Auditoria Interna Y Externa

LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA INTERNA Y EXTERNA

La aplicación creciente de la denominada auditoría administrativa permitirá el cambio de visión primitiva del profesional de la administración -dedicado únicamente actividades administrativas turinarias y generalistas y a ser un empleado de confianzas en la empresa-, a la concepción moderna del profesional de la administración, como auditor administrativo capacitado para llevar a cabo revisiones y evaluaciones de a empresa en tina o varias de sus partes, o en su totalidad, dando como resultado las verdaderas causas o motivos de los problemas. No quiere decir esto que todo miembro del personal de auditoría administrativa sea inmediatamente un experto en todas las fases de la actividad de la empresa. Sin embargo, de igual manera todo profesional bien capacitado obtiene experiencia de los problemas administrativos de la empresa, y al mismo tiempo desarrolla su capacidad de revisión en forma eficaz. Si bien en México la auditoría administrativa se encuentra en proceso de desarrollo, el profesional de la administración se encuentra, por tanto, en tina posición favorable para practicar la auditoría administrativa en forma tanto interna. como externa. La auditoría administrativa puede emplearse de manera interna, es decir, que dependa directamente de una unidad administrativa de la empresa; o bien, puede efectuarse por auditores administrativos independientes (consultores administrativos). En cualquiera de los casos, los principios básicos son consistentes.

La auditoría administrativa, tanto interna como externa, tiene el mismo interés fundamental, el cual puede derivar de las siguientes premisas:

-Existe una interrelación entre todas las funciones de la empresa.

-En términos de reducción de costos e incremento de eficiencia, es preferible la

acción preventiva, cuando es posible, a la acción terapéutica.

-Probablemente sea más efectivo que un grupo de análisis efectúe la revisión y evaluación de toda la empresa, que hacer que varios especialistas independientes intenten aislar y examinar separadamente los problemas que están inextricablemente conectados.

-La administración de empresas no puede separarse de los hombres de empresa; la auditoría administrativa es, por su intención, un plan interesado en las

personas, su interés principal está en el “quién” de la administración.

La auditoría administrativa tanto interna como externa deberá aplicarse pensando en que la empresa es un sistema y no un rompecabezas de funciones, puestos y procedimientos aislados -se tiene el mejor argumento para asegurar que el análisis debe ser integral. La empresa en su totalidad será sometida a examen y evaluación estando en condiciones de detectar las verdaderas causas de los problemas.

Las herramientas de análisis a utilizar serán comunes y específicas pero siempre

sencillas y poco costosas en su aplicación. El aplicar un enfoque sistemático y abarcar con el mismo todas las áreas y actividades de la empresa, asegura en gran parte el resultado de la auditoría administrativa.

LA AUDITORÍA INTERNA

El comité de investigaciones define a la auditoría interna así: “Es una actividad de evaluación independiente dentro de una organización, dedicada al análisis de la contabilidad, de las finanzas y de las demás operaciones como base de un servicio a la dirección.” Es un control cuyas funciones son medir y evaluarla efectividad de otros controles. La anterior definición indica realmente lo que debe entenderse por la moderna auditoría interna al situarla como un servicio especializado para la dirección superior, no sólo para que ésta conozca oportunamente las deficiencias e irregularidades financieras y administrativas.

Álvarez Lara hace la clasificación siguiente:

1.- Empresas sin auditoría interna. En México, es muy alto el porcentaje de orga nizaciones que no cuentan, dentro de su estructura organizacional, con una unidad de auditoría interna. En general, se trata de empresas medianas (y a veces grandes) que son dirigidas por una persona o por los familiares de ésta.

2.- Empresas con auditor fuera de funciones. Otras empresas responsabilizan a una persona al nombrarla como auditor interno; pero, en realidad está dedicada a todo tipo de funciones y muy rara vez a la actividad de auditoría interna.

3.- Empresas con auditor interno en funciones. Se considera a este grupo como el mayoritario; una sola persona realiza funciones de auditor interno. Aunque de inicio es bueno, es lógico pensar que sus limitaciones de tiempo son decisivas para el desarrollo de su trabajo.

