Auditoria De Inventarios

NOTAS DE AUDITORIA DE INVENTARIOS

OBJETIVOS

OBJETIVOS DEL AUDITOR EN EL EXAMEN DE LOS INVENTARIOS

El rubro de inventarios lo constituyen los bienes de una empresa destinados a la venta o a la producción para su posterior venta, tales como materia prima, producción en proceso (materia prima, mano de obra y gastos indirectos), artículos terminados y otros materiales que se ubiquen en el empaque, envase de mercancías o las refacciones para el mantenimiento, que se consuman en el ciclo normal de operaciones, incluyendo los inventarios en tránsito, así como los anticipos a proveedores. El término Inventario, en los procesos de auditoría se emplea para designar 1) productos listos para venderse, ya sea mercancía de una empresa comercial o los productos terminados de un fabricante; 2) bienes en proceso de producción; 3) insumos consumidos directo o indirectamente en la producción como materias primas, piezas compradas y suministros.

Por otra parte, dicha norma establece que los objetivos de la auditoría relacionados con los inventarios y costo de ventas, son los siguientes:

a) Comprobar su existencia física.

b) Verificar que sean propiedad de la empresa.

c) Determinar la existencia de gravámenes.

d) Comprobar su adecuada valuación, tomando en consideración que no excedan a su valor de realización.

e) Cerciorarse que haya consistencia en la aplicación de los métodos de valuación.

f) Comprobar que el costo de ventas corresponde a transacciones y eventos efectivamente realizados durante el período y que se haya determinado en forma razonable y consistente.

g) Comprobar su adecuada presentación y revelación en los estados financieros.

PRINCIPIOS Y REGLAS DE VALUACIÓN

Para cuantificar las operaciones que se realizan en un ente económico relacionadas con los inventarios, se debe tener presente los siguientes principios de contabilidad, a saber:

 “PERÍODO CONTABLE.- ….Las operaciones y eventos así como sus efectos derivados, susceptibles de ser cuantificados, se identifican en el período en que ocurren …. En términos generales, los costos y los gastos deben identificarse con el ingreso que originaron, independientemente de la fecha en que se paguen”.

 “REALIZACIÓN.- … las operaciones y eventos económicos que la contabilidad cuantifica se consideran por ella realizados:

a) cuando ha efectuado transacciones con otros entes económicos.

b) Cuando han tenido lugar transformaciones internas que modifican la estructura de recursos o de sus fuentes, o

c) Cuando han ocurrido eventos económicos externos a la entidad o derivados de las operaciones de ésta y cuyo efecto puede cuantificarse razonablemente en términos monetarios.

 “VALOR HISTÓRICO ORIGINAL.- Las transacciones y eventos económicos que la contabilidad cuantifica se registran según las cantidades de efectivo que se afecten o su equivalente o la estimación razonable que de ellos se haga al momento en que se consideren realizados contablemente….”.

 “CONSISTENCIA- - Los usos de la información contable requieren que se sigan procedimientos de cuantificación que permanezcan en el tiempo ….”.

Basado en los conceptos anteriores, la regla de valuación para inventarios es el costo de adquisición o producción en que se incurre al comprar o fabricar un artículo, lo que significa en principio, la suma de las erogaciones aplicables a la compra y los cargos que directa o indirectamente se incurren para dar a un artículo su condición de uso o venta. En el registro de los costos y por consiguiente lo que se va a auditar, se debe cuidar los siguientes aspectos:

a) Materias primas y materiales. Los importes aquí registrados deben referirse a los costos de adquisición de los diferentes artículos, más todos los gastos adicionales incurridos en colocarlos en el sitio para ser usados en el proceso de fabricación, tales como: fletes, gastos aduanales, impuestos de importación, seguros, acarreos, etc. En cuanto a los materiales, estos se refieren a las: refacciones para mantenimiento, empaques o envases de mercancía, etc.

b) Mercancías en tránsito. Los artículos que se compren libre a bordo proveedor, deben registrarse en una cuenta de tránsito para su control e información. Los gastos de compra y traslado son acumulables a los costos aquí registrados.

c) Anticipos a proveedores. Puede darse el caso, que por las características o la demanda de ciertos productos, los proveedores exigen a sus clientes anticipos a cuenta de sus pedidos. Las empresas que tengan que realizar desembolsos por este concepto, deberán registrarlos dentro de la cuenta de inventarios en una cuenta específica, siempre que se refieran al tipo de artículos que en dicha cuenta se menciona. Esta operación de anticipo también puede ser con el agente aduanal.

