desarrollo de la comunidad, estableciendo el beneficio o pérdida social.

• Determina el comportamiento de las cifras durante un período de análisis y sus variaciones significativas.

• Verifica tendencias, desviaciones y participaciones.

• Contribuye a que las entidades públicas mejoren la eficiencia administrativa y financiera en el manejo de los recursos asignados para su funcionamiento.

• Garantiza vigilancia permanente a la delegación que hace el estado de la función administrativa.

• Evalúa el impacto que genera el bien o servicio que produce o presta la entidad, en la comunidad que lo recibe.

2. LA GESTIÓN

Por gestión fiscal se entiende el conjunto de actividades económicas, jurídicas y tecnológicas, que realizan los servidores públicos y las personas de derecho privado que manejen o administren recursos o fondos públicos, tendientes a la adecuada y correcta adquisición, planeación, conservación, administración, custodia, explotación, enajenación, consumo, adjudicación, gasto, inversión y disposición de los bienes públicos, así como a la recaudación, manejo e inversión de sus rentas en orden a cumplir los fines esenciales del estado, con sujeción a los principios de legalidad, eficiencia, economía, eficacia, equidad, imparcialidad, moralidad, transparencia, publicidad y valoración de los costos ambientales.

La característica relevante entre la economía, eficiencia, eficacia y efectividad de la gestión es la relación existente entre los recursos (input) y los bienes, servicios y otros resultados (output) de una entidad.

Las definiciones de las "E´s" brindan una impresión de claridad debido a la separación abstracta de valores.

Sin embargo, en la realidad puede resultar muy difícil abarcar un valor haciendo abstracción de los otros.

Se suele opinar que la eficacia de los programas públicos constituye el centro de la optimización de recursos porque, aunque puede haber mérito en "lograr los objetivos haciendo un mal trabajo", no hay mérito alguno en "hacer un buen trabajo y no lograr los objetivos".

Sin lugar a dudas que para fines de medición, es útil distinguir cada una de las “E”. Allí no reside el problema; el problema se encuentra cuando al intentar llegar a una opinión global del rendimiento de un programa, o dar cuenta de ello, no es posible, ni siquiera útil, proseguir como si los conceptos fueran independientes el uno del otro.

Qué es una buena gestión?

Es preciso señalar que las entidades públicas no buscan principalmente obtener una rentabilidad económica, sino que su objetivo se debe concentrar en incrementar el bienestar colectivo mediante la prestación de un servicio público, la construcción de infraestructura física para uso de la comunidad o el suministro de productos. Por tanto, una buena gestión es la que garantiza que los recursos asignados son utilizados correctamente en el cumplimiento de los objetivos propuestos.

Responsabilidad por la gestión

En la mayoría de las entidades existen cuatro niveles donde se practica una revisión de la economía, la eficiencia, la eficacia, la equidad y la efectividad de la gestión pública:

El primero y el más importante, es la revisión que efectúa el propio administrador con la finalidad de maximizar el valor de su gestión, considerando los recursos que le fueron asignados;

El segundo es la revisión que hace cada funcionario responsable de la ejecución de las tareas asignadas, encaminadas al cumplimiento de los objetivos institucionales.

El tercer nivel es la evaluación y asesoramiento que hace la Oficina de Control Interno, un grupo específico o consultor externo, con el objeto de verificar el cumplimiento de los procedimientos administrativos y de la normatividad aplicable.

El cuarto nivel es el que realiza la Contraloría de Bogotá D.C. como parte de su labor fiscalizadora.

Practicas Antieconómicas, Ineficientes, Inapropiadas o Insatisfactorias Procedimientos inefectivos o de costo injustificable

Duplicación de esfuerzos por funcionarios o áreas de la organización.

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