HERRAMIENTAS Y TECNICAS DE PLANEACION

PLANEACION Y RECURSOS HUMANOS

HERRAMIENTAS Y TECNICAS DE PLANEACION

Ana Laura Yépez León

7° Cuatrimestre

TÉCNICAS Y HERRAMIENTAS DE LA PLANEACIÓN

La finalidad de las técnicas de la planeación consiste en que el administrador que las utilice, tome las decisiones adecuadas de acuerdo a la situación específica del medio y de la organización en donde se actúe. Las técnicas pueden ser usadas en cualquier proyecto. Éstas técnicas sirven para obtener una visión del proceso general de la planeación estratégica, sirven cómo, pautas y guías para estructurar su plan de negocios y adaptar inteligentemente estrategias al entorno competitivo y económico en que se desenvuelve.

1- PRONOSTICO

Son predicciones de resultados futuros, dos de las predicciones más comunes son los ingresos futuros y los nuevos adelantos tecnológicos. Sin embargo cualquier componente del entorno general y específico de la organización puede ser sujeto a pronósticos.

Es la predicción general de los ingresos futuros, involucra la proyección de ventas generada a partir de los datos históricos, ajustadas con las tendencias encontradas en el análisis del entorno como los cambios de los factores sociales, económicos, legales, políticos, etc.

Buscan anticipar los cambios en la tecnología y el marco temporal en el cual las nuevas tecnologías pueden convertirse en realidades económicas.

Las técnicas de pronósticos caen dentro de dos rangos:

Cualitativas: Utilizan el juicio y las opiniones de conocedores. Generalmente se usan cuando los datos precisos son limitados o difíciles de conseguir

Cuantitativas: Aplican un conjunto de reglas matemáticas a una Serie de datos anteriores para predecir datos futuros.

TÉCNICAS DE PROYECCIÓN CUANTITATIVA.

Análisis de series temporales. Ajusta una línea de tendencia a una ecuación matemática y proyecta hacia el futuro. Modelos de Regresión. Predice una variable con base en otras variables conocidas o presupuestadas. Modelos econométricos. Ecuaciones de regresión para simular segmentos de la economía.

Usa indicadores económicos para predecir un estado futuro de la economía.

Usa una fórmula matemática para predecir cómo, cuándo y en qué circunstancias un nuevo producto o tecnología reemplazará la existente.

INDICADORES ECONÓMICOS.

Efecto de Sustitución. Herramienta para encontrar las mejores características, procesos, y servicios del producto que sea posible, a efecto de usarlos como parámetro para mejorar los productos, procesos y servicios de la propia empresa. Normalmente se compara la empresa contra el líder o líderes de la industria para darle valor a la comparación.

Comparación Externa (Benchmarking) Es un plan numérico para asignar recursos a actividades específicas.

TIPOS DE PRESUPUESTOS.

• Presupuesto de ingreso. Es un presupuesto que proyecta las ventas futuras.

• Presupuesto de Gastos. Lista las actividades primarias emprendidas por una unidad y asigna un valor monetario a cada una de ellas.

• Presupuesto de Utilidades. Combinan los presupuestos de gastos e ingresos en uno solo para verificar las contribuciones de utilidad.

• Presupuesto de Efectivo. Anticipa cuanto efectivo tendrá la organización a la mano y cuanto necesitará para sus gastos.

• Presupuesto de Gastos de Capital. Pronostica inversiones en propiedades, edificios, y equipo principal.

• Presupuestos variables. Presupuesto que toma en consideración aquellos costos que cambian con el volumen, como mano de obra, materiales y algunos costos administrativos.

ENFOQUES A LOS PRESUPUESTOS

• Presupuesto Incrementales. Asigna fondos a los departamentos de acuerdo a las asignaciones del ejercicio anterior.

• Presupuesto de Base Cero. Sistema en el cual las solicitudes de presupuesto paz

HERRAMIENTAS DE PLANIFICACIÓN OPERACIONAL

• Programación. Listado de las actividades necesarias, su orden para realizarse, quien debe hacer cada una y el tiempo necesario para terminarlas.

• Gráfica de Gantt. Gráfica de barras con el tiempo en el eje horizontal y las actividades a programar en el eje vertical.

• Gráfica de Carga. Es una gráfica de Gantt modificada. En lugar de enlistar las actividades en el eje vertical, los cuadros de carga listan departamentos enteros o recursos específicos.

