Administracion Fundamental

1. INTRODUCCIÓN

La administración constituye la manera de utilizar los diversos recursos organizacionales (humanos, materiales, financieros, informáticos y tecnológicos para alcanzar objetivos y lograr excelente desempeño) Administración es el proceso de planear, organizar, dirigir y controlar el empleo de los recursos organizacionales para alcanzar determinados objetivos de manera eficiente y eficaz.

Administración no significa ejecutar tareas u operaciones, sino lograr que sean ejecutadas por otras personas en conjunto. El administrador no es aquel que ejecuta tareas, sino, el que consigue que otras las realicen. La administración logra que las personas cumplan las tareas para llevar las organizaciones al éxito. La administración no es una ciencia, exacta, sino una ciencia social, pues al tratar con negocios y organizaciones, tata con personas.

La administración debe combinar eficiencia y eficacia para conseguir los objetivos organizacionales; por tal motivo, el administrador debe saber utilizar los recursos organizacionales para lograr eficiencia y eficacia, y alto grado de satisfacció0n entre las personas que ejecutan el trabajo y el cliente que lo recibe. Este triple sentido de desempeño, obtención de resultados y satisfacción de las personas y el cliente es el tema central que focaliza el moderno sitio de trabajo.

Respecto al desempeño, existen criterios: eficiencia y eficacia. La eficiencia, que significa hacer las cosas bien y de manera correcta, se la relaciona con los medios; es una medida de la proporción de los recursos utilizados para alcanzar los objetivos, es decir una medida de salidas o resultados comparados con los recursos utilizados. La administración puede alcanzar un objetivo con el mínimo de recursos o sobrepasar el objetivo con los mismos recursos. Por ejemplo, la eficiencia se puede medir por el costo del trabajo, la utilización de equipos, el mantenimiento de máquinas y el retorno del capital invertido. Un administrador eficiente es aquel cuya unidad de trabajo opera diariamente al costo mínimo de material y de trabajo.

La administración es también el proceso de diseñar y mantener un entorno en el que, trabajando en grupos, los individuos cumplan eficientemente objetivos específicos. En general:

• La administración se aplica a todo tipo de organizaciones.

• Se aplica en todos los niveles organizacionales.

• La intención de todos los administradores es cumplir con los objetivos establecidos.

Es evidente que los Administradores no pueden desempeñar correctamente sus tareas sino comprenden y se muestran sensibles a los muchos elementos del ambiente externo:

• Factores Económicos.

• Factores Tecnológicos.

• Factores Sociales.

• Factores Políticos y,

• Factores Éticos, que afectan a su área de operación.

El administrador responde por el desempeño organizacional en cualquiera de estos tres niveles. En ocasiones, algunos profesionales no administradores son ascendidos del nivel de ejecución al nivel administrativo de ciertas organizaciones; por ejemplo, médicos (en los hospitales) ingenieros (en las fabricas), contadores (en consultorías de auditoría y contabilidad), economistas (en organizaciones públicas) o abogados ( en consultorios jurídicos), dónde dejan parcialmente a un lado su especialidad original para convertirse en administradores. A partir de ahí, requieren conocimientos mínimos de administración.

Características de los niveles organizacionales.

El administrador responde por el desempeño organizacional en cualquiera de estos tres niveles. En ocasiones, algunos profesionales no administradores son ascendidos del nivel de ejecución al nivel administrativo de ciertas organizaciones; por ejemplo, médicos (en los hospitales) ingenieros (en las fabricas), contadores (en consultorías de auditoría y contabilidad), economistas (en organizaciones públicas) o abogados ( en consultorios jurídicos), dónde dejan parcialmente a un lado su especialidad original para convertirse en administradores. A partir de ahí, requieren conocimientos mínimos de administración.

Como el administrador puede trabajar en cualquier de los tres niveles organizacionales, puede ser el presidente, el director, el gerente o el supervisor, dependiendo de la posición que ocupe. Sin embargo, en cualquiera de esos niveles o posiciones, el trabajo del administrador siempre está orientado hacia el proceso administrativo.

2. EL PROCESO ADMINISTRATIVO

¿Qué hace el administrador? ¿Cuáles son las funciones que ejerce en la vida diaria? Parte de la definición de administración habla de la consecución de objetivos organizacionales mediante la planeación, la organización, la dirección y el control.

