Auditoria Administrativa

INTRODUCCIÓN

Como lo hemos venido comentando en sesiones anteriores una auditoría es tan importante como cada uno de los procesos de la organización, al hablar de organización podemos hablar de la planificación la cual ya vimos que es la primera fase del proceso de la auditoría y su concepción dependerá la eficiencia y efectividad en el logro de los objetivos propuestos, utilizando los recursos estrictamente necesarios. La planificación será cuidadosa y creativa, positiva e imaginativa, considerará alternativas y seleccionará los métodos más apropiados para realizar las tareas, por tanto esta actividad recaerá en los miembros más experimentados del grupo.

Generalmente, la planificación es vista como una secuencia de pasos que conducen a la ejecución de procedimientos de auditoría; sin embargo, este proceso debe proseguir en forma continua durante el curso de la auditoría, es como hacer una revisión continua de todo lo que se ejecutará durante esa auditoría.

¿Cuál es el concepto y objetivo de la etapa de la planeación en la auditoría administrativa?

La planeación en la auditoria administrativa consiste en la formulación del estado futuro deseado para una organización, es como prever el futuro y con base en éste proponer algunos planes de acción para lo que pueda acontecer en un futuro , además de evaluarlos y así definir los mecanismos adecuados a seguir para alcanzar los objetivos propuestos, además de la determinación de la asignación de los recursos humanos y físicos necesarios para una eficiente utilización , su objetivo es crear el futuro desde el presente con una visión prospectiva, es decir como una prolongación de éste y comprende por lo tanto el establecimiento anticipado de objetivos, políticas, estrategias, reglas, procedimientos, programas, presupuestos, pronósticos, etc.

¿Qué factores del proceso administrativo revisa la auditoria administrativa?

• Planes y objetivos los cuales se irán organizando desde antes de aplicar la auditoría.

• Estructura orgánica, definir concretamente las actividades a realizar por cada uno.

• Políticas y prácticas, algunas reglas a aplicar durante la auditoría

• Sistemas y procedimientos, el cómo se llegará a esos objetivos mediante tácticas

• Métodos de control, revisión de todo el proceso y revisar si lo que se está implementando está dando resultados correctos

• Potencial humano y elementos físicos empleados, son los mas importantes ya que hará una evaluación también de ellos.

¿Cuáles son las fuentes internas y externas de informacion a las que el auditor puede recurrir?

• VISITA A LA PLANTA FISICA Y OFICINAS

Es útil para conocer mejor la empresa del cliente y sus operaciones, por lo que representa una oportunidad para observar las operaciones y conocer personal importante.

• OPERACIONES CON PARTES RELACIONADAS

Las operaciones con partes relacionadas son importantes para los auditores porque manifestaran en los estados financieros si son importantes. Las normas internacionales de contabilidad, requieren la manifestación de la naturaleza de la relación que se tiene con una tercera parte, una descripción de las operaciones, incluyendo montos en dólares y montos vencidos y con partes relacionadas.

• ACTA CONSTITUTIVA

El acta constitutiva es otorgada por el estado en el cual se constituye la compañía y es el documento legal necesario para reconocer a una empresa como entidad independiente. En ella se incluye el nombre exacto de la compañía, la fecha de Su constitución, los tipos y montos social que emite la compañía y los tipos de

Montos de capital social que emite la compañía y los tipos de actividades empresariales que puede realizar.

• MINUTAS DE LAS JUNTAS

Son el registro oficial de las juntas del consejo directivo y accionistas. Estas incluyen resúmenes de los temas más importantes que se analizaron en estas juntas y las decisiones que tomaron los directores y accionistas.

Las minutas incluyen 2 tipos de informacion pertinente:

• Autorizaciones y debates del consejo directivo que afectan el riesgo inherente, como compensación a funcionarios, nuevos contratos y convenios, adquisición de propiedades, préstamos y pagos de dividendos.

• La informacion incluida en las minutas que afecta la evaluación que hace el auditor del riesgo inherente

• CONTRATOS

La mayoría de los contratos son de sumo interés para las partes en la auditoria, y en la práctica reciben especial atención durante las pruebas detalladas.

• PAPELES DE TRABAJO

Los papeles de trabajo son los archivos que guarda el auditor de los procedimientos aplicados, las pruebas realizadas, la informacion obtenida y las conclusiones pertinentes a las que se llegaron en la auditoria.