2- PLANEACION DE ESCENARIOS

La Planeación por Escenarios se origina en el supuesto que en últimas conocer el futuro no se puede lograr con certeza alguna. Partiendo de éste punto de vista, los planeadores de escenarios se concentran en imaginar las múltiples alternativas futuras que se puedan dar. EL proceso de creación de escenarios emplea una gama de técnicas para investigar, recoger ideas y escribir historias, en su intento de plasmar en forma narrativa todos aquellos eventos que definan los linderos de los terrenos competitivos del futuro. La Planeación por Escenarios se concibe como una metodología estructurada para pensar acerca del entorno en el que las empresas operarán en el futuro y la forma, que en consecuencia, esas organizaciones tendrán que tomar.

A medida que aumenta la incertidumbre, aumenta también el potencial para la confusión y la parálisis, situación que puede conducir a la actitud de "esperemos a ver qué pasa y a la falta de compromiso. Las empresas necesitan un mecanismo que les permita relacionar y enfocar los eventos en curso, al mismo tiempo que reducir la incertidumbre a una condición manejable. El análisis de escenarios logra esto, mediante un proceso de visión colectiva, que limita el rango de futuros posibles y les da consistencia y detalle. Cada escenario se puede usar para generar opción.

MODELO DE LA PLANEACION POR ESCENARIOS

1. ¿PARA QUÉ SIRVE?

Cuando queremos plantearnos diversas estrategias para alcanzar futuros resultados exitosos para una organización, un proyecto e inclusive, una situación de índole mundial o nacional; podemos hacer uso de los Escenarios.

Los Escenarios son instrumentos para ordenar nuestras percepciones acerca de entornos alternos en los cuales nuestras decisiones pueden ser llevadas a cabo. Es lo que podemos trabajar para interpretar una realidad.

Las principales funciones de los Escenarios son:

• Enfocarnos en entornos específicos, para su monitoreo y análisis.

• Identificar los aspectos críticos, presentes y futuros.

• Comunicar percepciones clave.

• Examinar los movimientos de actores clave.

• Atraer al personal de línea y Steffi a la planeación.

• Ayudar a que los ejecutivos cambien sus modelos mentales.

Los Escenarios son un medio para:

• Pensar paso a paso tanto en forma individual como colectivamente.

• Hablar (acerca de lo impensable).

• Ser incluyente (diversidad y lo inesperado)

• Ver con nuevos ojos la realidad (re-percibir).

• Actuar con mayor confianza y adaptabilidad.

2. ¿CÓMO SE ELABORA?

La planeación de Escenarios Futuros consta de siete pasos metodológicos, tal y como se muestran en el siguiente diagrama:

1. Decidir el foco de los escenarios: Iniciamos el proceso de creación de Escenarios siendo abiertos de mente y creativos, haciendo un esfuerzo por no caer en nuestros cotidianos y viejos esquemas mentales, así como en diversos paradigmas. Debemos establecer un ambiente cómodo y sin distracciones. Asimismo establecer un equipo con ejecutivos relevantes que nos permita un apoyo eficiente para la elaboración de los Escenarios Futuros, sugiriéndose que esté compuesto por:

• Una Mezcla de áreas y divisiones.

• Una Mezcla funcional.

• Presencia de generalistas y especialistas.

• Presencia de trabajadores de varios niveles.

• El liderazgo de la Dirección.

• Expertos externos.

De tal forma que se encuentren inmiscuidos: el que hará el proyecto o responsable, el que se opone o impide actualmente su realización y el que se beneficiará o será impactado con su implantación.

Los Escenarios Futuros pueden tener una aplicación: Macro (Global, país o sector), organizacional o por proyecto. Es importante definir inicialmente, en forma precisa y concreta, el tema que deseamos analizar y sus consecuencias a largo plazo.

2. Identificar los factores clave de Micro-Entorno: Es la identificación y recolección de información de los agentes influyentes externos que constituyen fuerzas impulsoras críticas y directas (dado su alto nivel de impacto e incertidumbre) en las operaciones de una organización, un proyecto, etc. Algunos ejemplos pueden ser: cliente, usuarios, competencia, sistema de distribución, productos o servicios, proveedores, servicio post-venta, talento humano, mano de obra, etc.

En esta fase, es importante apoyarse en la técnica de la Tormenta de Ideas, donde cada miembro del equipo de planeación, en forma individual, propone alternativas que posteriormente se clasifican y votan en forma grupal; obteniéndose así las más relevantes.

3. Determinar las fuerzas impulsoras del Macro-Entorno Es la identificación de las variables que podrían afectar, en los próximos

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