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Distribución de la información

La Distribución de la Información implica poner la información necesaria a disposición de los interesados en el proyecto de manera oportuna. La distribución de la información incluye implementar el plan de gestión de las comunicaciones, así como responder a las solicitudes inesperadas de información.

Distribución de la Información: Entradas

1. Plan de Gestión de las Comunicaciones.

Distribución de la Información: Herramientas y Técnicas

1. Habilidades de Comunicación.

Habilidades de Comunicación Las habilidades de comunicación son parte de las habilidades de dirección general y se usan para intercambiar información. Las habilidades de dirección general relacionadas con las comunicaciones incluyen asegurarse de que las personas correctas reciban la información que corresponda en el momento adecuado, según se define en el plan de gestión de las comunicaciones.

Como parte del proceso de comunicación, el emisor es responsable de hacer que la información sea clara y completa para que el receptor pueda recibirla correctamente, y de confirmar que se ha entendido apropiadamente. El receptor es responsable de asegurarse de que la información sea recibida en su totalidad y entendida correctamente. La comunicación tiene muchas dimensiones:

La siguiente imagen muestra el canal de comunicación

2. Sistemas de Recopilación y Recuperación de Información.

La información puede recopilarse y recuperarse a través de una gran variedad de medios, entre los que se incluyen: Los sistemas manuales de archivo, las bases de datos electrónicas, el software de gestión de proyectos y los sistemas que permiten el acceso a documentación técnica como planos de ingeniería, especificaciones de diseño y planes de prueba.

3. Métodos de Distribución de la Informació.

La Distribución de la Información consiste en recopilar, compartir y distribuir información a los interesados en el proyecto de manera oportuna durante todo el ciclo de vida del proyecto. La información del proyecto puede distribuirse mediante una gran variedad de métodos, entre los que se incluyen:

a) Reuniones del proyecto.

b) Herramientas de comunicación y conferencias electrónicas.

c) Herramientas electrónicas para la dirección de proyectos

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4. Proceso de Lecciones Aprendidas

Una sesión de lecciones aprendidas se centra en identificar los éxitos y los fracasos del proyecto, e incluye recomendaciones para mejorar el rendimiento futuro de los proyectos. Durante el ciclo de vida del proyecto, el equipo del proyecto y los interesados clave identifican las lecciones aprendidas respecto a los aspectos técnicos, de dirección y de procesos del proyecto.

Las lecciones aprendidas proporcionan a los equipos de proyectos futuros la información que puede mejorar la efectividad y la eficiencia de la dirección de proyectos. Además, las sesiones de lecciones aprendidas al final de cada fase constituyen un buen ejercicio de formación de equipos. Algunos resultados específicos que pueden obtenerse de las lecciones aprendidas incluyen:

• Actualización de la base de conocimientos de lecciones aprendidas

• Entrada al sistema de gestión del conocimiento

• Actualización de políticas, procedimientos y procesos corporativos

• Mejora de las habilidades de negocio

• Mejoras generales de productos y servicios

• Actualizaciones del plan de gestión de riesgos.

Distribución de la Información: Salidas

1. Activos de los Procesos de la Organización

• Documentación sobre lecciones aprendidas. La documentación incluye las causas de las polémicas, el razonamiento subyacente a la acción correctiva elegida y otros tipos de lecciones aprendidas sobre Distribución de la Información.

• Registros del proyecto. Los registros del proyecto pueden incluir correspondencia, memorandos y documentos que lo describen. Esta información debería, en la medida en que sea posible y apropiado, mantenerse de manera organizada.

• Informes del proyecto. Los informes del proyecto formales e informales detallan el estado del proyecto, e incluyen las lecciones aprendidas, los registros de polémicas, los informes de cierre del proyecto y las salidas de otras Áreas de Conocimiento

• Presentaciones del proyecto. El equipo del proyecto suministra información por medios formales o informales a todos y cada uno de los interesados en el proyecto.

