AUDITORIA DEL ACTIVO DISPONIBLE

INSTITUTO PROFESIONAL DE LOS LAGOS

CARRERA        : Contador Auditor

PROFESOR        : Julio Martínez Soto        

AUDITORIA DEL ACTIVO DISPONIBLE

        Las cuentas incluidas en el efectivo son Caja, Banco y Fondos Fijos.

        El efectivo es uno de los rubros más realizables del activo. Es posible que se cometan muy a menudo malos manejos con éste, además, la mayoría de las transacciones comerciales se realizan con Caja y Banco, lo que lleva a una mayor probabilidad de errores.

Principios Contables aplicables al Activo Disponible

Se refieren a la valuación y presentación del efectivo y valores disponibles a la vista en caja y banco.

Estos indican lo que debe incluirse y excluirse del efectivo y cómo resolver los problemas de valuación cuando se presente. Por ejemplo, el saldo debe representar sólo efectivo a la vista, los ingresos de fecha posterior a la del balance y que estaban en tránsito a esa misma fecha, deben excluirse del efectivo.

1.- Valuación

        La valuación de los fondos en caja y banco no ofrece mayores dificultades, dado que la moneda de curso legal se encuentra autovaluada, por lo que sólo resulta necesario prestar atención a las cuentas en moneda extranjera, que deberán convertirse de acuerdo con los tipos de cambios vigentes a la fecha del cierre del ejercicio.

Cabe señalar un par de aspectos que pueden merecer la atención especial del auditor:

        El primero de ellos se refiere al corte contable de movimientos de fondos:

1. No deben computarse como efectivo aquellas partidas que no se encuentran en poder de la empresa a la fecha del balance. El no cumplimiento de esta norma implica la presentación de disponibilidades en exceso y cuentas por cobrar en defecto.

1. No deben registrarse como pagos los cheques preparados pero no entregados a sus destinatarios.

2.- Exposición

        La exposición debe estar de acuerdo con las normas dictadas sobre la materia por la Superintendencia de Valores y Seguros o por el organismo facultado para ello.

        No obstante, debe recordarse que no es correcto compensar saldos deudores y acreedores de distintas cuentas corrientes bancarias, ya que los sobregiros o saldos acreedores deben presentarse dentro del pasivo exigible.

Control Interno del Área

        El control interno sobre esta área es de indudable importancia, dada la naturaleza del dinero que otorga ocasiones de diversos tipos para efectuar fraudes, por cuanto la mayoría de las irregularidades tiene vinculación directa o indirecta con el movimiento de dinero o cheques.

El principio fundamental  indica que deben separarse las funciones de Operación, Custodia y Registro.

Los aspectos más importantes que un sistema de control interno debe considerar son:

1. Que caja y banco sea un sector separado de cualquier otro y que el cajero desempeñe exclusivamente esta tarea, no tenga acceso a los registros contables ni participe en la aprobación de movimientos de fondos o de cualquier otra índole que afecte patrimonialmente a la empresa.

1. Que existan responsabilidades y autoridades claramente definidas por escrito.

1. Que el personal esté obligado a tomar vacaciones anuales y sus tareas sean desarrolladas por otros empleados.

1. Que existan políticas y normas adecuadas para el manejo de fondos, establecidas por escrito.

1. Que existan adecuadas medidas de seguridad y protección sobre los fondos en caja y el acceso debe estar limitado sobre el custodio al que se le haya asignado responsabilidad por ello.

1. Que el encargado de la custodia de los fondos realice arqueos periódicos dejando constancia de ello.

1. Que existan normas sobre cobranzas y pagos.

1. Que por todo ingreso se entregue un comprobante prenumerado y preparado en forma simultánea en original y duplicado.

1. Que todo ingreso sea depositado de inmediato y no utilizado para efectuar pagos, los que deben autorizarse por separado.

1. Que se mantengan adecuados controles sobre los talonarios de comprobantes de ingreso, notas de ventas al contado y cheques en blanco.

1. Que personas ajenas a la caja efectúen comprobaciones entre comprobantes de ingreso y boletas de depósitos, y controlar la correlatividad numérica de aquellos.

1. Que todo pago requiera una orden escrita y que su preparación, la firma del respectivo cheque y su entrega al acreedor sea realizado por personas distintas entre sí.

