Análisis De Puestos

ANÁLISIS DE PUESTOS

RESUMEN

Para elaborar la descripción y especificación de un puesto, es necesario recabar la información de dicho puesto, y las características que las personas que lo ocuparán, requieren, a esta lista de tareas y requisitos humanos se le llama Análisis de Puestos. Dentro de estas listas vemos:

Actividades laborales: lo que el empleado va a hacer, cuándo, cómo y porqué.

Conductas humanas: la exigencia física de dicho trabajo.

Máquinas, herram. equipo y aux. utilizados: que será necesario utilizar, así cómo los conocimientos intelectuales.

Estándares de desempeño: cantidad o calidad que requiere cada tarea del puesto

Contexto del puesto: condiciones materiales, horario, compañeros, incentivos

Requisitos humanos: estudios, experiencia, aptitudes, personalidad, intereses, etc.

El análisis de puestos es el fundamento para actividades de la admón de personal cómo:

RECLUTAMIENTO Y SELECCIÓN - Una vez hecho el análisis de puestos podemos conocer el tipo de persona que requerimos para el puesto en cuestión.

COMPENSACIÓN - cuánto vale el puesto, cuánto se va a pagar por desempeñarlo.

EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO - desempeño real vs. desempeño estandar

CAPACITACIÓN - optimización del diseño de éstas conforme a las habilidades requeridas.

ASIGNACIÓN COMPLETA DE OBLIGACIONES - identifica actividades necesarias que no están debidamente asignadas a un puesto en específico.

Pasos para hacer un análisis de puestos

PASO

DESCRIPCIÓN

QUE SE LOGRA

1

Para qué usaremos esta información

Identificar las preguntas necesarias y los datos requeridos

2

Repaso de la información básica

relacionar los puestos por medio de organigramas, para determinar la cadena de mando así como la gráfica de procesos para saber quién hace qué cosa y la descripción del puesto para ratificar que sea adecuada.

3

Selección de puestos representativos

Compactar el análisis de puestos similares

4

Análisis del puesto

Reconocer actividades y conductas requeridas de los empleados, así cómo las condiciones laborales necesarias.

5

Verificar la información con él empleado y/o supervisor

Confirmar los datos obtenidos. Corregir errores en la descripción del puesto.

6

Describir y especificar el puesto

Actividades y responsabilidades, así como cualidades, rasgos y habilidades requeridas para el mismo

MÉTODOS PARA RECABAR LA INFORMACIÓN

Es importante en algunos casos contar con la participación en conjunto del especialista en personal, el trabajador y el supervisor de éste, para revisar las conclusiones del análisis.

Las entrevistas: Individuales, grupales y a supervisores deben ser perfectamente entendidas por el entrevistado, estos deben saber el motivo de la entrevista, para que describan correctamente él puesto que desempeñan.

Las entrevistas son una forma rápida y sencilla de recabar información, ayudan a que se descubran actividades o relaciones importantes entre puestos que con otros métodos no se podrían identificar, así como las opiniones, necesidades o frustraciones del trabajador. La desventaja es que si el empleado piensa que la entrevista es para valorar su desempeño personal, dará respuestas falsas exagerando algunas responsabilidades y minimizando otras.

Algunos ejemplos de preguntas para la entrevista son:

¿Qué trabajo desempeña?

¿Cuales son las obligaciones más importantes de su puesto?

¿Qué hace con exactitud?

¿En qué lugares trabaja?

¿Cuales son los requisitos de estudios, experiencia, habilidades, certificación o permisos?

¿En qué actividades participa?

¿Cuales son las responsabilidades y las obligaciones del puesto?

¿Cuales son las responsabilidades y los desempeños normales qué tipifican su trabajo?

¿Cuales son sus responsabilidades?

¿Qué condiciones ambientales y laborales le faltan?

¿Qué exigencias físicas, mentales y emocionales requiere el trabajo?

¿Cuales son las condiciones de salubridad y seguridad?

¿Está expuesto a peligros o condiciones laborales extraordinarias?

