Análisis del contexto de la organización en un mundo VUCA

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Consultoría en Estrategia

DUOC UC

Técnicas de Planificación Estratégica para la Organización

Grupo 5

Análisis del contexto de la organización en un mundo VUCA

El contexto general de la organización que se está analizando es del rubro de la Educación. Es una Institución de Educación Superior, la cual desde su fundación en 1968 ha recorrido un largo camino en consolidación hasta convertirse en una de las instituciones clave de la Educación Superior Técnico Profesional de Chile; su identidad es católica, basada en valores como integridad, respeto y tolerancia, calidad, colaboración y compromiso y espíritu de servicio. Tiene 9 escuelas y más de 70 carreras vigentes, en sus 18 sedes. Su principal cliente y centro del quehacer son los estudiantes, quienes contribuyen el principio y fin de la tarea educativa.

En el mundo VUCA el cambio es continuo, no hay posibilidad de relajarse, está en constante evolución e innovación, desarrolla una mentalidad de escasez y privilegia la velocidad de ejecución y ajuste ^[1]. Es importante saber el término VUCA (o VICA en español) significa: Volatilidad, Incertidumbre (uncertainty en inglés), Complejidad y Ambigüedad.

En la institución revisada se identifican las siguientes condiciones del entorno, las cuales clasificaremos bajo las dimensiones del mundo VUCA.

Dada la pandemia del COVID 19, la Institución tuvo que adaptarse e innovar en la forma en la que entregaba el servicio educativo, principalmente la forma en la que se dictaban las clases, de la presencialidad a lo virtual, en un momento de mucha incertidumbre y a la vez donde todo debía ser veloz respecto a su ejecución. En el nuevo contexto Mundial y Nacional en el que se encontraba, tuvieron que tomar medidas frente a la volatilidad que se experimentó en el entorno, se adoptaron nuevas formas para lograr el objetivo institucional en pro de lograr dar respuestas de forma rápida. La incertidumbre al no tener claridad de cuando se podría regresar a dar el servicio como antes, la sobre carga de información también fue un punto importante debido a que no había claridad de las medidas que se debían tomar o generando confusiones lo que hacía que la toma de decisiones fuera difícil. La complejidad se presentó, al tener varios factores que hacían difícil un diagnóstico, lo que a su vez complicaba formular respuestas eficaces, por consecuencia había dificultad para iniciar el cambio. La ambigüedad al no poder comprender el impacto de la situación que estaba sucediendo y el significado de los acontecimientos que se estaban viviendo, fue difícil entender el impacto de la pandemia y por lo mismo era complejo poder interpretar el significado de los mismos, un punto importante era el alto riesgo de interpretaciones erróneas de los eventos, esto debido a las diferentes medidas que se entregaban y por lo mismo era muy complejo tomar decisiones desde una sola perspectiva o de una sola línea.

El estallido social también fue una situación del entorno que generó:

• Volatilidad, esto debido a la hostilidad que se experimentó en el entorno social, lo que requirió que se debieran dar respuestas con mayor urgencia y rapidez, como la atención de estudiantes, realización de clases, seguridad por la situación acontecida en la sociedad; además el cambio se produjo repentinamente y con una necesidad de respuesta urgente, lo que se pudo gestionar por medio de la visión y la agilidad operativa.
• Incertidumbre, ya que no había claridad con el contexto y además existían ideas distintas de cómo abordar la situación, lo que finalmente tenía como consecuencia que los líderes no pudieran entender lo que estaba sucediendo.
• Complejidad, al no poder diagnosticar la situación y formular una respuesta eficaz rápida debido a lo vertiginoso del contexto y a la multitud de factores existentes en ese momento se enfrentaban, como consecuencia había dificultades para tomar acción e iniciar el cambio.
• Ambigüedad, la dificultad de comprender el impacto y el significado de los acontecimientos que se estaban dando en el entorno, la situación era desconocida lo que provocaba un alto riesgo de interpretaciones erróneas que sin duda se dieron, pero que pudieron ser gestionadas con velocidad y agilidad operativa.

Análisis FODA

El siguiente análisis FODA nos entregara la información necesaria para conocer y evaluar las condiciones de operación reales de la organización y su entorno, para que, a partir de esta herramienta de análisis, se puedan proponer acciones y estrategias reales y atingentes para la organización.^[2]

Mediante un FODA ponderado se analizan las Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas de la organización, para definir el nivel de importancia de cada uno de estos puntos con una escala del 1 al 10, siendo 1 “menos importante” y 10 “más importante”:

La institución se considera burocrática, y estructurada, es por esto que dentro de sus planes de acción y desarrollo buscan implementar una nueva forma de agilidad interna la cual permita entregar soluciones rápidas.  Por otro lado, esta debilidad podría ser considerada como fortaleza ya que al ser una institución que en su gestión involucra jerarquías, filtros y etapas cruciales para el servicio de calidad tradicional que ofrecen, permite que el margen de error en los procesos disminuya, y al mismo tiempo, sea posible detectar las áreas de mejora ya que cada área esta segmentada meticulosamente.

Modelo de negocio con metodología CANVAS

A continuación, se presenta el modelo de negocio mediante la metodología CANVAS:

Como se observa en el modelo CANVAS planteado, el cual se completó con información de la Memoria anual 2021^[3], se toma como propuesta de valor parte de la misión con la que cuenta Duoc, “formar personas en el ámbito técnico y profesional, capaces de aportar en forma significativa al mundo laboral y comprometido con el desarrollo de la sociedad”, la institución tiene un 80% de retención de estudiantes (o clientes), sus ingresos el año 2021 fueron de $221.566.767, de estos ingresos el 95% corresponde a aranceles, mientras que sus costos fueron de $151.273.876, los cuales el 60% corresponde a remuneraciones y beneficios al personal; siempre se le da una gran importancia tanto a su personal con capacitaciones constantes que permitan mejorar su desempeño, como a los clientes con programas de salud mental y bienestar emocional, charlas, acceso a una plataforma laboral, ferias virtuales laborales, programas de relacionamiento con la industria y constante seguimiento que permita saber si estos fueron capaces de insertarse sin problema en el mundo laboral. Con las recientes problemáticas como lo fue el COVID 19, la institución se vio en la obligación de actualizar y modificar su estrategia perfeccionando el modelo educativo y el uso de nuevas tecnologías; entre las modificaciones realizadas ante la problemática fue modificar las salidas a terreno por experiencias virtuales 360°, flexibilización de aranceles, capacitación a docentes, crear planes de acompañamiento e inclusión, teletrabajo para los colaboradores, implementación piloto de cursos en modalidad hibrida, implementación piloto de semestre cero para nivelaciones en lenguaje y matemática pensando en aquellos estudiantes que llegan con dificultades en estas materias, recursos digitales para inglés, entre otras cosas.

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