Desde mediado del siglo XX, se convirtió en práctica común definir la administración en términos de su cuatros funciones específicas: planeación, organización, dirección y control. En consecuencia, administración es el proceso de planear, organizar, dirigir y controlar las actividades de los miembros de la organización y de utilizar todos los recursos organizacionales disponibles para conseguir los objetivos organizacionales, establecidos, que incluyendo no sólo categorías económicas como tierra, capital, y trabajo, sino también información y tecnología. Es obvio que las personas constituyen el elemento inteligente y dinámico que maneja, opera y agiliza todos estos recursos.

Proceso significa secuencia sistemática de funciones para realizar las tareas; medio, método o manera de ejecutar ciertas actividades. Se toma la administración como proceso para hacer énfasis en que los administradores, sin importar sus niveles, ni funciones, se comprometen continuamente en actividades interrelacionadas, como planear, organizar, dirigir y controlar, para alcanzar los objetivos deseados. De ahí se deriva la denominación de proceso administrativo dada el conjunto y secuencia de las funciones administrativas. Las fases del proceso administrativo son:

1. Planeación

Esta primera etapa del proceso administrativo consiste en determinar las acciones que se realizarán por medio de objetivos, políticas y procedimientos. Es decir, que define las metas, establece la estrategia y desarrolla subplanes para coordinar las actividades de la empresa.

Con esta etapa se resuelven las interrogantes:

• ¿Qué quiere hacerse?

• ¿Qué se va a hacer?

• ¿Cuáles son las metas de la organización a largo plazo?

• ¿Qué estrategias son las mejores para lograr los objetivos establecidos?

• ¿Qué objetivos se deben de formular a corto plazo?

• ¿Quiénes deben de formular la planeación?

La planeación define lo que pretende realizar la organización en el futuro y cómo debe realizarlo. Por esta razón, la planeación es la primera función administrativa, y se encarga de definir los objetivos para el futuro desempeño organizacional y decide sobre los recursos y tareas necesarias para alcanzarlos de manera adecuada. Gracias a la planeación, el administrador se guía por los objetivos buscados y las acciones necesarias para conseguirlos, basados en algún método, plan o lógica, en vez de dejar todo al azar.

La planeación produce planes basados en objetivos y en los mejores procedimientos para alcanzarlos de manera apropiada, Por tanto, planear incluye la solución de problemas y la toma de decisiones en cuanto alternativas para el futuro.

La planeación es el proceso de fijar objetivos y el curso de acción adecuado para conseguirlos. Las partes III de este libro se dedicarán por completo al estudio de la planeación.

Para planear eficientemente es necesario tomar en cuenta los siguientes principios:

a) Principio de Precisión

Los planes no deben hacerse con afirmaciones vagas y genéricas, sino con la mayor precisión posible, porque van a regir acciones concretas. Cuando se carece de planes exactos cualquier negocio no es propiamente tal, sino un juego de azar, una aventura, ya que mientras el fin sea impreciso, los medios que coordinamos serán, por necesidad, parcial o totalmente ineficaces.

b) Principio de Flexibilidad

Al elaborar un plan es conveniente establecer márgenes de holgura que permitan afrontar situaciones no previstas, que proporcionen nuevos cursos de acción que se ajusten fácilmente a las condiciones, pues el no establecer “colchones de seguridad” puede ocasionar resultados desastrosos.

c) Principio de Unidad

Todos los planes específicos de la empresa deben integrarse a un plan general y dirigirse al logro de los propósitos y objetivos generales, de tal manera que sean consistentes en cuanto a su enfoque, y armónicos en cuanto al equilibrio e interrelación que debe existir entre éstos.

Los fundamentos de la fase de planeación son:

• Propicia el desarrollo de la empresa al establecer métodos de utilización

racional de recursos.

• Reduce los niveles de incertidumbre que se puede presentar en el futuro,

más no los elimina.

• Prepara a la empresa para hacer frente a las contingencias que se

presenten, con mayor garantías de éxito.

• Reduce al mínimo los riesgos y aprovecha al máximo las oportunidades.

• Al establecer un esquema o modelo de trabajo(plan), suministra

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