Administración de información técnica de proveedores para cumplimiento de seguridad alimentaria

Administración de información técnica de proveedores para cumplimiento de seguridad alimentaria.

La compra de materiales con impacto sobre la seguridad alimentaria, es controlada mediante la revisión de proveedores que tengan la

capacidad de cumplir ciertos requerimientos especificados. Estos requerimientos, se entregan en forma documental y garantizan productos de

primera calidad.

Actualmente, la administración de información proporcionada por proveedores, se encuentra en déficit para la empresa, lo cual implica el

aseguramiento y responsabilidad en la inocuidad de los productos manufacturados.

La falta de administración técnica o la información vigente de las materias primas utilizadas en la fabricación de colorantes, coloca en riesgo el

no cumplimiento al punto 6.0 de la norma ISO 22000:2005 (Organización Internacional de Normalización) en las instalaciones de la empresa,

ya que al no cumplir con este punto la selección y gestión de proveedores estará fuera de lo requerido para la continua certificación de FSSC

22000 (Certificación del Sistema de Seguridad Alimentaria).

Al no contar con una organización precisa del registro de la información obtenida, se dificulta el seguimiento de la confiabilidad del proveedor,

por otro lado, si los datos en sistema son erróneos se presentará dos opciones; la primera es la asociación con un proveedor no aprobado y la

segunda es la dificultad para localizar y acceder a los informes de cada materia prima entre lo que incluye las certificaciones que les aplican.

Por lo tanto, es necesario validar la lista vigente de proveedores aprobados, revisando la información contenida en sistema.

Así, se logra implementar un sistema de control de información técnica para identificar, diseñar y establecer acciones preventivas y correctivas

en la mejora continua durante el proceso de fabricación.

Mediante la administración del sistema para el control de información técnica, se logró identificar con facilidad los problemas generados al recibir una materia prima con condiciones y manipulación especiales, para lo cual se deben establecer acciones preventivas y correctivas al cumplimiento de FSS2200, así como una organización y control en la administración de documentos que los proveedores dan a conocer sobre sus productos o servicios. Con la “matriz de proveedores” se contribuye a la empresa con un sistema actualizado de información técnica del año 2017, logrando el objetivo del proyecto al minimizar los peligros de impacto químico, físico y/o biológico en el proceso, producto e instalaciones de la compañía.

Se redujo la posibilidad de aprobar a un proveedor que no cumpliera con las especificaciones existentes en la empresa, pues al tratarse de un sitio que fabrica colorantes para uso alimentario, el cumplir con las certificaciones de inocuidad y seguridad alimentaria es fundamental, para proporcionar a los clientes la confianza de calidad en los productos que les son suministrados.

Las certificaciones en FSSC22000 y el cumplimiento con las especificaciones técnicas y requisitos adicionales de Global Food Safety Initiative (GFSI), apoyan a la empresa para aumentar su efectividad y estandarizar las normas de sus productos, cumpliendo con todos los requisitos legales y regulatorios para satisfacer así las necesidades de los clientes y contribuir a la optimización de la mejora continua en los procesos de manufactura.

Mediante el ingreso al sistema electrónico que rige a la compañía, se ha mantenido una actualización constante de la “Matriz de Proveedores”, listado que se utiliza para validar a los proveedores de materia prima aprobados por la empresa, con el fin de cumplir con los requisitos del sistema internacional de inocuidad alimentaria y así ofrecer productos de primera calidad. Para esto, se han revisado documentos proporcionados por los proveedores y verificado que cumplan con los criterios que dictan las normas y estándares de los esquemas de certificación. Dichos documentos, sin embargo, suelen demorar en ser contestados y enviados por los proveedores, acción que provoca un paro temporal en la administración y procesamiento de la información.

Para una correcta verificación y administración de la información, se investigaron datos de cuestionarios solicitados a los proveedores en los años 2016 y 2017, y certificaciones que aplican a los productos mismos, como certificado Kosher (sistema de control de calidad de los alimentos de acuerdo a las normas judías), certificado Halal (sistema de control de calidad de los alimentos de acuerdo a las normas islámicas), información nutrimental, MSDS (Hoja de datos de seguridad de materiales) , especificaciones, declaración libre de alérgenos e ingredientes libres de Organismos Genéticamente Modificados (GMO); y HACCP (Análisis de Peligros y Puntos Críticos de Control).

El departamento de compras, contaba con un porcentaje de información cotejada del 2.5% en el mes de junio, una vez realizada la verificación se obtuvo una estadística de porcentaje del 15.51% de información revisada y documentada.

Para el manejo de la información de proveedores, se empleó la mencionada “Matriz de proveedores”, realizada en Microsoft Excel y que contiene apartados para cada requerimiento, colocando uno por columna dando lugar a 24 columnas identificadas como: Nombre del proveedor, Nombre de la materia prima, Número de identificación del recurso, Especificación, MSDS, País de origen y Método de obtención, Ingredientes y/o Composición, Presencia de Conservadores, Grado alimenticio, Origen del producto, Condición de almacenaje, Certificado KOSHER, Declaración GMO, Parámetros microbiológicos, Declaración de metales, pH, Declaración libre de pesticidas, Declaración TBS/TSE, Adulterantes, Declaración de solventes residuales, Declaración de alérgenos, Información nutrimental y Food Safety Incident (Incidente de Seguridad Alimentaria)]; además de una última columna que se utilizó para contabilizar el total de información entregada por cada materia prima con un Total de 375 artículos.

Los documentos electrónicos recibidos se organizaron en carpetas nombradas con el código de cada

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