Asignacion De Tiempos Y Territorios

Asignación de tiempos y territorios

Las zonas y rutas de ventas

Denominamos zona de venta al conjunto de clientes actuales, antiguos y potenciales asignados a un determinado vendedor, delegación, distribuidor, etc. La zona de ventas tiene que estar localizada en un área que facilite su adecuada y rentable cobertura, quedando bien definidos sus límites geográficos para facilitar la tarea de valoración y control.

No siempre es conveniente realizar una división territorial. Analizaremos ahora tanto las razones que justifican esta división como los motivos que no la justifican.

• Queda justificada la división para conseguir:

– Ofrecer una imagen positiva como empresa organizada.

– Aumentar la efectividad de la fuerza de ventas.

– Facilitar el establecimiento de cuotas de ventas.

– Asegurar una mejor cobertura del mercado.

– Eliminar la duplicidad de gestiones.

– Establecer una mejor definición de las obligaciones del vendedor.

– Un adecuado control y seguimiento.

– Realizar planes de expansión.

• No se justifica la división en:

– Empresas pequeñas, en las que hay que intentar llegar a todo el mercado.

– En las compañías donde las ventas se deben más a la acción personal del vendedor que al producto.

– En las empresas que, por política de producto y comercial, se da prioridad a la división por clientes que por zonas (empresas informáticas y otras de alto desarrollo técnico).

– Aquellas empresas donde las ventas están valoradas por encima de otros factores (generalmente empresas donde trabajan agentes libres y comisionistas).

El objetivo que se persigue con la división racional del territorio es cubrirlo de la forma más rentable, obedeciendo, en todo momento, a una lógica de marketing, verdadero artífice de las pautas de

comportamiento del mercado.

Cómo establecer los territorios

El objetivo ideal que se persigue con la división geográfica es elaborar sectores iguales, en función del potencial y la carga de trabajo. Se ha escrito mucho sobre los diferentes sistemas para poner en funcionamiento una zona; la realidad es que ésta queda configurada con un determinado número de clientes que, debidamente atendidos, nos permitirá fijar un volumen de ventas, de tal forma que resulte rentable a la empresa destinar un vendedor a esa zona concreta. No todos los clientes deben ser visitados con la misma frecuencia, por lo que dentro de la misma zona se ha de practicar una subdivisión, de acuerdo a unos parámetros de venta y servicio. Pensemos que dentro de la gestión de ventas existe un tiempo de desplazamiento, presentación, negociación, esperas, interrupciones, cancelaciones, cobros de impagados, etc.

Estudio de rutas

Puede definirse como la técnica que intenta lograr el máximo aprovechamiento del tiempo de los vendedores, mediante el estudio y establecimiento de los mejores circuitos de desplazamiento que deba realizar.

Ruta es el conjunto de itinerarios que el vendedor ha de seguir para visitar, periódicamente o no, a los clientes designados. Por tanto, el estudio de rutas es la previsión y coordinación, en el tiempo y espacio, de los traslados y movimientos de los vendedores. Los objetivos de un buen estudio de rutas son los siguientes:

• Aprovechar mejor el tiempo de desplazamiento.

• Hacer que los kilómetros de desplazamiento sean de la máxima rentabilidad posible.

• Reducir, en lo posible, la fatiga física de los vendedores.

• Reducir al mínimo los gastos improductivos.

• Poder localizar en todo momento y rápidamente a los vendedores.

• Conseguir una buena cobertura del mercado de clientes.

Ventajas de definir las rutas

• Incremento del tiempo productivo (una visita diaria más supone, a lo largo de un año, en términos de tiempo de venta un mes más).

• Consigue que se visiten a todos los clientes y no sólo a los que son «amigos» o más cómodos para el vendedor.

• Facilita elaborar el presupuesto de gastos por desplazamientos.

• Aumento de la regularidad de las visitas y con ello la satisfacción del cliente de sentirse atendido.

• Cubrir las zonas con igual intensidad.

Cuotas de ventas

EL PROPÓSITO DE LAS CUOTAS Proporcionar metas e incentivos Evaluar el desempeño Controlar las actividades de los vendedores Descubrir fortalezas y debilidades en la estructura de ventas Mejorar la eficacia del plan de compensación Control de los gastos de ventas Intensificar los concursos de ventas CUOTAS DE VENTAS

Proporcionar metas e incentivos Los vendedores por naturaleza son competitivos Los vendedores quieren una cifra que les permita distinguir el éxito del fracaso Debe ser realista y asequible para que sea motivacional EL PROPÓSITO DE LAS CUOTAS DE VENTAS

Cuando la dirección comercial empieza a establecer objetivos, es conveniente involucrar al equipo humano en la realización, ya que al conocer profundamente los aspectos y peculiaridades concretas de su zona nos pueden facilitar una serie de datos interesantes para su ejecución, sólo el mero hecho de preguntarles ya les motiva. Para establecer los objetivos del equipo de ventas está muy extendida la regla nemotécnica MARTE.

Ya que nuestros objetivos deben ser Mensurables, en el sentido de que podamos medir su progreso; Alcanzables, con unas probabilidades razonables de llegar a ellos; Retadores o motivadores, es decir, con una clara razón para conseguirlos; Temporales, deben alcanzarse en un plazo de tiempo determinado, y Específicos, de manera que podamos ver claramente lo que podamos conseguir.

Asimismo, conviene disponer de un análisis histórico de las ventas realizadas en los tres o cinco años últimos para conocer la evolución de nuestra empresa y, a su vez, compararla con la del mercado y la competencia. Una vez que hayamos recopilado todos estos datos y conozcamos las directrices y estrategias dadas por la empresa, estaremos en disposición de fijar los objetivos, tanto a nivel cuantitativo como cualitativo.

• Objetivos cuantitativos:

– Previsión de ventas.

– Previsión de ventas en productos.

– Previsión de ventas por zonas geográficas.

– Previsión de ventas por vendedores.

– Número de visitas.

– Número de pedidos.

– Etcétera.

• Objetivos cualitativos:

– Captación de nuevos clientes.

– Recuperación de clientes perdidos.

– Introducción de nuevos productos.

– Ampliación de gama en un punto de venta.

– Consecución de una mayor cobertura territorial.

– Mayor información del cliente.

– Etcétera.

Control y supervisión del equipo de vendedores

Afortunadamente, la palabra control comienza a perder las connotaciones negativas que para los comerciales tenía; durante mucho tiempo no supieron captar su verdadero significado ni la gran utilidad que tiene para la empresa.

En la actualidad, está perfectamente aceptado que el control se ejerza en la fuerza de venta, lo que permite evaluar el grado de cumplimiento de los objetivos, tanto a nivel cualitativo como cuantitativo. Cualquier empresa tiene que tener una meta que alcanzar y un plan a seguir, ahí es donde radica principalmente la actividad que todo director comercial debe desarrollar para poder luchar con ventaja en un mercado altamente competitivo. La planificación comercial, que es una de las funciones más importantes de la empresa y de las organizaciones en general, engloba el proceso de supervisión a través de un sistema consistente en:

• Fijar los objetivos.

• Planificarlos.

• Poner en funcionamiento métodos de control.

Tal y como hemos comentado anteriormente, una de las principales fuentes de información interna que tienen las compañías es su

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