Auditoria De Disponible

NOTA No. 3. DISPONIBLE

Corresponde a los recursos de liquidez inmediata, total o parcial, con que cuenta el ente económico y pueden utilizarse para fines generales o específicos.

Concepto a Auditar: Evaluar el seguimiento y utilización del disponible del ente económico.

Objetivo: que sus saldos sean razonables; que sea adecuada su presentación y clasificación en los estados financieros, que no exista restricciones sobre ellos y que las medidas de control interno sean adecuadas.

Alcance. Este depende del grado de seguridad que le brinda el control interno, pero sus pruebas deben satisfacer la seguridad razonable de sus saldos, en cuanto a registro y disponibilidad de los mismos.

Procedimientos de Auditoria: pruebas de detalle (de cumplimiento y sustantivas)

Técnicas de auditoría a aplicar: Comparación, cálculo, confirmación, indagación, inspección, observación y examen físico.

Pruebas sustantivas: arqueos de fondos, confirmación con terceros (Bancos), revisión de conciliaciones bancarias,

Documentación: boletines diario de caja, conciliaciones bancarias, extractos bancarios, confirmaciones bancarias, recibos de caja, consignaciones bancarias, comprobantes de pago, notas débito y crédito bancarias.

Riesgos de Auditoria: los riesgos más relevantes, entre otros:

• Atrasos en las conciliaciones bancarias

• La falta de análisis e investigación de las partidas conciliatorias

• desvió de fondos en transferencias bancarias o de fondos

• Alteración de la información básica de los documentos fuentes

• Manipulación de los sistemas electrónicos de información

• La falta de control permanente

• dejar de invertir en pólizas de manejo

Para tener en cuenta:

Definición de las cuentas de efectivo según las NIF.

“Efectivo es la moneda de curso legal en caja y en depósitos bancarios disponibles para la operación de la entidad; tales como, las disponibilidades en cuentas de cheques, giros, bancarios, telegráficos o postales y remesas en tránsito,” NIF C-1.

“Equivalentes de efectivo-son valores de corto plazo, de gran liquidez, fácilmente convertibles en efectivo y que están sujetos a riesgos poco importantes de cambios en su valor; tales como: monedas extranjeras, metales preciosos amonedados e inversiones disponibles a la vista;”

Para lograr una mejor evaluación del control interno y de la razonabilidad de los saldos, describimos las pruebas de cumplimiento y sustantivas a seguir en esta área con un programa detallado.

OBJETIVO DE LAS PRUEBAS DE CUMPLIMIENTO

Determinar si:

1. La responsabilidad de los fondos fijos de caja, está separada de las funciones de ingreso y egresos y de las cuentas por cobrar.

2. Existen límites para los desembolsos, cheques girados contra los fondos de caja y para cualquier otro desembolso extraordinario, tales como anticipo de sueldos y salarios, gastos de viaje, etc.

3. La auditoría interna u otra persona independiente, practica arqueos sorpresivos y frecuentes a los fondos de caja.

OBJETIVO DE LAS PRUEBAS SUSTANTIVAS

1. Comprobar la autenticidad como la calidad de los fondos de efectivo en Caja y de los depósitos a la vista de propiedad de la empresa, que se encuentran es su poder, en poder de bancos o de terceros en tránsito.

2. Determinar si dentro del rubro de Caja y Bancos, se presentan todos los fondos y depósitos disponibles que existen y son de la empresa.

3. Determinar si los fondos y depósitos cumplen las condiciones de disponibilidad inmediata y sin restricción de cualquier índole en cuanto a su uso y destino.

4. Identificar la adecuada presentación del efectivo en caja y bancos en el balance, así como la debida información en casos de posible restricción a la disponibilidad inmediata.

