Auditoria

GUIA DE AUDITORIA Nº 10

NOMINAS

GENERALIDADES

Esta guía se refiere al examen del epígrafe A 3 de la Cuenta de Pérdidas y Ganancias, según el Plan General de Contabilidad y comprende las remuneraciones al personal, contractuales y legales, que se conoce también como examen de nóminas.

Este concepto genérico de nóminas comprende entre otros: sueldos, salarios, seguros sociales, comisiones, indemnizaciones, vacaciones, premios, etc.

Objetivo de la guía

El objetivo de esta guía es establecer los procedimientos de auditoría aplicables al examen de remuneraciones al personal y señalar las medidas de control interno que deben cumplirse en este epígrafe.

Objetivos

Los objetivos de los procedimientos de auditoría en este epígrafe son los siguientes:

a) Comprobar que los gastos por remuneraciones al personal correspondan a servicios efectivamente recibidos y se encuentren debidamente clasificados y registrados.

Dado que las remuneraciones al personal representan una partida importante de los gastos de explotación, el auditor debe obtener la evidencia de que los trabajadores o empleados que las perciban, efectivamente estén prestando sus servicios a la empresa.

En ocasiones, estos gastos pueden ser capitalizables, por lo que será necesario comprobar su correcta contabilización.

b) Comprobar que todas las obligaciones contractuales y legales, relativas a remuneraciones y sus deducciones, se hayan registrado y valorado adecuadamente en el período correspondiente.

Control interno

La revisión, estudio y evaluación de la efectividad del control interno deberá dirigirse principalmente a los siguientes aspectos:

a) Autorización de la contratación de¡ personal y aprobación de las remuneraciones por parte de la administración de la empresa.

Es responsabilidad de la administración de la empresa, el designar los empleados autorizados para la contratación de¡ personal, aprobación de sus remuneraciones y modificaciones de las mismas.

Una buena medida de control interno en este aspecto, es la existencia de un departamento de personal, en el que se mantengan expedientes individuales que contengan por lo menos: solicitud de empleo, autorización de la contratación, aviso de modificación de salario, aviso de alta y baja ante los organismos oficiales correspondientes, en cumplimiento de las disposiciones legales, etc.

b) Segregación de funciones, con relación a registro de tiempo, preparación, aprobación, revisión, pago y registro contable de remuneraciones al personal.

Las medidas que adopte la empresa, deberán estar encaminadas a lograr una adecuada separación de funciones y asignación de responsabilidades, en tal forma que se evite el que una sola persona lleve a cabo la autorización, registro y pago de la nómina.

c)Adecuada protección a la entidad mediante contratos de seguros para cubrir posibles responsabilidades de aquellos empleados que intervienen en la preparación y pago de remuneraciones al personal, así como medidas de seguridad y contratación de seguros para el manejo del efectivo.

d) Existencia de un sistema de información que permita conocer las bases para calcular las remuneraciones al personal y sus deducciones (Seguridad Social, I.R.P.F., etc).

Es indispensable que se mantengan registros que permitan corroborar las bases de las remuneraciones en cuanto a: tiempo trabajado, destajo, tiempo extra, autorización de los cambios de salario, cálculo de vacaciones, etc. Cuando se hacen deducciones para dar

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