Auditoria Operativa

MOTIVO

De acuerdo con sus instrucciones, efectuamos la Auditoría Operativa sobre las políticas, prácticas, procedimientos operativos y controles del periodo 2010 a INDUSTRIAS L&S.

ALCANCE

El examen realizado por AUDITORES ASOCIADOS se basó en una revisión de operaciones detectando áreas críticas que mencionamos a continuación:

1. Departamento de Operaciones

2. Departamento de Adquisición

3. Departamento de Cartera

HALLAZGOS

Luego de un proceso de recopilación acerca de las áreas críticas antes mencionadas y utilizando técnicas de auditoría operacional, información proporcionada por la empresa se pudo llegar a determinar que en el departamento de Operaciones se encontraron las siguientes deficiencias.

1. El personal con el que opera INDUSTRIAS L&S no es suficiente ya que el departamento de Recursos Humanos no contrata a personal con un estándar de requisitos previos, es por eso que existe constante rotación de personal haciendo que el personal que se mantiene aun laborando suple las necesidades de personal y por ende no todos los contratos de prestación de servicios se lleva a cobo con una capacidad del personal del 100% ya que el recurso humano se encuentra cansado y por ende no rinde por existir un desgaste físico y mental.

2. Incumplimiento de procedimientos de operación, no se toma en cuenta si consideramos que el Manual de Funciones y procedimientos indica claramente que el personal debe ser capacitado y preparado psicológicamente para las variables: clima, tiempo, trabajo a presión y distanciamiento familiar al que va a ser sometido. Esto ha generado que no haya un control adecuado sobre el personal y como consecuencia obtenemos procedimientos fallidos, desatención a los manuales y por ende aumento en el tiempo de operación.

3. Falta de mantenimiento periódico a la maquinaria, tomando en cuenta que es necesario respetar los cronogramas de mantenimiento de maquinaria porque de ello depende el desempeño de la misma, generando luego la necesidad de adquirir maquinaria nueva que obviamente será más costosa que realizar un mantenimiento preventivo a la maquinaria ya activada.

4. Exceso de personal en el Departamento Financiero, la falta de un análisis de Actuaria y de un límite de contratación para áreas administrativas genera un costo adicional de remuneraciones y prestaciones sociales a persona innecesario, que bien podría ser reestructurado para tener más personal obrero que administrativo.

Tras realizar un análisis acerca de la eficacia y eficiencia de cómo han sido trabajados los recursos de la empresa se realizó un análisis a los Estados Financieros del periodo anterior al periodo bajo examen, y al evaluarlo, tomando en cuenta para dicho desarrollo, indicadores financieros y de gestión, se realizó una comparación, la misma que determinó:

1. Falta de eficiencia en la recaudación del total facturado y el tratamiento que se le da al procedimiento de cobro ya que existe un excesivo recorrido para el papeleo, es decir que los papeles pasan por varios funcionarios para poder ser tratados, lo que tiene como consecuencia liquidez bastante deficitaria.

2. Incumplimiento de procedimientos de operación debido a una falta de análisis de las operaciones que mantiene la empresa, es decir no se controla internamente que la planificación de actividades contenga objetivos realmente alcanzables, que los recursos se optimicen para que no se tenga que recurrir a fuentes de financiamiento de terceros mas no por el rol o actividad principal de INDUSTRIAS L&S.

3. Falta de eficiencia en el manejo de fondos líquidos en la empresa que está establecido en el manual de capacitación acerca del manejo de recursos que se enfoca a la toma de decisiones de INDUSTRIAS L&S ya que el personal está en la obligación de mantener el menor índice de endeudamiento sino todo lo contrario captar recursos que no hagan que exista un déficit de liquidez que afecte a las operaciones normales del ente.

4. Ineficiencia en el ciclo de efectivo, debido a la falta de control interno en el proceso productivo, generando diferencia e incurriendo en gastos innecesarios ya que no hay un control del presupuesto anual que se maneja internamente para evitar precisamente una escasez de dinero.

En el área de compras (adquisición) tras examinarla con técnicas de auditoría operativa se encontraron las siguientes inconsistencias que infringen el Sistema de Control Interno y representa falta de optimización de los recursos de INDUSTRIAS L&S:

1. Los cronogramas para la compra de o renovación y de parque automotor no está siendo respetada y se adquieren nuevos equipos sin que haya un estudio que lo soporte debidamente.

Para justificar la compra de dicho equipo, es decir, no se respeta lo presupuestado dando como resultado falta de liquidez innecesaria que bien podría ser controlada si se cumpliera con lo establecido.

2. La adquisición de equipos se realiza sin mayor conocimiento de la junta directiva, es decir, que los equipos se adquieren sin una autorización; tomando en cuenta que la persona encargada de autorizar la compra es el representante de la junta general y el gerente ya que sobre ellos recae dicha responsabilidad, claramente podemos ver que se están saltando procesos.

3. Falta de ofertas o cotizaciones que permitan comparar precios, facilidades de pago, opciones a canje y descuentos. Ya que no se cuenta con una base de datos de posibles proveedores que faciliten la negociación o que se pueda llegar a acuerdo para realizar los pagos por dicha maquinaria.

4. Incumplimiento de los procesos de operaciones. Antes de realizar cualquier compra se debe verificar físicamente la inexistencia o existencia inferior a la necesariamente requerida en bodegas.

5. Control inadecuado del tratamiento en la maquinaria que se está comprando. Pues no se revisa en qué condiciones ingresa el equipo a las bodegas ni la forma de traslado hasta la bodega de INDUSTRIAS L&S ya que la seguridad del equipo no está siendo tomada en cuenta.

6. No se realiza procedimientos de seguimiento por el departamento de compras de las necesidades de la entidad. Ya que es necesario verificar la extrema necesidad que contar con un informe que Certifique la necesidad de la adquisición de una nueva maquinaria.

7. Falta de establecimiento de una política de Control Interno que obligue a realizar controles parciales

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