AUDITORIAS ADMINISTRATIVAS

AUDITORIAS ADMINISTRATIVAS

Definición:

Según William, L. (1989) es un “examen completo y constructivo de la estructura organizativa de una empresa, institución o departamento gubernamental; o de cualquiera otra entidad y de sus métodos de control, medios de operación y empleo que dé a sus recursos humanos y materiales"(p.1).

Pudiendo decir, que en las Auditoria Administrativa se realizan estudios para determinar cuáles son las deficiencias que presenta la organización, tanto actuales como en potencia, es decir las irregularidades, embotellamiento, descuidos, fallos, errores, desfalcos, desperdicios exagerados, pérdidas innecesarias, actuaciones equivocadas, deficiente colaboración, fricciones entre ejecutivos y una falta general de conocimiento o desdén de lo que es una buena organización.

Características de las Auditorias Administrativas:

Las auditorias administrativas deben caracterizarse por:

• Determinar el cumplimiento del sistema de gestión de requisitos de calidad especificados

• Determinar la idoneidad del sistema de gestión de calidad implantado para alcanzar los objetivos señalados

• Dar al auditado la oportunidad de mejorar su sistema y su eficacia.

Finalidad y Objetivos de las Auditorias Administrativas:

1. Indagaciones y determinaciones sobre el estado patrimonial.

2. Indagaciones y determinaciones sobre los estados financieros.

3. Indagaciones y determinaciones sobre el estado reditual.

4. Descubrir errores y fraudes.

5. Prevenir los errores y fraudes

6. Estudios generales sobre casos especiales, tales como:

a. Exámenes de aspectos fiscales y legales.

b. Examen para compra de una empresa (cesión patrimonial).

c. Examen para la determinación de bases de criterios de prorrateo.

¿Quién realiza las auditorias?

Las realiza un auditor, que es la persona capacitada y experimentada que se designa por una autoridad competente, para revisar, examinar y evaluar los resultados de la gestión administrativa y financiera de una dependencia o entidad con el propósito de informar o dictaminar acerca de ellas, realizando las observaciones y recomendaciones pertinentes para mejorar su eficacia y eficiencia en su desempeño.

Cabe destacar, que en toda organización la principal tarea y responsabilidad de la gerencia es examinar la eficiencia de sus metas y desarrollo de la misma, para esto se hace necesario que las empresas cuenten con un departamento de auditoría, el cual le permitirá evaluar las operaciones financieras, administrativas, operativas y contables, cuyo resultado va a constituir la base para la toma de decisión en los más altos niveles de la organización.

La realización de una Auditoria Administrativa se puede enfocar en los siguientes elementos:

a.- Planes y objetivos de la empresa.

b.- Estructura orgánica.

c.- Políticas y prácticas.

d.- Sistemas y procedimientos.

e.- Métodos de control.

f.- Formas de operación.

g.- Recursos materiales y humanos.

h.- Medición de los resultados.

Es decir, que puede ser aplicada en función de un área específica, un departamento o grupo de departamentos, una división o grupos de divisiones o de la empresa en su totalidad.

Clasificación de las Auditorias Administrativas:

Para Jiménez, Y. (s.f.), la auditoria administrativa se clasifica en:

• Auditoría Administrativa Externa: es el estudio crítico, sistemático y detallado de un sistema de información de una unidad económica, realizado por un auditor sin vínculos laborales con la misma, utilizando técnicas determinadas y con el objeto de emitir una opinión independiente sobre la forma como opera el sistema, el control interno del mismo y formular sugerencias para su mejoramiento.

Este dictamen u opinión independiente tiene trascendencia a los terceros, pues da plena validez a la información generada por el sistema ya que se produce bajo la figura de la Fe Pública, que obliga a los mismos a tener plena credibilidad en la información examinada.

• Auditoría Administrativa Interna: es el análisis crítico, sistemático y detallado de un sistema de información de una unidad económica, realizado por un profesional con vínculos laborales con la misma, utilizando técnicas determinadas y con el objeto de emitir informes y formular sugerencias para el mejoramiento de la misma. Estos informes son de circulación interna y no tienen trascendencia a los terceros pues no se producen bajo la figura de la Fe Pública.

Características de la Auditoría Interna:

Cepeda (1996) (citado por Núñez, N. (2005), señala las siguientes:

• Es una función inscrita en la estructura de la organización.

• Analiza la veracidad de la información que se reporta a la gerencia.

• Informa sobre el cumplimiento y mantenimiento de la eficiencia, eficacia y economía en los sistemas y procedimientos de la organización . ( P.58 ).

Objetivo de la Auditoría Interna:

Cepeda (1996) (citado por Núñez, N. (2005), detalla algunos de los objetivos que son:

1. Evaluar permanente e independientemente para determinar si el control interno está operando de forma efectiva y eficiente.

2. Revisar los controles establecidos para asegurar que la información es exacta, integra y oportuna.

3. Dar recomendaciones a la gerencia para fortalecer los controles internos existentes o para sugerir otros nuevos.

4. Promover la eficiencia de los procedimientos existentes.

5. Tener una posición crítica

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