Auditoria Administrativa

PRPARARACION DE UN PROGRAMA DE AUDITORIAS ADMINISTRATIVAS

Antes de implantar un programa general de auditoría administrativa, es necesario contar con la aprobación y el pleno respaldo de la dirección.

Al preparar un plan para alcanzar las metas fijadas, es importante determinar primeramente las necesidades generales, la relación entre ellas y precisar si tales necesidades abarcan todos los aspectos indispensables para la finalidad a perseguir.

El auditor supervisor tiene que decidir qué factores son los más necesarios para lograr los objetivos del estudio, cuáles son los mejores métodos para lograrlos, cuál es e! personal apropiado para hacerse cargo de la función, cuáles son los factores limitativos y de control.

Las respuestas a estas interrogantes proporcionan cuando menos un punto de partida para la elección de! plan a seguir.

Para elaborar un programa de auditoría, en una empresa grande o pequeña, el alcance de proyección es básico, ya que la amplitud de cobertura es muy importante.

Habrá que llevar un "registro de tareas" supervisado por el auditor respectivo, en el cual, como su nombre lo indica, se inscribirá toda tarea que se encomiende a los miembros del equipo de auditoría.

Se anotarán en el programa los datos siguientes:

Fecha de iniciación.

Descripción de la tarea a efectuar.

• Responsable.

• Plazo fijado para su ejecución.

• Cualquier otra información útil

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PERSONAL NECESARIO

Cualquiera que sea la dirección de la empresa es importante que todas las personas escogidas y destinadas al grupo de auditoria posea buena comprensión de la teoría correspondiente, un perfecto conocimiento de los fundamentos de organización y administración.

Quien se piense dedicar a la auditoria administrativa, habrá de estar bien preparado en materias básicas que le capaciten a reconocer problemas con los que se vea confrontado y los médicos que le ayuden a solucionarlos.

Algunas materias son:

 Problemas administrativos.

 Toma de decisiones.

 Planeación de la administración.

 Contabilidad.

 Sistemas y procedimientos administración financiera.

 Medición del desempeño.

 Objetivos de auditoria.

 Redacción de informes.

 Planeación y control de presupuestos.

 Estadística administrativa.

 Relaciones humanas.

 Comunicación entre empresas.

Los títulos representativos son:

 Métodos avanzados de auditoria

 Simplificación del trabajo

 Investigación administrativa

 Sicología administrativa

 Análisis de la organización

 Planeación y programación de la producción.

 Sistemas de contabilidad y costos.

 Desarrollo de la capacidad ejecutiva.

 Sistemas de máquinas de contabilidad.

 Investigación de operaciones

 Automatización en las empresas

 Problemas especiales

 Métodos y prácticas del taller

 Pruebas sicológicas

Quien se valla a encargar de evaluar las actividades de una empresa debe salir en lo posible en las filas de la organización, dentro de las cuales habrá ascendido con lo cual constituirá un buen material potencial, siempre que o pueda llenar las condiciones anteriormente expuestas.

PROGRAMA DE ADIESTRAMIENTO DEL PERSONAL ASESOR

El tipo de adiestramiento exigido al auditor experimentado diferirá un tanto del correspondiente al auditor nuevo y sin experiencia.

Al recién ingresado debe dársele tiempo para familiarizarse con las actividades generales de la empresa, su estructura jerárquica y de organización, las diversas funciones, su perspectiva general, etc.

Algo de su adiestramiento será fruto del desempeño de su trabajo, pero una gran parte lo conseguirá por medio del estudio y de las juntas y discusiones de grupo conducida por su jefe.

El auditor experimentado suele perfeccionar sus conocimientos y eficiencia tomando a su cargo tareas más complicadas y manteniéndose al tanto de toda nueva técnica que haga su aparición.

CONSIDERACIONES GENERALES

El tiempo necesario para llevar a cobo una auditoria administrativa varían según la extensión y naturaleza del trabajo a realizar.