d) Costos de producción.- Representa el importe de los distintos elementos del costo que se originan para dejar un artículo disponible para su venta o para ser usado en un posterior proceso de fabricación. Esto dependerá de la estructura y características de una empresa y del sistema que ella elija para determinar su costo de producción. Sin embargo, se debe cuantificar aquellos aspectos que pueden afectar el costo de producción, tales como:

1. Capacidad de producción no utilizada. Debido a diversas circunstancias algunas empresas pueden ver afectadas su producción, o sus gastos que pueden distorsionar los costos de producción. En este caso, se debe cuantificar el importe que debe cargarse a los resultados, tales como: a) la capacidad práctica de producción, b) los volúmenes de producción presupuestados y c) la producción real obtenida.

2. Castigos de inventario. Estos obedecen a diversas circunstancias, entre las cuales se pueden citar: estimaciones para posibles artículos obsoletos o de lento movimiento.

3. Desperdicios anormales de materia prima. Esto se refiere, en que algunas empresas durante el período inicial de sus operaciones o cuando se inicia la fabricación de un nuevo producto, el consumo de materia prima se vea afectado desfavorablemente por diversas causas, tales como: falta de ajuste de la maquinaria, inexperiencia en el manejo de la producción, etc., por lo que no es conveniente afectar el costo de producción.

e) Producción en proceso.- Por la naturaleza continua del proceso de fabricación y la necesidad de preparar información a ciertas fechas, contablemente debe efectuarse un corte de operaciones y por tanto, los artículos que aún no estén terminados se valuarán en proporción a los diferentes grados de avance que tengan en cada uno de los elementos que forman su costo.

f) Artículos terminados.- Esto comprende aquellos artículos que se destinarán preferentemente a la venta dentro del curso normal de las operaciones y el importe registrado equivaldrá al costo de producción tratándose de industrias y al de adquisición si trata de comercios. Los artículos terminados entregados en consignación, deben formar parte del inventario al costo que les corresponda. Esta misma situación aplica para las mercancías en demostración o a vistas.

g) Productos en consignación.

SISTEMAS DE VALUACIÓN

En la determinación del costo de los inventarios intervienen varios factores cuya combinación ha producido dos sistemas de valuación. En un caso las erogaciones se acumulan en relación a su origen o función y en el otro en cuanto al comportamiento de las mismas.

En términos generales los sistemas se refieren a:

1. Costos incurridos directa o indirectamente en la elaboración, independientemente que éstos sean de características fijas o variables en relación al volumen que se produzca, y

2. Costos incurridos en la elaboración, eliminando aquellas erogaciones que no varíen en relación al volumen se produzca, por considerarlas como gastos del período.

De acuerdo a algunas normas la valuación puede hacerse por medio del costeo absorbente o costeo directo y éstos a su vez llevarse sobre la base de costo histórico o predeterminado, siempre que este último se aproxime al costo histórico bajo condiciones normales de fabricación.

Costeo absorbente. Se integra con todas aquellas erogaciones directas y los gastos indirectos que se considere fueron incurridos en el proceso productivo. La asignación del costo al producto, se hace combinando los gastos incurridos en forma directa, con los gastos de otros procesos o actividades relacionadas con la producción. Estos elementos serían: materia prima, mano de obra y gastos directos e indirectos de fabricación, que pueden ser variables o fijos.

Costeo directo.- En la integración del costo de producción por medio de costo directo, deben tomarse en cuenta los siguientes elementos: la materia prima consumida y la mano de obra y gastos de fábrica que varían en relación a los volúmenes producidos.

Costos históricos,- El registro de las cuentas de inventarios por medio de los costos históricos, consiste en acumular los elementos del costo incurridos para la adquisición o producción de artículos.

Costos predeterminados.- Estos costos se calculan antes de iniciarse la producción de los artículos. De acuerdo a la forma en que se determinen pueden clasificarse en:

a) Costos estimados. Se basan principalmente en la determinación de los costos con base en la experiencia de años anteriores o en estimaciones hechas por expertos en el ramo.

b) Costos estándar.- Se basan principalmente en investigaciones, especificaciones, técnicas de cada producto en particular y la experiencia, representando por lo tanto una medida de eficiencia.

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