PROGRAMA

1. Revise y evalúe la solidez y/o debilidades del control interno, si es necesario elabore planilla de deficiencia con cada uno de los responsables

2. Prepare cedula sumaria con todos los datos de las cuentas que integran el grupo de disponible

3. Obtenga una lista de todos los fondos fijos, nombre de los responsables y el monto.

4. Efectúe el arqueo de los fondos fijos en presencia del responsable

5. Obtenga explicación de cualquier partida anormal o diferencias.

6. Prepare conciliación bancaria del último mes sujeto a examen

7. Obtenga lista de cheques pendientes de cobro, indicando fecha, número del cheque, beneficiario, valor y explicación.

8. Obtenga directamente del banco, el extracto bancario o los movimientos del último mes sujeto a examen

9. Escriba un memorando breve resumiendo el alcance y los resultados del trabajo, al igual que la conclusión.

CUESTIONARIO PARA LA REVISIÓN Y EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO

Para evaluar los sistemas de control interno en esta área se requiere que se realice el siguiente cuestionario a todas las personas involucradas en el proceso, especialmente los responsables de manejar los fondos fijos de caja menor y Bancos

1. existen manuales de procedimientos para el área del efectivo que regulen:

-el manejo?

-Autorización

-custodia?

-registro?

-control?

2. Las funciones de recaudo, control y custodia del efectivo y valores son independientes de la preparación de comprobantes y manejo de libros de contabilidad?

3. Las cuentas bancarias y las firmas para girar cheques son autorizadas por responsables competentes?

4. La constitución de la caja menor obedece a lo contemplado en las políticas de la entidad y normas preestablecidas?.

5. Se revisan las facturas o comprobantes de caja menor contra documentos soportes?

6. La existencia de chequeras en blanco está controlada en forma tal que evite que personas no autorizadas puedan hacer uso de ellas

7. Existe adecuada protección física del área donde se encuentra localizada la oficina de tesorería?

8. El manejo, custodia del efectivo es evaluado por la auditoria interna, y ésta práctica arqueos sorpresivos?

9. Las conciliaciones bancarias son preparadas y revisadas por empleados que no preparen o firmen cheques o manejen dinero?

10 Se llevan arqueos periódicos del fondo de caja menor , bien sea por el auditor u otro empleado?.

11. Todas las operaciones que se realizan en tesorería son registradas en los libros respectivos en su oportunidad?.

12. Mantiene la empresa un control sobre los cheques posfechados?

13. Existe póliza global de manejo que ampare el efectivo y demás títulos valores de la empresa?..

Nota: cualquier información que sea necesaria para resolver el cuestionario de control interno y que no esté contenido en este documento, debe ser asumida por usted.

EFECTIVO EN CAJA.

El saldo de caja menor, registra los fondos fijos de la empresa que se han constituido para efectuar gastos menores y/o compras de urgencia las cuales no excedan del 10% del monto total de la caja menor, superior a esa cifra, deben cancelarse con cheque.

El saldo de caja está constituido por un fondo fijo, como aparece en balance, la cual es manejada por el auxiliar contable

Para solicitar el reembolso la empresa tiene como política que una vez se haya gastado el 80% del total del fondo, el responsable debe solicitar el reembolso adjuntando todos los documentos soportes (recibos)

Los resultados obtenidos en el arqueo sorpresivo por parte de la auditoría externa, realizado el 5 de septiembre 2013, arrojó los siguientes resultados:

Caja menor:

En efectivo: 5 billetes de $50.000, 12 billetes de $20.000, 15 billetes de $10.000, 5 billetes de $5.000, 10 billetes de $1.000, 8 billetes de $2.000, 12 monedas de $500, 10 monedas de $100 y 10 monedas de $200. En documentos: facturas por compra de papelería, artículos de oficina y otros gastos diversos, la suma de $2.300.000 todos los recibos se encuentran legalizados y registrados en libro auxiliar de caja menor.

Dentro de los recibos legalizados se encontró pago de papelería por $450.000.

En lo que va corrido del año el auditor interno no ha efectuado arqueos de caja y tampoco se ha solicitado el reembolso de caja menor por parte del responsable, ya que no se ha gastado el 80% como está establecido en los instructivos.

Información adicional.

Todos los desembolsos deben estar respaldados por la respectiva factura, y registrados en libro auxiliar de caja menor

Los fondos fijos de caja menor, no pueden ser utilizados para préstamos a empleados o cubrir pagos por concepto de salario o servicios públicos ni que superen el tope permitido.

El responsable del manejo de efectivo de las cajas generales y menor está amparado por una póliza global de manejo, expedida por la CIA la previsora S.A

El último desembolso se efectuó el 2 de diciembre de 2012, por el total de los comprobantes de pago, los cuales ascendía al valor total de los fondos fijos.

La caja menor fue constituidas el 2 de febrero del 2010, previa autorización de la gerencia,

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