4.- Empresas con departamento de auditoría interna. Éste representa al grupo

minoritario. Cuentan con una unidad orgánica compuesta por un equipo de

trabajo profesional. Se trata de empresas grandes cuyo volumen de operaciones y la diversificación de su producción dispersa la localización geográfica de sus centros de venta, con gran cantidad de personal, hacen indispensable la función de auditoría interna.

En nuestro medio se observa un error de adscripción de la unidad interna, el error más frecuente al respecto es ubicar esta función en un nivel sub departamental

que depende de contabilidad. Lo más recomendable es que la unidad de auditoría

interna se ubique al nivel jerárquico más alto, y que dependa del gerente general o del consejo de administración.

FUNCIÓN DE CONTROLAR DE LA DIRECCIÓN SUPERIOR

La revisión y evaluación de las operaciones de una empresa de cierta magnitud, son confiadas a una unidad especializada denominada unidad de auditoría administrativa. Esta técnica es en forma interna, una de las herramientas de control superior de origen más reciente.

Control: es la función gerencial de asegurar que los planes se cumplan. Ante lo expresado ose aprecia la íntima relación existente entre las funciones de planear y controlar se advertirá incluso que un control efectivo implica algo más que una medición y evaluación. En muchas oportunidades se requerirá una revisión de planeación, retoques a la organización, mejoramiento de la calidad del personal disponible y técnicas superiores de dirección. El control, en consecuencia, puede considerarse como el medio de cerrar el círculo en la totalidad del proceso de dirección.

Interrelaciones entre dirección superior y auditoría administrativa.

A pesar de los subsistemas de control establecidos para vigilar permanente y repetidamente la operación del sistema respectivo, siempre se producen -debido a problemas de la organización- distorsiones en la información proporcionada. Para cerrar definitivamente el círculo, la dirección superior recurre a la auditoría administrativa que, mediante el moderno empleo de técnicas, métodos y procesos, ayuda en ésta forma a mejorar y en su caso a optimizar las operaciones de la empresa.

En toda empresa bien organizada, la auditoría administrativa interna es la clave de un buen sistema de control superior. Entiéndase bien, de un sistema de control superior y no solamente de un sistema de control interno, en el sentido restringido del término que lo confina al control interno preventivo y contable. Es el elemento que conjuga y armoniza el buen funcionamiento de todos y cada uno de los medios de control, de los cuales se vale la dirección para la obtención de sus objetivos.

La auditoría administrativa, por expresa delegación de autoridad de la dirección, debe ejercer el control superior o gerencial. Esta unidad especial que estamos considerando, debe abarcar con su actuación todos los aspectos del control superior, entre estos aspectos se encuentra el control interno.

LA AUDITORÍA ADMINISTRATIVA, ELEMENTO CLAVE DEL CONTROL SUPERIOR

Bajo ningún concepto podrá considerarse completo un sistema de control superior, si no incluye una auditoría administrativa interna. A pesar de que se cuente con una perfecta división de responsabilidades, dicha unidad sería, no obstante necesaria. En síntesis, la auditoría administrativa interna, independientemente de ser ella misma parte integrante del sistema total de control superior, es la principal herramienta para la revisión y evaluación de los resultados logrados cumple con una doble misión: primero, como parte integrante del control superior; es decir, un medio para obtener y mantener el control. En segundo lugar, es el medio principal para la medición y evaluación de resultados. Por tanto la dirección superior, los propietarios, accionistas, auditores financieros y otros interesados deben confiar en la auditoría administrativa interna para la prevención de inconvenientes, y para garantizar la adecuada marcha del sistema.

ADSCRIPCIÓN DE LA UNIDAD DE AUDITORÍA ADMINISTRATIVA

La auditoría administrativa, como función interna, puede verse desde el punto de vista. Esta forma de organización enfatiza la unidad de la función global y la estrecha relación entre estas dos formas de auditoría. En este caso, se observa el concepto de auditoría administrativa como una herramienta de análisis tanto financiero como no financiero; así se recalca también la necesidad de una auditoría administrativa de la función financiera de la empresa junto con otras funciones.

FUNCIONES A DESARROLLAR POR UNA UNIDAD DE AUDITORÍA ADMINIS TRATIVA.

Las funciones de la auditoría administrativa deben quedar enmarcadas dentro de

la organización de

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