1. Que para la emisión de cheques se requiera 2 firmas.

1. Que los firmantes de cheques requieran el comprobante de egreso y los documentos respaldatorios, y que éstos sean cancelados con un timbre antes de su presentación a los firmantes.

1. Que los cheques sean girados nominativamente y sólo en casos imprescindibles al portador.

1. Que los cheques anulados sean conservados.

1. Que no se emitan cheques en blanco.

1. Que los desembolsos que deban efectuarse en efectivo, se empleen fondos fijos, cuyos montos sean razonables.

1. Que para los fondos fijos se utilicen formularios de gastos, los que deben ser autorizados y respaldados con la documentación soportante, cancelándose con un timbre en donde indique la fecha de pago a través del fondo.

1. Para el reembolso del fondo fijo se prepare una rendición para ser examinada por un sector ajeno a la caja y una vez aprobada se cancelen nuevamente los documentos de respaldo, indicándose la fecha de reembolso y se emita un cheque nominativo a nombre del custodio del fondo fijo.

1. Que por todo anticipo para gastos del fondo fijo, se prepare un recibo a ser rendido en forma inmediata.

1. Que no se cambien cheques a terceros y que los recibidos del personal se encuentren debidamente autorizados.

1. Que los documentos básicos para efectuar registros y conciliaciones bancarias sean recibidos por Contabilidad directamente de los sectores que los emiten sin posterior intervención del área de caja y banco.

1. Que la preparación de conciliaciones bancarias se realice en formularios estándares y sean debidamente aprobadas y den lugar a la investigación de las partidas pendientes por lapsos excesivos.

ENFOQUE DE LA AUDITORIA DEL DISPONIBLE

La auditoría de Caja y banco incluye el examen del saldo y el examen de las transacciones u operaciones.

1.- EXAMEN DEL SALDO

Se examinan las cuentas del Disponible con respecto a su existencia, valuación, clasificación y presentación, restricciones y corte. Este tipo de examen constituye una prueba directa del auditor.

Este examen tiene los siguientes objetivos específicos:

1. Existencia.- Verificar que las disponibilidades expuestas en el balance realmente existan.

En el examen se obtiene bastante evidencia por cuanto los registros bancarios son la mejor evidencia de la existencia de efectivo en Banco. Generalmente ocurre que los registros del banco no concuerdan con los registros de la empresa, debido al espacio de tiempo en el manejo de las operaciones por ambas partes, para lo cual debe revisarse la conciliación bancaria correspondiente.

1. Valuación.- Que estén correctamente valorizados de acuerdo a los principios de contabilidad generalmente aceptados.

Los problemas de valuación que se presentan con el efectivo en banco son muy pocos o casi no existen, pero pueden mantenerse depósitos en moneda extranjera y en tal caso se debe considerar estos fondos para revaluación y reclasificación si hubieran restricciones cambiarias, si existieran hay que consignar las notas correspondientes en los estados financieros.

1. Clasificación y Presentación.- Si se han clasificado y presentado en forma adecuada los saldos en el balance general.

El único problema que se presentaría es que en las cuentas corrientes bancarias existan sobregiros, los que deben clasificarse en el pasivo circulante o de corto plazo.

1. Restricciones.- Cerciorarse que no existan restricciones respecto a estos activos, vale decir, que reúnan las condiciones de disponibilidades.

Si existieran restricciones debe consignarse en notas explicativas al balance.

1. Corte.- Si las operaciones de ingreso y egreso de caja y banco han sido registradas en el período contable adecuado.

La conciliación bancaria determina si las operaciones han sido registradas en el período correspondiente y se podrá concluir también que el saldo de la cuenta corresponde o no al período sujeto a examen.

CAJA

        Corresponde al efectivo disponible que está integrado por fondos fijos y cobros no depositados de clientes. Los procedimientos de auditoría utilizados para ambos tipos de efectivo disponible son:

• Recuento por el auditor
• Comprobación del total contado contra los registros contables
• Inspección de partidas tales como cheques de los clientes y comprobantes de fondo fijo para verificar su regularidad y validez manifiesta
• Cotejo del depósito de los cobros de los clientes en la cartola bancaria.

Arqueo de Fondos y Valores

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