Adrián Ruvalcaba Casa Amiga, A.C.

Adrián Ruvalcaba                                                                                                                    

Casa Amiga, A.C.

Dirección y Sistemas

Estimado Lic. Adrián Ruvalcaba,

A continuación se presentan los resultados de la evaluación de la capacidad institucional realizada a Casa Amiga, A.C. durante el mes de Junio.

Esta se realizó, a partir de la evaluación del integrante de dirección con diferentes niveles de responsabilidad sobre los siguientes aspectos de la organización:

1. El grado de desarrollo y sustentabilidad que tienen.

2. La visión institucional que tienen, las personas que participan activamente en ellas (Patronato, Consejo Directivo, Directivos, Responsables de Área y Personal Operativo).

3. Los elementos de información necesarios que permitan la elaboración de un programa de capacitación y asistencia técnica, así como el establecimiento de una serie de estrategias que promuevan la mejoría de la capacidad institucional para cumplir, con eficiencia y eficacia, su función social y faciliten como consecuencia, su proceso de desarrollo y de consolidación organizacional.

La evaluación y sus resultados parten de la percepción de las personas entrevistadas, misma que puede o no puede tener que ver con la realidad. Los resultados generales se generaron promediando las tres evaluaciones realizadas.

[pic 1]

Perfil y Situación de la Organización Calif. 100

El entrevistado afirma que la organización cuenta con la autorización para emitir recibos deducibles de impuestos.

Es recomendable que el acta constitutiva de la organización pase por un proceso de revisión de estatutos con el fin de evaluar si su redacción está acorde a las reglas marcadas por el SAT para que ésta siga contando con el beneficio fiscal.

Misión y Objetivos Institucionales. Calif. 100

El entrevistado reconoce que el área de misión y objetivos institucionales, está debidamente documentada y que es conocida por personal administrativo.

Es recomendable que en periodos cortos (en un rango de 3 a 5 años) se realice una evaluación de la misión y objetivos de la asociación para conocer si la misión y visión son congruentes con el propósito actual y analizar si se necesitan cambios.

Situación Contable y Financiera Calif. 100

El entrevistado confirmó que la organización cuenta con un sistema contable que cumple con las disposiciones fiscales ante el SAT en tiempo y forma; se utiliza la información contable en el proceso de toma de decisiones; se realizan informes financieros internos mensualmente.

Es recomendable que la organización continúe generando los informes financieros en tiempo y forma, además de las obligaciones ante el SAT para seguir en estatus como donataria autorizada.

Seguimiento y Supervisión Calif. 83

El entrevistado menciona que en la organización se realizan informes internos sobre el avance de sus programas y/o proyectos de una manera periódica.

Es recomendable considerar una frecuencia mensual para la revisión de avances programáticos ya que actualmente se realizan cada 3 meses, estos informes se deben de hacer de manera interna, independientemente de los requeridos por los donantes.

Es recomendable, cada 6 meses, incurrir en una evaluación de la satisfacción del usuario que a través de una encuesta y a raíz de la percepción de los usuarios genere gráficos de seguimiento y acciones generadas para poder mostrar resultados de una manera más sencilla.

Evaluación Calif. 83

El entrevistado  afirmó que se cuenta con indicadores de evaluación de impacto y que han desarrollado instrumentos cualitativos para medirlos. En el diagnóstico se pudo observar que se realizan encuestas, entrevistas, registros administrativos, etc. pero es importante que se establezcan los tiempos de aplicación de las herramientas; la primera línea de base; genera la primera evaluación expost; haga un comparativo de ambas; genere los resultados y que éstos sean promovidos.

Planeación Estratégica Calif. 75

El entrevistado menciona que cuentan con un ejercicio de planeación estratégica pero no completo. Sugerimos que los directivos (consejo directivo) conozcan y participen en la planeación estratégica de la organización al igual que el personal clave. Es recomendable que se incluya un Análisis FODA (Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas); se tome en cuenta la capacidad del personal, gerencial y administrativo; se tome en cuenta la capacidad de procurar fondos externos y generar internos; y se analice la capacidad instalada y el grado de uso de la misma. Una estrategia para atacar esta problemática es crear juntas mensuales para que el consejo directivo, personal administrativo y el personal operativo estén de acuerdo y que estén ejecutando el mismo plan para lograr las metas requeridas, otra situación que puede beneficiar es realizar cada año una verificación del análisis FODA y actualizar el plan con las metas de ese momento.

Estructura Organizacional y su Funcionamiento Calif. 71

En este punto es importante que el Consejo participe activamente en su organización para un mejor funcionamiento de la misma. Debe de existir una descripción de puesto y de las funciones del Consejo Directivo (Manual del Consejero) en donde estén definidas las descripciones y responsabilidades de cada uno de los puestos del consejo así como las funciones del Órgano de Gobierno. Es recomendable tener el diseño de un perfil del personal en donde se incluya: puesto, funciones y/o responsabilidades, horas semanales dedicadas al proyecto, y tipo de remuneración. El staff debe de participar un poco más en la toma de decisiones y debe aumentar la autoridad que tienen los responsables de los proyectos. La estrategia que utilizaremos en esta área es que una vez que estén descritos los puestos y sus tareas, se debe de dar a conocer a todo el personal para que sepa con quien referirse en caso de tener alguna duda o alguna idea para mejorar.

Funciones Consejo Directivo-Personal Calif. 67

En este punto se recomienda incluir la participación del Consejo en la contratación y despido del personal. Es preferible crear y seguir un manual con la descripción de puestos en donde dentro de sus responsabilidades se estipula sus participaciones tanto en la procuración de fondos y la supervisión de las actividades y programas, la planeación de estrategias, la evaluación de sus programas y la administración de la organización y sus finanzas. Es importante que en la planeación de estrategias los tres participen, principalmente el coordinador de área porque al estar en campo comparta la perspectiva de cómo es el ambiente visto desde el exterior. Para definir presupuestos el principal encargado debe ser el Consejo Directivo al igual que la administración financiera. Para lograr que se siga el manual se debe de realizar un organigrama donde se encuentre los participantes en la organización y sus puestos para mejorar la identificación del personal.

...