El analista y el supervisor deben trabajar juntos y es importante identificar a los empleados que saben más acerca del puesto analizado, así como a los más objetivos. Se debe establecer afinidad con él entrevistado, hablarle por su nombre y con palabras que pueda entender, explicándole el motivo de la entrevista y de porqué fue elegido. Tenga la guia de preguntas lista para contestar con espacios debajo de cada pregunta numerada y dejar un espacio para comentarios que no cubran las preguntas. Que el empleado enumere sus obligaciones por orden de importancia, anotando cuándo éstas no son habituales o de forma regular. Por último repasar y verificar la información recibida, de preferencia con él supervisor inmediato del entrevistado.

Los cuestionarios: Son los mismos empleados quienes los contestan describiendo sus obligaciones y responsabilidades. Éstos pueden ser muy cerrados, proporcionar casillas de verificación con respuestas ya escritas, o pueden ser abiertos dejando al empleado describir a su antojo las obligaciones que implica su puesto. Lo mejor es hacer encuestas intermedias, donde tengan tanto preguntas abiertas, cómo preguntas estructuradas. Los cuestionarios son rápidos y eficientes para obtener información y menos caro, pero preparar el cuestionario y comprobar que los empleados entendieran bien las preguntas, puede ser aún más tardado y caro.

La observación: Es muy útil con puestos de mucha actividad física, pero no es aconsejable con actividades que no se pueden medir, como la mental, o las ocasionales, además el empleado al sentirse observado puede llegar a cambiar su desempeño o su reacción habitual a ciertas situaciones. La observación puede ser usada en conjunto con la entrevista, aplicando ésta última después de una jornada de trabajo observada. De esta forma se puede pedir al empleado que explique alguna actividad que no esté clara o la falta de alguna obligación no realizada.

Los Diarios o bitácoras de los participantes: Se pide a los participantes que lleven una lista de lo que hacen. Este método ayuda a un mejor entendimiento de los tiempos y actividades, pero al igual que con las entrevistas, el empleado pudiera exagerar o minimizar alguna actividad. También existe el riesgo de que el empleado olvide anotar lo que hizo.

El procedimiento del servicio civil de EU. La información se recopila en una hoja de registro donde el analista anota las tareas específicas por orden de importancia:

Conocimientos requeridos

Habilidades necesarias

Actividades físicas requeridas

Capacidades requeridas

Condiciones ambientales especiales

Incidentes típicos

Áreas de interés del trabajador

Casi todos los puestos se pueden dividir en tareas y éstas se analizan en base a los datos que tenemos, por lo tanto este método ayuda a comparar y clasificar distintos puestos por habilidades y capacidades, y así determinar cuales se clasifican en grupo para determinar por ejemplo el salario

TÉCNICAS PARA EL ANÁLISIS CUANTITATIVO DE LOS PUESTOS

Para determinar el pago de salarios es recomendable un análisis cuantitativo, con el que se dará un valor a cada puesto, los 3 métodos más populares son el cuestionario, el enfoque del dpto. del trabajo y el análisis de las funciones:

Cuestionario para el análisis del puesto: (CAP) Es un cuestionario estructurado que llena el analista, quien debe conocer el puesto particular que se analiza. El CAP contiene 194 puntos y cada uno de ellos representa un elemento básico que puede, o no, tener una función importante en el trabajo y es de hecho el analista el que decide si es o no y su grado de importancia. CAP produce una calificación en cualquier puesto sobre 5 actividades laborales básicas:

Responsabilidad en la toma de decisiones

Desempeño de actividades por habilidad

Actividad física

Operación de vehículos o equipo

Procesar de información

Por lo tanto la verdadera utilidad de CAP es la clasificación de puestos, asignando calificación cuantitativa a cada uno, comparándolos y asignando niveles de sueldo para cada uno.

Procedimiento del Departamento del trabajo: (DOL, de EU) Califica cada puesto en términos de lo que hace un empleado con relación a los datos, las personas y las cosas. El procedimiento básico es conforme a las funciones del trabajador, que describe qué hace éste con relación a datos personas y cosas. Y una vez calificada cada función se le da un valor que servirá para identificar el puesto y si la persona cubre la expectativa del mismo. Del mismo modo sirve para identificar otros puestos similares que se puedan agrupar y de esta forma determinar el sueldo.

El análisis de las funciones del puesto: Éste se basa en el DOL, pero no sólo califica el puesto con relación a datos, personas y cosas, sino que también el grado que se requiere para recibir instrucciones, razonamiento y juicio para desempeñar la tarea, la capacidad matemática

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