Mucho depende del tamaño de la actividad.

El tiempo y el costo serán diferentes en cada trabajo dependiendo de la naturaleza de esta, del número de auditores y los especialistas en un determinado campo.

Si la tarea exige la colaboración de expertos que no conformen parte del grupo de auditoria, podría ser aconsejable buscar esa ayuda recurriendo a un consultor externo.

UTILIZACIÓN DE LOS RESULTADOS DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA

La auditoría administrativa no intenta evaluar la capacidad técnica de ingenieros, contadores, abogados u otros especialistas, en la ejecución de sus respectivos trabajos. Más bien se ocupa de llevar cabo un examen y evaluación de la calidad tanto individual como colectiva, de los gerentes, es decir, personas responsables de la administración de funciones operacionales y ver si han tomado modelos pertinentes que aseguren la implantación de controles administrativos adecuados, que asegures: que la calidad del trabajo sea de acuerdo con normas establecidas, que los planes y objetivos se cumplan y que los recursos se apliquen en forma económica.

Importancia del proceso de verificación

Una responsabilidad de la auditoria administrativa es determinar qué es lo que sé está haciendo realmente en los niveles directivos, administrativos y operativos; la práctica nos indica que ello no siempre está de acuerdo con lo que él responsable del área o el supervisor piensan que está ocurriendo. Los procedimientos de auditoria administrativa respaldan técnicamente la comprobación en la observación directa, la verificación de información de terrenos, y el análisis y confirmación de datos, los cuales son necesarios e imprescindibles.

La aplicación de una auditoría administrativa en las organizaciones puede tomar diferentes cursos de acción, dependiendo de su estructura orgánica, objeto, giro, naturaleza de sus productos y servicios, nivel de desarrollo y, en particular, con el grado y forma de delegación de autoridad.

La conjunción de estos factores, tomando en cuenta los aspectos normativos y operativos, las relaciones con el entorno y la ubicación territorial de las áreas y mecanismos de control establecidos, constituyen la base para estructurar una línea de acción capaz de provocar y promover el cambio personal e institucional necesarios para que un estudio de auditoria se traduzca en un proyecto innovador sólido.

Vista en su conjunto, la empresa industrial es un complicado mecanismo de producción. Cada uno de los elementos funcióneles debe ajustar bien en los otros y operar con facilidad.

El auditor debe ser suficientemente hábil para la presentación de los resultados de sus auditorías, proponer remedios y hacer que se ponga mano a la obra.

PROGRAMA FINAL DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA

Antes de dar principio a una auditoria, lo mejor es reflexionar con calma y delinear el plan.

Este aspecto consistirá en hacer una lista de los renglones a examinar y los procedimientos a seguir DONDE LO MAS IMPORTANTE ES QUE estos renglones vayan encaminados a los principales objetivos.

Para terminar diremos que el programa se concreta a un número de pasos importantes, el conocimiento de los cuales constituya el meollo de una actuación auditorial eficiente. Ellos son:

1.- planes y objetivos:

Examinar y discutir con la dirección el estado actual de los planes objetivos.

2.-Organización:

a) estudiar la estructura de la organización en el área que se valora,

b) comparar la estructura presente con la que aparece en la gráfica de organización de la empresa (si es que la hay).

c) asegurarse de si se concede o no una plena estimación a los principios de una buena organización, funcionamiento y departamentacion.

3.-Politicas y Prácticas:

Hacer un estudio para ver qué acción en el caso de requerirse debe ser emprendida para mejorar la eficacia de políticas y prácticas.

4.-Reglamentos:

Determinar si la compañía se preocupa de cumplir con los reglamentos locales, estatales y federales.

5.* Sistemas y Procedimientos:

Estudiar los sistemas y procedimientos para ver si presentan deficiencias o irregularidades en sus elementos sujetos a examen e idear métodos para lograr mejorías.

6.- Controles:

Determinan

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