• Retroalimentación de los interesados. La información que se recibe de los interesados en relación con las operaciones del proyecto puede ser distribuida y usada para modificar o mejorar el rendimiento futuro del proyecto.

• Notificaciones a los interesados. Se puede suministrar información a los interesados acerca de las polémicas resueltas, los cambios aprobados y el estado general del proyecto.

2. Cambios Solicitados

Los cambios en el proceso Distribución de la Información deberían provocar cambios en el plan de gestión del proyecto y en el plan de gestión de las comunicaciones. Los cambios solicitados (adiciones, modificaciones, revisiones) en el plan de gestión del proyecto y sus planes subsidiarios se revisan, y la disposición se gestiona a través del proceso Control Integrado de Cambios.

Reportes de desempeño

¿Qué es un reporte de desempeño?

Es una herramienta estructural y sistemática para medir y evaluar si el empleado es productivo y su podrá mejorar su rendimiento en el futuro.

Importancia

1. Permite implantar nuevas políticas de compensación

2. Mejora el desempeño

3. Ayuda a tomar decisiones de ascensos o ubicación

4. Permite determinar si existe la necesidad de volver a capacitar

5. Detecta errores en el diseño del puesto

6. Ayuda a observar si existen problemas personales que afectan el rendimiento.

Puntos a considerar en un reporte de desempeño

• Es importante escribir cuidadosamente los informes, ya que pueden ser catalizadores para fomentar el comportamiento más positivo o negativo de los empleados.

• Un informe de desempeño bien escrito combina información, análisis, honestidad y tacto.

• Si se debe cambiar el desempeño, el mayor interesado es el evaluado, por eso no debe solamente tener conocimientos del cambio planeado, sino también conocer las razones y como deberá realizarse si es que debe hacerse.

El reporte del desempeño trata de alcanzar estos diversos objetivos intermedios:

• La vinculación de la persona a cargo

• Entrenamiento

• Promociones

• Incentivos por buen desempeño

• Mejoramiento entre la relación del subordinado y el superior

• Auto perfección del empleado

• Estimación del potencial de desarrollo de los empleados.

• Estímulo a la mayor productividad.

• Oportunidad de conocimiento sobre los patrones de desempeño de la empresa.

• Retroalimentación con la información del propio individuo evaluado.

• Otras decisiones de personal, como transferencias, gastos, etc.

Beneficios para el evaluado:

• Conocer los aspectos de comportamiento y desempeño que la empresa más valoriza en sus funcionarios.

• Conoce cuales son las expectativas de su jefe respecto a su desempeño y asimismo, según él, fortalezas y debilidades.

• Conoce cuales son las medidas que el jefe va a tomar en cuenta para mejorar su desempeño (programas de entrenamiento, seminarios, etc).

• Tiene la oportunidad para hacer una autoevaluación y autocritica para su autodesarrollo y autocontrol.

• Estimula a los empleados para que brinden a la organización sus mejores esfuerzos.

Beneficios para el jefe

• Evaluar el desempeño y el comportamiento de los subordinados, teniendo como base variables y factores de evaluación.

• Tomar medidas con el fin de mejorar el comportamiento de los individuos.

• Alcanzar una mejor comunicación con los individuos.

• Planificar y organizar el trabajo de una mejor manera.

Beneficios para la empresa

• Tiene la oportunidad de evaluar a su capital humano a corto, mediano y largo plazo y definir la contribución de cada individuo.

Presentación del proyecto

Un concepto fundamental con respecto a los proyectos tiene que ver con la definición de Entregables.

La Guía para el PMBOK(r), Cuarta Edición, lo define como,

Cualquier producto, resultado, o capacidad de prestar un servicio único y verificable que debe producirse para terminar un proceso una fase o un proyecto. A menudo se utiliza más concretamente con relación a un entregable externo, el cual está sujeto a la aprobación por parte del patrocinador del proyecto o el cliente.

La definición en Inglés dice,

Deliverable

Any unique product, result or capability to perform a service that must be produced to complete a process, phase or project. Often used more narrowly

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