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Distribución de la información

La Distribución de la Información implica poner la información necesaria a disposición de los interesados en el proyecto de manera oportuna. La distribución de la información incluye implementar el plan de gestión de las comunicaciones, así como responder a las solicitudes inesperadas de información.

Distribución de la Información: Entradas

1. Plan de Gestión de las Comunicaciones.

Distribución de la Información: Herramientas y Técnicas

1. Habilidades de Comunicación.

Habilidades de Comunicación Las habilidades de comunicación son parte de las habilidades de dirección general y se usan para intercambiar información. Las habilidades de dirección general relacionadas con las comunicaciones incluyen asegurarse de que las personas correctas reciban la información que corresponda en el momento adecuado, según se define en el plan de gestión de las comunicaciones.

Como parte del proceso de comunicación, el emisor es responsable de hacer que la información sea clara y completa para que el receptor pueda recibirla correctamente, y de confirmar que se ha entendido apropiadamente. El receptor es responsable de asegurarse de que la información sea recibida en su totalidad y entendida correctamente. La comunicación tiene muchas dimensiones:

La siguiente imagen muestra el canal de comunicación

2. Sistemas de Recopilación y Recuperación de Información.

La información puede recopilarse y recuperarse a través de una gran variedad de medios, entre los que se incluyen: Los sistemas manuales de archivo, las bases de datos electrónicas, el software de gestión de proyectos y los sistemas que permiten el acceso a documentación técnica como planos de ingeniería, especificaciones de diseño y planes de prueba.

3. Métodos de Distribución de la Informació.

La Distribución de la Información consiste en recopilar, compartir y distribuir información a los interesados en el proyecto de manera oportuna durante todo el ciclo de vida del proyecto. La información del proyecto puede distribuirse mediante una gran variedad de métodos, entre los que se incluyen:

a) Reuniones del proyecto.

b) Herramientas de comunicación y conferencias electrónicas.

c) Herramientas electrónicas para la dirección de proyectos

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4. Proceso de Lecciones Aprendidas

Una sesión de lecciones aprendidas se centra en identificar los éxitos y los fracasos del proyecto, e incluye recomendaciones para mejorar el rendimiento futuro de los proyectos. Durante el ciclo de vida del proyecto, el equipo del proyecto y los interesados clave identifican las lecciones aprendidas respecto a los aspectos técnicos, de dirección y de procesos del proyecto.

Las lecciones aprendidas proporcionan a los equipos de proyectos futuros la información que puede mejorar la efectividad y la eficiencia de la dirección de proyectos. Además, las sesiones de lecciones aprendidas al final de cada fase constituyen un buen ejercicio de formación de equipos. Algunos resultados específicos que pueden obtenerse de las lecciones aprendidas incluyen:

• Actualización de la base de conocimientos de lecciones aprendidas

• Entrada al sistema de gestión del conocimiento

• Actualización de políticas, procedimientos y procesos corporativos

• Mejora de las habilidades de negocio

• Mejoras generales de productos y servicios

• Actualizaciones del plan de gestión de riesgos.

Distribución de la Información: Salidas

1. Activos de los Procesos de la Organización

• Documentación sobre lecciones aprendidas. La documentación incluye las causas de las polémicas, el razonamiento subyacente a la acción correctiva elegida y otros tipos de lecciones aprendidas sobre Distribución de la Información.

• Registros del proyecto. Los registros del proyecto pueden incluir correspondencia, memorandos y documentos que lo describen. Esta información debería, en la medida en que sea posible y apropiado, mantenerse de manera organizada.

• Informes del proyecto. Los informes del proyecto formales e informales detallan el estado del proyecto, e incluyen las lecciones aprendidas, los registros de polémicas, los informes de cierre del proyecto y las salidas de otras Áreas de Conocimiento

• Presentaciones del proyecto. El equipo del proyecto suministra información por medios formales o informales a todos y cada uno de los interesados en el proyecto.

• Retroalimentación de los interesados. La información que se recibe de los interesados en relación con las operaciones del proyecto puede ser distribuida y usada para modificar o mejorar el rendimiento futuro del proyecto.

• Notificaciones a los interesados. Se puede suministrar información a los interesados acerca de las polémicas resueltas, los cambios aprobados y el estado general del proyecto.

2. Cambios Solicitados

Los cambios en el proceso Distribución de la Información deberían provocar cambios en el plan de gestión del proyecto y en el plan de gestión de las comunicaciones. Los cambios solicitados (adiciones, modificaciones, revisiones) en el plan de gestión del proyecto y sus planes subsidiarios se revisan, y la disposición se gestiona a través del proceso Control Integrado de Cambios.

Reportes de desempeño

¿Qué es un reporte de desempeño?

Es una herramienta estructural y sistemática para medir y evaluar si el empleado es productivo

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