• BASE PARA LA PLANIFICACION DE LA AUDITORIA

Los papeles de trabajo incluyen informacion sobre planificación diversa como puede ser informacion descriptiva sobre la estructura de control interno, un presupuesto de tiempo para cada una de las áreas de la auditoria, un programa de auditoria y los resultados de la auditoria del año anterior.

• REGISTRO DE LAS EVIDENCIAS ACUMULADAS Y RESULTADOS DE PRUEBAS :

Los papeles de trabajo son el principal medio de documentacion en la realizacion de la auditoria. Si se presenta una necesidad el auditor debe ser capaz de demostrar a las dependencias regulatorias y a los tribunales que la auditoria estuvo bien planeada y adecuadamente supervisada, los datos fueron convenientes y oportunos y el informe de auditoría fue adecuado considerando sus resultados.

• DATOS PARA DETERMINAR EL TIPO ADECUADO DE INFORME DE AUDITORIA

Los papeles de trabajo son una fuente importante de informacion que ayuda al auditor a decidir el informe adecuado de auditoria que va a emitir en determinadas circunstancias.

• BASE DE ANALISIS PARA SUPERVISORES Y SOCIOS

Son el principal marco de referencia que utiliza el personal de supervisión para evaluar si se reunieron datos suficientes y competentes para justificar el informe de la auditoria.

• ARCHIVOS PERMANENTES :

Los archivos permantes tienen como objetivo reunir datos de naturaleza historica o continua relativos a la presente auditoria. Son una fuente conveniente de informacion sobre la auditoria que es de interes continuo de un año a otro en estos se incluye lo siguiente:

• Resúmenes o copias de documentos de la compañía que son de importancia continua como el acta co-nstitutiva, los estatutos, los convenios legales de emision y compra de bonos y los contratos.

• Análisis de años anteriores de cuentas que tienen importancia continua para el auditor.

• Informacion relacionada con el conocimiento de la estructura de control interno de la compañía

• Los resultados analíticos de de auditorías de años anteriores.

• ARCHIVOS PRESENTES:

Incluyen presentes incluyen todos los documentos de trabajo aplicables al año que se está aplicando. Existe un conjunto de archivos permanentes para el cliente y otro para el año de la auditoria.

• INFORMACION GENERAL :

Incluyen memorandos de planificación de auditoria, resúmenes o copias de las minutas de las juntas del consejo directivo, resúmenes de contratos o convenios , notas sobre platicas con el cliente y comentarios o análisis.

Objetivos Y Alcances De Una Investigacion Preliminar

Si un proyecto de sistema parece ser viable y tiene suficiente prioridad, se comienza la investigación preliminar. Esta investigación requiere uno o más analistas de sistemas analizando el “system request” para determinar la verdadera naturaleza y alcance del problema y recomendar si es que se debe continuar con el proyecto. El propósito de la investigación preliminar es buscar información suficiente para determinar si se debe continuar con el Ciclo de Vida del Desarrollo del Sistema. La investigación no es una actividad de recolección de datos; no se espera que se definan todos los problemas ni que se propongan todas las posibles soluciones. La investigación preliminar debe cumplir con los siguientes cinco objetivos:

1. Entender la naturaleza del problema – Es el primer objetivo de la investigación preliminar. Muchas veces, el problema presentado en el “system request” no es el problema real, sino un síntoma. Al interaccionar con los usuarios, se debe evitar el uso de la palabra problema, ya que puede generar una impresión negativa. Es mejor hablar sobre mejoras que necesita el sistema.

2. Definir el alcance y las restricciones o limitaciones del sistema – El alcance del proyecto es la extensión del proyecto o del sistema, o sea, hasta dónde se debe llegar. Se debe determinar quién es afectado por el problema o por la solución. También es importante definir las limitaciones del sistema. Una limitación es una condición, restricción o requisito que el sistema debe satisfacer. La limitación puede tener que ver con el equipo, programas, tiempo, leyes, costos y otros.

3. Identificar los beneficios que se obtendrían si el sistema propuesto es completado – Se debe identificar los beneficios tangibles e intangibles que se esperan como resultado del “system request”. Estos beneficios, junto a los estimados de costo, serán usado por la gerencia para decidir si se continúa con el proyecto. Los beneficios tangibles son aquellos que se pueden expresar en términos

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