ASIGNACION DE TIEMPOS Y TERRITORIOS

ASIGNACION DE TIEMPOS Y TERRITORIOS

Las actividades de ventas se ubican en el tiempo y en el espacio (el territorio de ventas), Por lo que la administración eficiente de los mismos es de vital importancia para el logro de los objetivos de la empresa.

Asignación del Tiempo

Todos entendemos claramente la importancia de administrar eficientemente el tiempo, para así cumplir con las obligaciones laborales y personales. Una función clave del gerente de ventas es verificar que de hecho los vendedores realicen esta distribución efectiva de su tiempo. El cálculo del tamaño de la fuerza de ventas, el tiempo real, en horas, disponible para ventas es un porcentaje del tiempo laborable de un vendedor. Hablábamos de un 50% aproximadamente de la jornada laboral del vendedor, lo cual es realmente optimista, tomando en consideración el tiempo necesario para actividades administrativas, de movilización, etc. Realizar la mayor cantidad de actividades de ventas en la jornada laboral, es el reto de la función de administración del tiempo.

Factores a considerar en el planeamiento de actividades de ventas:

1. Prioridades de las mismas

2. Movilización necesaria

3. Eventos externos que afectan las actividades de ventas (huelgas, paros, lluvias, etc.)

4. Condiciones de los clientes (horarios de atención)

5. Actividades administrativas de la empresa (reuniones de ventas u otras)

6. La posibilidad de planes de contingencia.

Ventajas de la planificación de las actividades de ventas:

1. Mayor organización para el vendedor y posibilidad de alcanzar sus metas.

2. Permite al gerente realizar una supervisión planificada de su personal de ventas.

3. Se controlan gastos de transporte, al evitar movilizaciones no planificadas, aleatorias

ó repetitivas (el cliente no está, vuelva mañana)

Ejemplo de una planificación diaria

Lunes

Hora

Actividad

8:00

Reunión de ventas. Presentación de resultados y de planificación del mes

9:00

9:30

Contactos telefónicos

10:00

Cita con Cliente JJ.

11:00

Cliente MM

12:00

Almuerzo con Cliente KK

1:00

2:00

Personal

3:00

Toque en frío

4:00

Cita con LL

5:00

ClienteOO

La administración del tiempo es un concepto, una estrategia. Su implementación, la táctica, es la agenda. ¡Se sorprenderían ustedes de conocer la cantidad de personal de ventas que trabajan sin

Agendas de trabajo! Hacer esto último disminuye la eficiencia. Este es un ejemplo básico, pero ilustra el concepto de administración de tiempo.

Asignación del Territorio

Conviene definir Territorio de ventas: un territorio de ventas consiste en la cartera de clientes de un vendedor. Generalmente se concibe el territorio como una zona geográfica, pero según sea la organización del depto. De ventas así será el territorio. Si la organización de ventas de la empresa es por tipo de clientes, un territorio de ventas estará constituido por los clientes tipo A (ejemplo, clientes institucionales) independientemente de su ubicación geográfica. Probablemente la movilización sea mayor, pero así se determinó al momento de organizar el departamento. Si la

Organización es por producto, entonces el territorio estará formado por un grupo de clientes que compran un determinado producto, según vimos en la clase de organización del departamento de ventas.

Factores a considerar en la determinación de un territorio de ventas:

1. Número de vendedores disponibles (ó en capacidad de contratar)

2. Cantidad de productos que se venden

3. Movilización necesaria para llegar a los clientes del territorio

4. Potencial de ventas de cada territorio (no deben ser iguales necesariamente, pero no muy diferentes)

5. Esfuerzo de ventas necesario para cubrir el territorio y lograr la cuota asignada

6. Nivel de competencia del vendedor

7. Posicionamiento de la competencia en cada territorio

La distribución adecuada de los territorios de ventas es clave para el éxito de la gestión de ventas. En innumerables ocasiones, la reestructuración de territorios (bien hecha) mejora el desempeño en ventas de manera significativa. Es importante tener en cuenta que estos cambios deben realizarse luego de un análisis exhaustivo por parte de la gerencia de ventas. Asignar territorios bien desarrollados y atendidos al vendedor inadecuado (por perfil de personalidad ó nivel de competencia) es un error tan grande como asignar al vendedor “estrella” a un territorio de bajo potencial. El establecimiento de las relaciones personales entre el vendedor y el cliente es un elemento importante a considerar al momento de pensar en cambios de territorios. Dependiendo de esta relación, un cambio de territorio puede resultar ventajoso ó desastroso según sea el grado de relación existente.

MANUAL DE FUERZA DE VENTAS

Descripción de productos y servicios

Productos

• Leche pasteurizada, ultra pasteurizada

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